Jakie trzeba mieć dokumenty, żeby zastosować stawkę 0 proc.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT zarówno WDT, jak i eksport są, co do zasady, opodatkowane stawką VAT 0 proc. Jej zastosowanie uzależnione jest jednak od spełnienia pewnych warunków.

[b]W przypadku eksportu konieczne jest posiadanie przez eksportera dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Wspólnoty. [/b]Wprawdzie ustawa o VAT nie precyzuje, o jaki dokument chodzi, niemniej przyjmuje się, że jest nim dokument celny – karta SAD 3 bądź też komunikat elektroniczny IE 599 generowany w systemie ECS.

Stosowanie stawki 0 proc. przy WDT wymaga spełnienia większej liczby warunków. Po pierwsze [b]zarówno polski dostawca, jak i zagraniczny nabywca muszą być zarejestrowani do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych,[/b] czego praktycznym wymiarem jest posiadanie tzw. numeru VAT UE (ważność takiego numeru dostawca może zweryfikować przez Internet w systemie VIES).

[b]Drugim warunkiem jest zgromadzenie odpowiednich dokumentów potwierdzających, że towary zostały dostarczone do nabywcy[/b] na terytorium innego państwa członkowskiego, tj.:

- kopii faktury (musi ona zawierać wspomniane numery VAT UE),

- specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku oraz

- dokumentów przewozowych otrzymanych od przewoźnika (nieco inny dokument wymagany jest w przypadku wywozu towarów własnym transportem).

Niespełnienie tych warunków skutkuje obowiązkiem naliczenia VAT należnego według stawki krajowej.

[srodtytul]Kłopoty z podpisem[/srodtytul]

O ile zgromadzenie dwóch pierwszych dokumentów dotyczących WDT, czyli faktury i specyfikacji, nie stanowi zazwyczaj większego problemu (organy podatkowe potwierdzają nawet, że wystarczy sama faktura, jeżeli zawiera dokładne dane dotyczące ładunku, czyli specyfikację), o tyle wymóg posiadania dokumentów przewozowych jest czasem trudny do spełnienia.

Należy bowiem pamiętać, że dokument przewozowy (najczęściej jest to list przewozowy CMR stosowany w transporcie drogowym) musi potwierdzać fakt dostarczenia towarów w ramach WDT w sposób jednoznaczny, aby mógł stanowić podstawę do zastosowania stawki VAT 0 proc. W praktyce przyjmuje się, że wymóg ten jest spełniony, gdy dokument taki zawiera podpis (pieczęć) nabywcy towarów.

[b]Co zatem zrobić, gdy podpisu brakuje? W takiej sytuacji ustawodawca pozostawia podatnikom niemalże pełną dowolność w wyborze dodatkowych dowodów potwierdzających fakt dostawy.[/b] Może to być korespondencja handlowa z nabywcą, potwierdzenie otrzymania płatności lub inny dokument wskazujący na wygaśnięcie zobowiązania czy też dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru.

[srodtytul]Jak potwierdzić[/srodtytul]

W szczególności ostatni z dokumentów może być pomocny w zorganizowaniu sprawnego systemu potwierdzania WDT w ramach firmy. Można sobie bowiem wyobrazić, że po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego dostawca przygotuje wykaz dokonanych w tym okresie dostaw i prześle go do nabywcy z prośbą o wydrukowanie, potwierdzenie otrzymania towarów (np. w formie pieczęci i podpisu) i odesłanie do nabywcy. Ponieważ dostawca zazwyczaj posiada własną kopię dokumentu CMR, podpisaną przez przewoźnika, wykaz powinien skutecznie zagwarantować prawo do stawki VAT 0 proc.

Co więcej, stosownego potwierdzenia można teoretycznie również dokonać elektronicznie – w systemie komputerowym (np. przeznaczonym do śledzenia przebiegu transportu) lub nawet w postaci wiadomości e-mail. Również takie formy potwierdzeń znajdują akceptację organów podatkowych (np. [b]interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z 21 marca 2008 r., IBPP1/443-146/08/PK/KAN-823/08, oraz z 7 maja 2008 r., IBPP2/443-51/08/BW/KAN-757/01/08/KAN4184/04/08[/b]).

