VAT od najmu lokalu użytkowego - jak rozliczyć, gdy czynsz jest płatny z góry

- Wynajmuję lokale użytkowe. Jestem czynnym podatnikiem VAT. W umowach z najemcami zastrzegłem jest, że czynsz najmu płaty jest z góry do 7 dnia każdego miesiąca na wskazany rachunek bankowy. Najemcy regulują płatności zarówno przed umówioną datą jak i po niej. Kiedy mam wystawić fakturę dokumentującą usługę i rozliczyć VAT?

– pyta czytelnik

Dla usług najmu ustawodawca przewidział szczególne zasady ustalania obowiązku podatkowego. Kwestię tę reguluje art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT. Mówi on, że w przypadku usług najmu i dzierżawy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze.

Dla prawidłowego ustalenia daty powstania obowiązku podatkowego kluczowe znaczenie mają więc dwie okoliczności:

- jaki termin płatności został określony w umowie najmu (ewentualnie wystawionej fakturze),

- kiedy najemca uregulował czynsz.

Czytelnik wskazał, że termin płatności został określony bezpośrednio w umowie. Co do zasady, obowiązek podatkowy będzie więc powstawał 7 dnia każdego miesiąca. Gdyby jednak najemca uregulował czynsz wcześniej, to obowiązek podatkowy powstanie z dniem zapłaty. Gdy należność nie zostanie terminowo uregulowana, to obowiązek podatkowy powstanie w dniu określonym umową.

Może się więc zdarzyć, że wynajmujący będzie musiał zapłacić VAT od kwoty, której nigdy nie otrzyma (wtedy podatek można odzyskać korzystając z tzw. ulgi na złe długi).

Przykład

Podatnik zawarł umowę najmu lokalu. Wynika z niej, że czynsz najmu płaty jest z góry do 7 dnia każdego miesiąca. Umowa jest podpisana od 1 kwietnia 2012 r. Najemca uregulował pierwsze zobowiązanie 3 kwietnia, czyli przed umówionym terminem.

Obowiązek podatkowy w VAT powstał w dacie otrzymania zapłaty. Najpóźniej w tym dniu powinna być wystawiona faktura VAT dokumentująca usługi najmu w miesiącu kwietniu. Wynika to z § 11 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. regulującego zasady wystawiania faktur. Przepis ten mówi, że faktura dokumentująca najem powinna być wystawiona najpóźniej z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

W praktyce może to oznaczać, że w kolejnych okresach rozliczeniowych podatnik będzie wystawiał faktury w różnym terminie.

Jeżeli najemca reguluje czynsz najmu dokładnie w  umówionym terminie, bądź też po tej dacie, to obowiązek podatkowy niezależnie od daty faktycznej wpłaty powinien być wykazany w umówionym terminie płatności. W tym samym dniu powinna być wystawiona faktura.

Przykład

Podatnik zawarł umowę najmu lokalu użytkowego od 1 stycznia  2012 r. Strony ustaliły miesięczny okres rozliczeniowy.

Zgodnie z umową czynsz ma być regulowany z góry do 15 dnia każdego miesiąca. Czynsz za styczeń podatnik otrzymał 20 stycznia.

Za luty najemca wpłacił pieniądze 15 lutego. Za marzec czynsz najmu został uregulowany 1 marca.

Obowiązek podatkowy powstał:

- za styczeń – 15 dnia tego miesiąca,

- za luty – 15 dnia tego miesiąca,

- za marzec – 1 marca.

Najpóźniej w tych dniach podatnik powinien wystawić faktury dokumentujące usługi najmu.