- Zawarłem umowę spółki cywilnej. Do celów działalności gospodarczej prowadzonej w ramach spółki mam zamiar używać własnego samochodu osobowego (nie został on wniesiony jako wkład do spółki). Czy wydatki z tym związane mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy faktury dokumentujące poniesione koszty powinny być wystawione na mnie, czy na spółkę?
Organy podatkowe zgadzają się na zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów spółki cywilnej (a ściślej każdego ze wspólników proporcjonalnie do jego udziału w spółce), ale wyłącznie w ramach limitu tzw. kilometrówki i pod warunkiem prowadzenia przez wspólnika używającego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu.
Takie ograniczenia wynikają z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Przepis ten mówi, że nie są kosztem uzyskania przychodu „wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiących własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu”.
Co powinna zawierać taka ewidencja precyzuje art. 23 ust. 7 ustawy o PIT (nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy: skąd – dokąd, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane). Przy czym jeżeli kilku wspólników użytkuje na cele spółki swoje prywatne samochody, każdy z nich powinien prowadzić odrębną ewidencję.
Możliwość rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków poniesionych przez wspólnika spółki cywilnej używającego prywatnego auta celem załatwiania spraw spółki (nie udostępnionego spółce ani innym osobom) potwierdziła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 23 lutego 2011 r. (ITPB1/415-1117/10/TK).
Podobne stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 10 września 2010 r. (ILPB1/415-683/10-4/AG).
Czytamy w nim: „wydatki na eksploatację samochodu prywatnego wnioskodawczyni, rozliczane poprzez ewidencję przebiegu pojazdów będą stanowić koszty uzyskania przychodów wnioskodawczyni – jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów działalności gospodarczej podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, przypadającej na udział wnioskodawczyni w spółce cywilnej”. Izba dodała, że przez wydatki na eksploatację pojazdu należy rozumieć „wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu, jak np: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia”.
Jak powinny być udokumentowane, by stanowiły dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów przez spółkę? Według Izby fakturami wystawionymi na nazwisko wspólnika jako podmiotu użytkującego samochód i zawierającymi jego NIP.