[srodtytul]Tylko gdy jest pieczątka[/srodtytul]

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o VAT eksportem jest wywóz towarów poza terytorium Wspólnoty potwierdzony przez urząd celny określony w przepisach celnych. W praktyce przyjmuje się, że dokument celny, aby uprawniał do stosowania stawki VAT 0 proc., musi być opatrzony pieczęcią tegoż urzędu celnego. Takim urzędem jest zazwyczaj urząd na granicy Wspólnoty Europejskiej, choć przepisy celne wskazują na liczne wyjątki od tej zasady, np. gdy towary opuszczają Wspólnotę koleją, drogą morską, lotniczą itp. Sprzedając zatem towary np. na Ukrainę, eksporter, w celu zastosowania stawki VAT 0 proc., powinien mieć dokument celny potwierdzony przez polski urząd celny na granicy polsko-ukraińskiej (zakładając, że to przez ten urząd towar opuści terytorium Wspólnoty).

Warunek ten jest zazwyczaj źródłem problemów. Często bowiem jedynym dokumentem posiadanym przez eksportera jest dokument opatrzony tylko pieczęcią wewnętrznego urzędu celnego, w którym dokonał zgłoszenia.

[b]Co zrobić, gdy pieczęci brakuje? Najlepszym sposobem jest zwrócenie się do właściwych organów celnych o wydanie zaświadczenia o wyprowadzeniu towarów poza obszar celny Wspólnoty.[/b] Zaświadczenia takie mają obowiązek wystawiać polskie urzędy celne. Taka możliwość występuje również w niektórych innych krajach Wspólnoty.

[srodtytul]Są inne sposoby[/srodtytul]

Uzyskiwanie zaświadczeń, z uwagi na czasochłonność, nie powinno mieć charakteru stałego. Na dłuższą metę warto przede wszystkim zwrócić szczególną uwagę na system ECS. Pozwala on na potwierdzanie eksportu, do celów VAT, w formie elektronicznej (eksporter otrzymuje komunikat IE 599) i w praktyce znacznie przyspiesza otrzymanie stosownych dokumentów. Rodzi też mniej praktycznych trudności niż tradycyjne karty SAD.

Innym sposobem na usprawnienie obiegu dokumentów i stosowanie stawki VAT 0 proc. w eksporcie może być zgłaszanie wywożonych towarów do procedury tranzytu. W tej sytuacji do celów stosowania wspomnianej stawki organy podatkowe akceptują dokument opatrzony jedynie pieczęcią urzędu celnego, który otworzył procedurę tranzytu (jest nim najczęściej urząd, w którym eksporter złożył zgłoszenie wywozowe).

[srodtytul]Po nowelizacji łatwiej[/srodtytul]

W ostatniej nowelizacji ustawy o VAT ustawodawca wprowadził narzędzia mogące znacznie pomóc w ograniczaniu występowania sytuacji, w których zachodzi konieczność naliczenia VAT należnego w związku z WDT i eksportem.

Przede wszystkim nowelizacja ujednoliciła sposób rozliczania VAT w przypadku tzw. eksportu pośredniego i bezpośredniego (czyli sytuacji, w której wywozu dokonuje odpowiednio dostawca lub nabywca).

[b]Obecnie w obu tych przypadkach eksporter może nie naliczać stawki VAT właściwej dla dostawy krajowej w sytuacji braku dokumentów przez jeden okres rozliczeniowy. Będzie on musiał naliczyć VAT, gdy właściwego dokumentu celnego nie otrzyma z upływem terminu do złożenia deklaracji VAT za następny okres rozliczeniowy.[/b]

Mając na uwadze, że dzięki wspomnianej nowelizacji ustawy o VAT każdy podatnik może wybrać składanie deklaracji VAT za okresy kwartalne, termin na zgromadzenie dokumentów celnych może wynieść niemalże siedem miesięcy bez obowiązku naliczania VAT.

[ramka][b]Przykład[/b]

Dokonując eksportu na początku stycznia 2009 r., eksporter nie będzie zobligowany, w obliczu braku właściwych dokumentów, do naliczenia VAT w deklaracji za pierwszy kwartał 2009 r. Obowiązek taki pojawi się dopiero w rozliczeniu za drugi kwartał 2009 r., jeśli do złożenia deklaracji za ten kwartał (a zatem do 27 lipca 2009 r.) nie będzie posiadał odpowiednich dokumentów.[/ramka]

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku WDT. Tu również, wybierając kwartalne deklaracje, dokonujący sprzedaży do innego kraju Wspólnoty będzie mógł się wstrzymać z naliczeniem podatku nawet do siedmiu miesięcy.

[ramka][b]Co robić, gdy ciągle brakuje papierów[/b]

[b]Czasami dokonujący sprzedaży w ramach WDT nie będzie w stanie zebrać wymaganych dokumentów. Może tak być zwłaszcza przy sprzedaży na warunkach EXW (czyli gdy odpowiedzialny za organizację transportu jest nabywca). Wówczas rodzimy dostawca często ma problem z uzyskaniem dokumentów transportowych.[/b]