Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów najmu

W wypadku podatników PIT jedynym warunkiem uwzględnienia tych kosztów jest opodatkowanie przychodów z najmu na zasadach ogólnych bądź podatkiem liniowym (gdy jest to działalność gospodarcza), a nie ryczałtem ewidencjonowanym.

[srodtytul]Musi być związek z przychodem[/srodtytul]

Zanim przyjrzymy się bliżej typowym kosztom najmu, warto przypomnieć podstawowe zasady zaliczania wydatków do kosztów podatkowych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] oraz art. 15 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] są nimi wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tych przychodów.

Kosztem podatkowym nie są jedynie koszty wskazane odpowiednio w art. 23 ustawy o PIT oraz w art. 16 ustawy o CIT.

Ważne jest zatem, aby ponoszony wydatek pozostawał w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, tzn. miał wpływ na ich powstanie bądź przyczyniał się do zachowania lub zabezpieczenia funkcjonowania źródła przychodów.

W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu.

W katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania nie znajdziemy wydatków związanych z wynajmem nieruchomości, co oznacza, że o ile zostanie tylko spełniony warunek celowości, o którym mowa w przywołanym art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), mogą one być zaliczone do kosztów podatkowych.

[srodtytul]Wydatki trzeba udokumentować[/srodtytul]

Ponieważ to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia poniesienia kosztu, należy zadbać o właściwe udokumentowanie poniesionych wydatków i ich związku z uzyskiwanym przychodem z najmu nieruchomości (fakturami, rachunkami, paragonami, pokwitowaniami i innymi dowodami).

Obowiązek gromadzenia odpowiedniej dokumentacji dotyczy także podatników, dla których najem nie stanowi działalności gospodarczej.

Znaczenie dla ustalenia wysokości kosztów najmu niewątpliwie będzie miała też treść zawartej umowy najmu, z której powinno wynikać, jakie dokładnie wydatki związane z wynajmowaną nieruchomością ponosi wynajmujący (właściciel), a jakie najemca.

Strony umowy najmu mogą zatem decydować, która z nich będzie zobowiązana do uiszczenia np. kosztów administracyjnych, opłat eksploatacyjnych (m.in. opłaty za dostawę wody, za wywóz śmieci), wydatków związanych z remontem mieszkania, jego wyposażenia, kosztów podatku od nieruchomości, składek na ubezpieczenia i innych.

Jak wskazała przykładowo[b] Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 15 kwietnia 2008 r. (IPPB1/415-128/08-2/JB):[/b]

„kosztami uzyskania przychodów będą udokumentowane kwoty ponoszone przez wynajmującego na utrzymanie apartamentu i przystosowanie go do potrzeb najemcy (o ile wynika to z umowy najmu). (…) podkreślenia wymaga, iż wydatki te muszą być faktycznie poniesione przez wynajmującego, a nie przez najemcę”.

Oczywiście w sytuacji gdy przedmiotem najmu jest część nieruchomości, a wynajmujący ponosi w całości koszty jej utrzymania, kosztem podatkowym mogą być wyłącznie wydatki przypadające na tę część nieruchomości, która jest faktycznie wynajmowana.

[srodtytul]Remonty i ulepszenia[/srodtytul]

W wypadku robót wykonanych w lokalu ważne jest prawidłowe zakwalifikowanie ich jako remontu lub ulepszenia, bo wpłynie to na sposób zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Decydujące znaczenie ma tu art. 22g ust. 17 ustawy o PIT oraz art. 16g ust. 13 ustawy o CIT.

„Bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu z najmu można zaliczyć jedynie wydatki poniesione na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, jeżeli w roku podatkowym nie przekroczyły 3500 zł, oraz wydatki mające charakter odtworzeniowy, przywracający stan pierwotny, czyli remont.

Natomiast wydatki związane z instalacją elementów i urządzeń pierwotnie nieistniejących, jak również prace skutkujące zmianą cech użytkowych, z wyjątkiem wydatków nieprzekraczających w roku podatkowym kwoty 3500 zł, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu jedynie poprzez odpisy amortyzacyjne” [b](tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 maja 2008 r., ILPB2/415-139/08-5/JK, oraz interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 24 listopada 2008 r., IPPB1/415-1005/08-2/AM).[/b]

[srodtytul]Zakup wyposażenia[/srodtytul]

Także kupując wyposażenie do wynajmowanego mieszkania (np. AGD, sprzęt RTV, meble), należy pamiętać o konieczności oceny, czy w świetle przepisów ustaw o podatkach dochodowych wyposażenie to nie będzie zaliczane do środków trwałych.

Wydatki na zakup składnika majątku zaliczonego do środków trwałych nie będą bowiem mogły być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu, a jedynie w sposób pośredni, poprzez odpisy amortyzacyjne.

Składniki majątku (wyposażenie lokalu) uznaje się za środki trwałe, jeżeli stanowią one własność lub współwłasność podatnika (wynajmującego), są kompletne i zdatne do użytku w dniu oddania do używania na podstawie umowy najmu, a przewidywany okres ich używania będzie przekraczał rok (art. 22a ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16a ust. 1 ustawy o CIT).

Kosztem uzyskania przychodów są w tej sytuacji odpisy z tytułu zużycia środków trwałych, czyli odpisy amortyzacyjne (art. 22 ust. 8 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 6 ustawy o CIT).

Zasadniczo nalicza się je, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3500 zł. Gdy wartość składnika majątku jest równa lub niższa niż 3500 zł, istnieje możliwość dokonania jednorazowego odpisu (w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym).

Z art. 22d ust. 1 ustawy o PIT (art. 16d ust. 1 ustawy o CIT) wynika jednak, że podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od tych składników majątku. Wydatki poniesione na ich nabycie można wówczas zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych w miesiącu oddania ich do używania (bez konieczności dokonywania odpisów amortyzacyjnych, nawet tych jednorazowych).

[srodtytul]Koszty przed rozpoczęciem najmu...[/srodtytul]

Poniesienie wydatków przed rozpoczęciem najmu (np. na przystosowanie lokalu na cele mieszkalne) nie wyklucza zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów z najmu, jeżeli miały na celu osiągnięcie przychodu.

Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych [b](np. Izby Skarbowej w Warszawie z 24 listopada 2008 r., IPPB1/415-1005/08-2/AM, i z 25 marca 2009 r., IPPB1/415-8/09-2/AM).[/b]

Niewątpliwie także koszty znalezienia najemcy nieruchomości (np. zawarcia umowy z agencją nieruchomości, wydatki na ogłoszenia) będą miały wpływ na osiągnięcie czy też zwiększenie przychodów z najmu.

[srodtytul]...i w czasie przerwy[/srodtytul]