Obowiązek uaktualniania danych osobowych, na podstawie których fiskus może zidentyfikować podatnika, wynika z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (DzU z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm.).

Co ważne, to wymaganie stawia się nie tylko przedsiębiorcom, ale także osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej.

Osoby, które dopiero rozpoczynają pracę, a nie występowały wcześniej o nadanie im numeru identyfikacji podatkowej (NIP), mogą to zrobić za pośrednictwem płatnika (czyli pracodawcy). Jeśli oczywiście płatnik pobiera miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych wynagrodzeń lub rozlicza roczny podatek.

Zgłoszenie identyfikacyjne za pośrednictwem pracodawcy jest możliwe także wtedy, gdy pobiera on zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy-zlecenia (art. 8 ustawy).

Ci natomiast, którzy samodzielnie obliczają zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych lub sami opłacają go w formie zryczałtowanej, muszą - zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy - wystąpić o NIP "nie później niż w terminie złożenia pierwszej od dnia wejścia w życie ustawy deklaracji dotyczącej tej zaliczki albo dokonania wpłaty zryczałtowanego podatku".

Obowiązek aktualizowania danych już raz podanych urzędowi skarbowemu wynika z art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Jeśli więc na przykład podatnik zmienił numer rachunku bankowego albo nazwisko w związku ze zmianą stanu cywilnego, musi zawiadomić o tym urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania na formularzu NIP-3.

Powinien tylko pamiętać o zaznaczeniu odpowiedniego kwadracika w części A formularza, bo to będzie informacja dla urzędu, że zainteresowany tylko aktualizuje swoje dane, a nie np. występuje o nadanie NIP.

Co ważne, osoba, która wymienia dowód osobisty, może zaktualizować swoje dane za pośrednictwem organu, który wydaje nowy dokument (czyli wójta, burmistrza lub prezydenta). W myśl art. 9 ust. 1b ustawy organ ten nie tylko powinien przypomnieć jej o obowiązku podania nowych danych do urzędu skarbowego. Osoba zmieniająca dowód może także złożyć aktualizację w urzędzie gminy, a ten zobowiązany jest ją przekazać do właściwego urzędu skarbowego - i to w ciągu siedmiu dni od złożenia NIP-3.

Co ważne, organ podatkowy może ukarać mandatem karnym osobę, która nie wywiąże się z tego obowiązku. Grzywna może być nałożona na podstawie kodeksu karnego skarbowego, bo zostanie to potraktowane jako wykroczenie skarbowe.

Na razie jednak urzędy wolą upominać, niż karać.

Masz pytanie do autorki, e-mail: g.lesniak@rzeczpospolita.pl

Podatnicy mają obowiązek aktualizacji swoich danych identyfikacyjnych, który nakłada na nich ustawa. Niestety, nie wszyscy się z tego wywiązują. Taki problem urzędy skarbowe mają na przykład z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, bo choć przedsiębiorcy z racji prowadzonego biznesu są nastawieni na częste kontakty z aparatem skarbowym, to i tak zdarza się, że zapominają o aktualizacji. Podobnie jest z osobami fizycznymi, które zazwyczaj kontaktują się z urzędem raz w roku przy okazji rozliczeń podatku dochodowego. Na razie nasze urzędy skarbowe nie karzą grzywnami za niewywiązanie się z tego obowiązku, choć mają do tego prawo. ¦