Nie trzeba trzymać papierowych kopii faktur VAT

Tak uznała Izba Skarbowa Bydgoszczy w interpretacji z 19 marca 2012 r. (ITP-P3/443-56/10/12-S/JK).

Spółka wystawia faktury potwierdzające dostawy towarów. Zamierza przesyłać wydrukowane ich oryginały do kontrahenta, a transakcje ujmować w ewidencji księgowej oraz w rejestrze należnego VAT.

Natomiast kopie faktur planuje przechowywać w systemie księgowym z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym momencie. Miała wątpliwość, czy przechowywanie kopii faktur na nośniku elektronicznym (z możliwością ich wydruku w dowolnym czasie) nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

W ocenie spółki przepisy o VAT nie przewidują specjalnej formy, w jakiej kopie faktur wystawiane przez sprzedawcę mają być przechowywane, lecz nakładają jedynie obowiązek przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem nie ma przeciwwskazań do przechowywania kopii faktur na nośniku elektronicznym z gotowością wydruku na żądanie organów podatkowych.

W interpretacji z 25 czerwca 2010 r. stanowisko spółki uznano za nieprawidłowe. Spółka złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku.

Ten uchylił zaskarżoną interpretację, podkreślając, że ustawodawca określił jedynie wymóg przechowywania faktur w oryginalnej postaci, nie precyzując, iż dozwoloną formą jest wyłącznie forma papierowa. Minister finansów wniósł skargę kasacyjną, która została wycofana. W konsekwencji po uwzględnieniu wyroku WSA w Gdańsku Izba Skarbowa w Bydgoszczy zgodziła się ze stanowiskiem spółki.

Katarzyna Filipek konsultantka w dziale prawnopodatkowym PwC

Komentuje Katarzyna Filipek, konsultantka w dziale prawnopodatkowym PwC

Obecnie, jak również pod rządami stanu prawnego obowiązującego do 31 marca 2011 r., przepisy podatkowe nie zastrzegały szczególnej postaci przechowywania faktur, wskazując wyłącznie przesłanki, jakie musi spełnić proces ich przechowywania.

Zgodnie z obecnym brzmieniem § 21 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, „podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

2) łatwe ich odszukanie,

3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych”.

W stanie prawnym obowiązującym do 31 marca 2011 r. podatnicy zobowiązani byli do przechowywania faktur w oryginalnej postaci.

Zatem polski ustawodawca nałożył na nich jedynie obowiązek przechowywania faktur w formie, która zapewni w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność (do 31 marca 2011 r., w formie oryginalnej).

Warto zaznaczyć, że zarówno w ustawie o VAT, jak i w aktach wykonawczych (w tym w przywołanym rozporządzeniu w poprzednim brzmieniu) brak jest zastrzeżenia, że jedyną akceptowalną formą przechowywania faktur, spełniającą wymogi, o których mowa w przepisach o VAT, jest forma, w jakiej faktury są przesyłane kontrahentowi. Biorąc pod uwagę to, że ustawodawca nie wprowadził ograniczenia w tym zakresie, za słuszną należy uznać każdą dowolną formę przechowywania faktur przez podatnika (bez względu na to, czy będzie to forma papierowa czy elektroniczna), która spełnia wymogi przewidziane przez przepisy o VAT.

W konsekwencji należy zgodzić się ze stanowiskiem spółki, że przechowywanie kopii faktur na nośniku elektronicznym (z możliwością ich wydruku w dowolnym momencie) nie narusza przepisów o VAT, zatem jest jedną z dopuszczalnych form przechowywania faktur.