VAT od najmu lokalu użytkowego - jak rozliczyć, gdy czynsz jest płatny z góry

- Wynajmuję lokale użytkowe. Jestem czynnym podatnikiem VAT. W umowach z najemcami zastrzegłem jest, że czynsz najmu płaty jest z góry do 7 dnia każdego miesiąca na wskazany rachunek bankowy. Najemcy regulują płatności zarówno przed umówioną datą jak i po niej. Kiedy mam wystawić fakturę dokumentującą usługę i rozliczyć VAT?

– pyta czytelnik

Dla usług najmu ustawodawca przewidział szczególne zasady ustalania obowiązku podatkowego. Kwestię tę reguluje art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT. Mówi on, że w przypadku usług najmu i dzierżawy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze.

Dla prawidłowego ustalenia daty powstania obowiązku podatkowego kluczowe znaczenie mają więc dwie okoliczności:

- jaki termin płatności został określony w umowie najmu (ewentualnie wystawionej fakturze),

- kiedy najemca uregulował czynsz.

Czytelnik wskazał, że termin płatności został określony bezpośrednio w umowie. Co do zasady, obowiązek podatkowy będzie więc powstawał 7 dnia każdego miesiąca. Gdyby jednak najemca uregulował czynsz wcześniej, to obowiązek podatkowy powstanie z dniem zapłaty. Gdy należność nie zostanie terminowo uregulowana, to obowiązek podatkowy powstanie w dniu określonym umową.

Może się więc zdarzyć, że wynajmujący będzie musiał zapłacić VAT od kwoty, której nigdy nie otrzyma (wtedy podatek można odzyskać korzystając z tzw. ulgi na złe długi).

Przykład

Podatnik zawarł umowę najmu lokalu. Wynika z niej, że czynsz najmu płaty jest z góry do 7 dnia każdego miesiąca. Umowa jest podpisana od 1 kwietnia 2012 r. Najemca uregulował pierwsze zobowiązanie 3 kwietnia, czyli przed umówionym terminem.

Obowiązek podatkowy w VAT powstał w dacie otrzymania zapłaty. Najpóźniej w tym dniu powinna być wystawiona faktura VAT dokumentująca usługi najmu w miesiącu kwietniu. Wynika to z § 11 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. regulującego zasady wystawiania faktur. Przepis ten mówi, że faktura dokumentująca najem powinna być wystawiona najpóźniej z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

W praktyce może to oznaczać, że w kolejnych okresach rozliczeniowych podatnik będzie wystawiał faktury w różnym terminie.

Jeżeli najemca reguluje czynsz najmu dokładnie w  umówionym terminie, bądź też po tej dacie, to obowiązek podatkowy niezależnie od daty faktycznej wpłaty powinien być wykazany w umówionym terminie płatności. W tym samym dniu powinna być wystawiona faktura.

Przykład

Podatnik zawarł umowę najmu lokalu użytkowego od 1 stycznia  2012 r. Strony ustaliły miesięczny okres rozliczeniowy.

Zgodnie z umową czynsz ma być regulowany z góry do 15 dnia każdego miesiąca. Czynsz za styczeń podatnik otrzymał 20 stycznia.

Za luty najemca wpłacił pieniądze 15 lutego. Za marzec czynsz najmu został uregulowany 1 marca.

Obowiązek podatkowy powstał:

- za styczeń – 15 dnia tego miesiąca,

- za luty – 15 dnia tego miesiąca,

- za marzec – 1 marca.

Najpóźniej w tych dniach podatnik powinien wystawić faktury dokumentujące usługi najmu.

Ciągła analiza wpływów na rachunek bankowy może być jednak męcząca dla wynajmującego. Dlatego warto rozważyć zastosowanie § 11 pkt 2 rozporządzenia. Dopuszcza on możliwość wystawienia faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego. Przepis ten mówi, że podatnik może wystawić faktury dokumentujące usługi najmu przed powstaniem obowiązku podatkowego ale nie wcześniej niż 30. dnia przed tą datą.

Czytelnik może zatem dokumentować usługi najmu fakturą wystawioną zawsze np. 1 dnia każdego miesiąca. W tym wypadku wystawienie faktury nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek podatkowy podatnik powinien wykazać: albo z upływem terminu płatności, albo z chwilą otrzymania zapłaty.

Rozwiązanie to pozwala więc zminimalizować ryzyko nieterminowego wystawienia faktury, ale dla celów rozliczenia VAT w rejestrach i deklaracji podatkowej konieczna jest analiza rachunku bankowego.