Jako podstawową przyczynę należy moim zdaniem wskazać daleko posunięty formalizm rozwiązań wynikających z rozporządzenia w sprawie e-faktur, przede wszystkim jeśli chodzi o dopuszczalne sposoby ich wystawiania i przesyłania.

[b]Rozporządzenie przewiduje, że e-faktury mogą być wystawiane, wyłącznie jeśli autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury będą zabezpieczone w jeden z dwóch sposobów:[/b]

- bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,

- poprzez wymianę danych elektronicznych (tzw. system EDI).

Największe kontrowersje wywołuje pierwszy z nich, tzn. stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, z zastosowaniem kwalifikowanego certyfikatu.

Od początku obowiązywania rozporządzenia postulowane jest dopuszczenie rozwiązania prostszego, np. zaawansowanego podpisu elektronicznego, który nie wymaga weryfikacji certyfikatem kwalifikowanym i mógłby być przypisany do wystawcy faktury – podatnika (np. osoby prawnej), a nie osoby fizycznej faktycznie wystawiającej dokument w imieniu podatnika.

[srodtytul]Stawiane wymogi...[/srodtytul]

Warunek dotyczący bezpiecznego e-podpisu z certyfikatem kwalifikowanym jest zgodny z dyrektywą VAT. Wskazuje ona granice dodatkowych rygorów, których państwa członkowskie mogą wymagać dla e-faktur, pozwalając na wprowadzenie bardziej liberalnych rozwiązań. Polski prawodawca zażądał spełnienia wszystkich dodatkowych wymogów dopuszczonych przez dyrektywę.

Powstaje pytanie, czy pomimo formalnej zgodności z brzmieniem dyrektywy warunek ten jest uzasadniony, przede wszystkim w kontekście celu przepisów o e-fakturach. Jest nim eliminacja zbędnych obciążeń administracyjnych po stronie przedsiębiorców związanych z procesem fakturowania oraz przechowywania faktur, a przez to istotne ograniczenie kosztów, jakie wiążą się z wymianą tradycyjnych faktur papierowych (np. opłat pocztowych, kosztów archiwizowania dokumentów papierowych itp.).

Trzeba też pamiętać, że przepisy dotyczące przesyłania i przechowywania faktur to regulacje o charakterze technicznym. Zasada proporcjonalności wymaga, aby tego rodzaju przepisy nie wykraczały ponad to, co jest konieczne dla osiągnięcia zamierzonych przez prawodawcę rezultatów.

Przepisy dotyczące fakturowania powinny stanowić rozsądny kompromis pomiędzy prostotą oferowanych podatnikom rozwiązań a koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa obrotu oraz możliwości kontroli rozliczeń podatników przez odpowiednie organy.

[srodtytul]... i uzasadnienie do nich [/srodtytul]

Argumentem podnoszonym przez zwolenników obecnego rozwiązania jest wyższy poziom bezpieczeństwa w przypadku użycia bezpiecznego e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem. Zapewne jest to prawda, użycie takiego podpisu daje pewność co do braku ingerencji w treść dokumentu oraz autentyczność danych wystawcy.

Czy jednak oznacza to jednocześnie, że zastosowanie zaawansowanego podpisu elektronicznego bez kwalifikowanego certyfikatu (a nawet przesyłanie faktur pocztą elektroniczną bez podpisu elektronicznego) samo w sobie skutkowałoby wysokim wzrostem ryzyka oszustw podatkowych, brakiem pewności w obrocie prawnym? Wydaje się, że nie.

Przy dobrej woli trudno uznać, że odstąpienie od bezpiecznego podpisu elektronicznego na rzecz prostszych rozwiązań spowoduje lawinę fałszerstw e-faktur, ingerencję w ich treść. Faktura jest z reguły dokumentem, na podstawie którego odbiorca dokonuje płatności za nabyte towary lub usługi.

Praktycznie każdy przedsiębiorca posiada pewne procedury kontroli otrzymywanych faktur, nie tylko poprawności formalnoprawnej, ale również zgodności z umową czy zamówieniem. Jest pierwszym ogniwem kontroli, czy otrzymana e-faktura jest zasadna, wystawiona przez prawidłowy podmiot, zawiera prawidłowe dane.

[b]Również organy podatkowe mają możliwość kontroli tych dokumentów, w tym porównywania, czy dane na fakturze otrzymanej przez odbiorcę zgadzają się z danymi na fakturze przechowywanej przez wystawcę.[/b]

[srodtytul]Ryzyka nie da się wykluczyć[/srodtytul]

W praktyce zawsze będzie występować ryzyko nadużyć podatkowych, w tym popełnianych z wykorzystaniem sfałszowanych faktur. Dlaczego jednak stopień zabezpieczeń stosowany w przypadku e-faktur ma być znacznie dalej posunięty niż w przypadku tradycyjnych faktur papierowych, których w ogóle nie trzeba podpisywać?

Rygorystyczne warunki dotyczące wystawiania e-faktur nie wyeliminują ryzyka takich zjawisk, których skala jest zresztą nieporównanie mniejsza niż zachowań zgodnych z prawem.

Przeciwnie, niedostosowane do realiów życia gospodarczego przepisy stwarzają ryzyko ich obchodzenia; faktura przesłana pocztą elektroniczną bez żadnych zabezpieczeń, choć nieprawidłowa w świetle rozporządzenia, po wydrukowaniu i wpięciu do segregatora może niczym się nie różnić od faktury wystawionej i dostarczonej w formie papierowej.

Dlatego nieco wyższy, z technicznego punktu widzenia, poziom bezpieczeństwa przesyłanych danych w przypadku e-faktur przesyłanych z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem nie uzasadnia dalszego utrzymywania tego wymogu kosztem innych, prostszych rozwiązań.

[ramka][b]Przepisy trzeba będzie zmienić[/b]

Uproszczenie zasad przesyłania e-faktur było przedmiotem zainteresowania komisji „Przyjazne państwo”, jednak oficjalny projekt ustawy nie trafił jeszcze pod obrady Sejmu. Trwają też prace nad zmianą dyrektywy VAT.

Projekt nowelizacji przewiduje zrównanie faktur przesyłanych papierowo i elektronicznie, przede wszystkim zniesienie wymogu stosowania jakiegokolwiek podpisu elektronicznego oraz EDI. Komisja Europejska wskazała, że obecne przepisy dyrektywy stanowią przeszkodę w ich rozpowszechnieniu.

Jeśli wspomniany projekt nowelizacji wejdzie w życie (a zapewne tak się stanie), najpóźniej do końca 2012 r. polski prawodawca będzie zobowiązany do przyjęcia przepisów krajowych zgodnych z nowymi regulacjami unijnymi.[/ramka]

[i]Autor jest doradcą podatkowym współpracującym z Baker & McKenzie Doradztwo Podatkowe[/i]