W każdym przypadku to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Konieczny związek z przychodem

Organy podatkowe konsekwentnie podkreślają w wydawanych interpretacjach, że wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania wydatku na naukę języka obcego za koszt uzyskania przychodu.

Zanim zatem przedsiębiorca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności pieniądze, jakie wydaje na kurs języka obcego, powinien ustalić:

- czy wydatek ten związany jest z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności i które mają z nią związek (taki jest kosztem),

- czy też służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością (czyli ma – co do zasady – osobisty charakter i kosztem podatkowym nie będzie).

Liczy się rodzaj i cel wydatku

Zaliczając ponoszony wydatek do kosztów podatkowych, trzeba więc ustalić, że spełnia on dwa warunki. Po pierwsze, jest poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów. Po drugie, nie został wymieniony wśród tych, które kosztem być nie mogą (ich lista znajduje się w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Wspomniane przepisy nie wyłączają z kosztów podatkowych opłat na kursy językowe. Mimo to przedsiębiorcy mają często wątpliwości i nie wiedzą, czy o takie wydatki mogą zwiększyć koszty podatkowe prowadzonej działalności. Potwierdzają to interpretacje podatkowe, np. Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 19 maja 2010 r. (ITPB1/415-284/10/PSZ).

Podatniczka prowadząca własną firmę w zakresie pośrednictwa handlowego pomiędzy firmami chińskimi i francuskimi zapytała, czy może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na organizowany w Chinach kurs uzupełniający znajomość języka chińskiego. Prowadzona działalność wymaga bowiem perfekcyjnej znajomości języków francuskiego i chińskiego.

Podatniczka wprawdzie ukończyła sinologię, posiada jednak braki w zakresie słownictwa technicznego. Bez dodatkowego wykształcenia nie będzie mogła w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje współpraca z firmami. Już teraz nie może wykonać prawidłowo części zleceń. Stąd też, jej zdaniem, wydatki na taki kurs mogą zwiększyć koszty prowadzonej działalności gospodarczej.

Izba skarbowa zgodziła się na taki sposób rozliczenia. Stwierdziła, że jeśli tylko wydatki ponoszone na podwyższenie kwalifikacji zawodowych, tj. opłaty za kurs językowy i dojazdy na ten kurs do Chin mają związek z działalnością gospodarczą, a w konsekwencji wpływ na powstanie lub zwiększenie (obecnie lub w przyszłości) przychodu, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba je tylko prawidłowo udokumentować.

Podobnie wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 21 października 2010 r. (IPPB1/415-778/10-2/RS). Z wnioskiem o jej wydanie wystąpił podatnik, który świadczy usługi doradcze w zakresie projektów multimedialnych. Chciał rozszerzyć działalność na teren Ukrainy i Rosji.

W tym celu zmuszony był rozmawiać w języku angielskim z tamtejszymi pracownikami. Okazało się jednak, że poziom jego wiedzy jest niewystarczający do bezproblemowej komunikacji. Zdecydował się zatem na kurs językowy. Uważał, że wydatek ten zaliczy do kosztów.

Izba przypomniała, że wydatki na doskonalenie znajomości języka angielskiego na kursach nie zostały wymienione wśród tych, które kosztem być nie mogą. A zatem – w przypadku spełnienia pozostałych przesłanek – mogą być do kosztów podatkowych zaliczone. Wystarczy, że będą miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a w konsekwencji wpływ na zachowanie lub zwiększenie przychodu – wtedy wolno je zaliczyć do kosztów podatkowych, choć trudno je przypisać konkretnym przychodom.

Izba stwierdziła, że skoro podnoszenie znajomości angielskiego ma na celu zachowanie obecnego źródła przychodu oraz pozyskiwanie coraz większej liczby klientów, to przedsiębiorca rozliczy ponoszone na ten cel wydatki w kosztach podatkowych.

Tylko takie, które są racjonalne

Na rozliczenie w kosztach wydatków poniesionych na opłacenie kursu językowego i egzaminu zgodziła się również ta sama Izba Skarbowa w interpretacji z 14 maja 2010 r. (IPPB1/415-203/10-2/KS). Wątpliwości co do tego miała podatniczka prowadząca działalność polegającą na wynajmie i zarządzaniu nieruchomościami.

Często zdarzało się, że nie dochodziło do zawarcia umowy, bo brakowało jej umiejętności posługiwania się językiem angielskim z dziedziny biznesu. Postanowiła tę wiedzę uzupełnić. Wydawało się jej, że wydatki związane z kursem i egzaminem końcowym powinny być jej częściowo zrekompensowane przez wpisanie ich w ciężar kosztów podatkowych prowadzonej działalności.

