Jest ono niezbędne, aby zastosować 0-proc. stawkę VAT. Jeśli eksporter go nie ma, musi stosować przy sprzedaży stawki krajowe.
Dlatego warto, tak przy eksporcie bezpośrednim, jak i pośrednim, zapewnić sobie w umowie z agencją celną czy nabywcą towarów otrzymanie potwierdzenia wywozu w odpowiedniej formie albo ewentualnie zwiększyć cenę o VAT. W przeciwnym wypadku to podatnik poniesie ten koszt, a dochodzenie odszkodowania może być trudne i długotrwałe.
Przypomnijmy, że do lipca 2009 r. można dokonać zgłoszenia celnego również w formie papierowej przy zastosowaniu druków SAD. Później będzie obowiązywać wyłącznie forma elektroniczna.
Firma dokonująca eksportu w ramach ECS przesyła zgłoszenie poprzez stronę www lub e-mail (komunikat IE 515). Po wywozie towaru poza Wspólnotę organ celny wysyła zgłaszającemu potwierdzenie (komunikat IE 599). W dacie otrzymania tego dokumentu podatnik może zastosować stawkę VAT 0 proc.W przypadku eksportu pośredniego, w rozumieniu prawa celnego, który w przeciwieństwie do znaczenia tego pojęcia na gruncie VAT nie dotyczy wywozu przez nabywcę lub na jego rzecz, a przypadku gdy wywóz poza terytorium Wspólnoty następuje z terytorium innego państwa członkowskiego niż państwo, w którym dokonano zgłoszenia wywozowego, komunikat IE 599 jest wydawany w formie papierowej (ostemplowany przez właściwy urząd celny). W tym wypadku procedura przekazania takiego dokumentu lub jego kopii podatnikowi jest analogiczna do postępowania z dokumentami SAD.
Jeśli dokumentem potwierdzającym wywóz jest SAD lub komunikat IE599 wydawany w formie papierowej, zasady postępowania są podobne jak dotychczas. Jeśli mamy do czynienia z eksportem bezpośrednim, podatnik otrzymując potwierdzenie wywozu, może zastosować stawkę 0 proc. i ewentualnie zrobić korektę, gdy wcześniej był zobowiązany do opodatkowania tej dostawy stawką 22 proc. W przypadku eksportu pośredniego ma prawo do stosowania stawki 0 proc. z chwilą uzyskania kopii takiego dokumentu.
Jak jest w przypadku zgłoszenia elektronicznego?
Jeśli mamy do czynienia z eksportem bezpośrednim i podatnik jest zgłaszającym, otrzyma potwierdzenie wywozu w formie elektronicznej. Sam fakt otrzymania, data otrzymania czy treść komunikatu mogą zostać sprawdzone w systemie urzędowym. Jest to dość komfortowa sytuacja, gdyż, nawet jeśli podatnik utraci otrzymany komunikat, można sprawdzić prawidłowość rozliczeń.
W przypadku gdy będzie korzystał z pomocy np. agencji celnej, komunikat zostanie wysłany do tego podmiotu. Podatnik powinien zapewnić sobie w umowie z agencją, że ta przekaże mu komunikat w formie elektronicznej w oryginalnej postaci. Jakiekolwiek zmiany w treści komunikatu spowodują utratę atrybutu oryginalności i dokument taki będzie bezwartościowy. Ponadto podatnik, oprócz przechowywania samego dokumentu, jest obowiązany do zarchiwizowania e-maila, w którym go otrzymał, tak by móc w trakcie kontroli udowodnić prawo do stosowania stawki 0 proc. i moment, w którym to prawo uzyskał.
Przy eksporcie pośrednim nie wystarczy samo otrzymanie komunikatu czy jego archiwizacja wraz datą otrzymania, dodatkowo z treści komunikatu powinna wynikać tożsamość sprzedawanego i wywiezionego towaru. Ponieważ w tym wypadku zgłaszającym jest zazwyczaj nabywca lub podmiot działający na jego rzecz, warto wpisać to do umowy. W ramach jednego wywozu zgłaszane są towary pochodzące od różnych dostawców, i jeśli opis towaru w komunikacie nie będzie wskazywał na tożsamość sprzedanych i wywiezionych towarów, sprzedawca może być obciążony VAT.
Autor jest doradcą podatkowym w Kancelarii Podatkowej Ożóg i Wspólnicy
