Faktury można wystawiać w dwóch formach: papierowej i elektronicznej. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ta druga forma jednak wymaga spełnienia dodatkowych warunków. Określono je w rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.
[srodtytul]Zasada i wyjątki od niej [/srodtytul]
Zgodnie ze wspomnianymi unormowaniami faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur w formie elektronicznej powinny być przesyłane w tej samej formie.
Jednocześnie w przepisach [b]przewidziano sytuacje, w których przeszkody formalne lub techniczne mogą uniemożliwić wystawianie i przesyłanie dokumentu w formie elektronicznej.[/b] Do takich przeszkód zalicza się w szczególności cofnięcie przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej. W takim przypadku przedsiębiorca powinien wystawić dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
[srodtytul]Co na to fiskus [/srodtytul]
Z wyjaśnień organów podatkowych jednoznacznie wynika, że możliwość wystawienia faktury korygującej w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej dotyczy sytuacji nadzwyczajnych. Przedstawiono je np. w [b]interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 stycznia 2009 r. (IPPP2-443-1831/08-2/BM). [/b]
Chodzi o takie sytuacje, w których system informatyczny używany przez podatnika umożliwiał mu wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej. Jednak z przyczyn technicznych czy też formalnych w danym momencie nie było możliwe wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej.
Oznacza to, że wystawianie faktur korygujących i duplikatów e-faktur w formie papierowej może mieć charakter incydentalny, wynikający np. z przejściowej awarii komputera, serwera, systemu.
Natomiast korzystający z systemu informatycznego nie może wystawić w formie papierowej faktury korygującej e-fakturę w sytuacji, w której z założenia system informatyczny wystawcy faktur nie jest przystosowany do wygenerowania korekt w formie elektronicznej. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że niedopuszczalne jest przyjęcie z góry zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów w formie papierowej do wystawianych wcześniej faktur w formie elektronicznej.
[ramka][b]Przykład[/b]
Pan Mateusz ma zakład produkcyjny w Warszawie. Wyprodukowane wyroby sprzedaje firmie z Torunia, którą prowadzi pan Adam. Z powodu dużej liczby faktur przedsiębiorcy postanowili wystawiać je, przesyłać i przechowywać w formie elektronicznej. Generalne wymagania spełniają. Jednak system informatyczny, który ma być zastosowany do rozliczeń z odbiorcą, nie przewiduje aktualnie możliwości wystawiania faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej. W takiej sytuacji nie będzie dopuszczalne przesyłanie w formie papierowej wspomnianych faktur korygujących oraz duplikatów faktur elektronicznych. Ograniczeń systemowych nie można bowiem uznać za przeszkody techniczne, o których mowa w obowiązujących przepisach.[/ramka]