Izba się na to zgodziła. Stwierdziła, że jeśli tylko wydatki na kształcenie (w tym przypadku kurs językowy i egzamin końcowy) pozwolą jej nabyć uprawnienia, umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej, to można uznać je za uzasadnione racjonalnie i gospodarczo. Tym samym ich poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest działalność gospodarcza.

Do takich samych wniosków doszła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 26 marca 2010 r. (IBPBI/1/415-201/10/JS), odpowiadając na pytanie podatnika prowadzącego sklep internetowy. Strona jego sklepu dostępna była w języku polskim, chciał jednak rozszerzyć grono klientów na obszar spoza Polski.

Do tego – w jego ocenie – konieczna jest znajomość języka angielskiego (do komunikacji z klientami oraz – w czasie tworzenia anglojęzycznej wersji serwisu internetowego – do tłumaczenia samej jej zawartości, jak i wykorzystywania narzędzi informatycznych do jej budowy). Wszystko to, zdaniem podatnika, przełoży się bezpośrednio na wysokość osiąganych przychodów. Ograniczenie się tylko do klientów polskojęzycznych mogłoby zmniejszyć ilość potencjalnych klientów i w efekcie przyczynić się do obniżenia przychodu.

Izba przyznała mu rację.

Możliwość nowych kontaktów

Argumenty dotyczące konieczności poszerzenia wiedzy z zakresu znajomości obcych języków przekonały również Izbę Skarbową w Warszawie. Podatnik handlujący różnymi wyrobami z drewna twierdził, że często używa w pracy języków francuskiego, angielskiego i hiszpańskiego. Pytał, czy będzie mógł zaliczyć w koszty firmowe kursy językowe, na które zamierza uczęszczać. Jego zdaniem wydatki poniesione na te kursy mają bezpośredni wpływ na to, co robi.

Izba w interpretacji z 13 listopada 2009 r. (IPPB1/415-705/09-4/AM)

odpowiedziała twierdząco. Uznała, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych przedsiębiorcy poprzez naukę języków obcych stwarza możliwość nawiązania i podtrzymywania kontaktów gospodarczych z kontrahentami zagranicznymi.

Również Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 31 marca 2008 r. (IBPB1/415-1/08/KB) stwierdziła, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych wspólników spółki cywilnej, w tym nauka języka angielskiego – niezbędna do zakupu usług dzierżawy serwera w innych krajach – ma wpływ na osiągany przez spółkę przychód.

Spółka kupowała usługi dzierżawy serwera stron www w Niemczech i Stanach Zjednoczonych z uwagi na znacznie niższe opłaty niż w Polsce. Niezbędna do ich zakupu okazała się znajomość języka angielskiego technicznego. Stąd konieczność poniesienia wydatków na podniesienie kwalifikacji wspólników w tym zakresie.

W opinii izby skarbowej wydatki te mogą być kosztami uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Kurs dla pracownika też musi być uzasadniony

Fiskus zgadza się, aby przedsiębiorcy zaliczali do kosztów podatkowych wydatki na kursy językowe dla pracowników. Ale pracodawcy muszą pamiętać, by wydatki te przyczyniały się do podnoszenia przez pracowników kwalifikacji wykorzystywanych w pracy, a tym samym również do uzyskiwania przez firmę przychodów. Gdy tak się dzieje, organy podatkowe pozwalają na korzystne dla przedsiębiorców rozliczenie wydatków.

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 14 sierpnia 2008 r. (ILPB3/423-318/08-4/DS). Spółka wydająca gazetę zorganizowała kursy językowe dla pracowników. Twierdziła, że w dużym stopniu wpłynie to na jakość ich pracy, jak też jakość oraz wizerunek gazety. Tym samym przyczyni się pośrednio do wzrostu sprzedaży.

Izba stwierdziła, że skoro wydatki na kursy językowe dla dziennikarzy, pracowników marketingu oraz pracowników administracyjnych są związane z zachowaniem źródła przychodów i nie zostały wymienione wśród tych, których nie uznaje się za koszty podatkowe, spółka może je rozliczyć.

Do takich samych wniosków doszła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 17 stycznia 2008 r. (IP-PB3-423-358/07-2/EM), wyjaśniając wątpliwości spółki świadczącej usługi opieki medycznej.

Część pacjentów to obcokrajowcy. Bariera językowa powoduje, że spółka nie jest w stanie sprostać oczekiwaniom pacjentów obcojęzycznych i w związku z tym sfinansowała kurs języka angielskiego dla pracowników rejestracji medycznej. Znajomość języka obcego pozwoli na profesjonalną obsługę obcokrajowców i właściwą z nimi komunikację.

Zdaniem izby skarbowej w takim przypadku „można mówić o istnieniu związku przyczynowego między poniesieniem wydatku a celem, jakim jest osiągnięcie bądź zamiar osiągnięcia przychodu i możliwość zaliczenia wydatku na naukę języka angielskiego dla pracowników rejestracji medycznej do kosztów uzyskania przychodów”.