W przypadku pojazdów samochodowych uznawanych - z uwagi na sposób ich wykorzystania - za służące wyłącznie działalności gospodarczej, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy o VAT).
Czytaj też:
Kiedy auto jest wyłącznie firmowe
VAT: Kiedy trzeba zacząć prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów
Pełne odliczenie VAT od samochodów demonstracyjnych
Wyłączenia
Stosownie do art. 86a ust. 5 ustawy o VAT, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:
1) przeznaczonych wyłącznie do:
a) odprzedaży,
b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów jest przedmiotem działalności podatnika;
2) w odniesieniu do których:
a) kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT (czyli 50 proc.) lub
b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.
Z całokształtu przepisów wynika, że ewidencji przebiegu pojazdów nie trzeba prowadzić również dla:
• pojazdów służących wyłącznie działalności gospodarczej z uwagi na ich konstrukcję,
• autobusów,
• pojazdów samochodowych, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony,
- pomimo, że w tych przypadkach podatnik ma prawo uznać cały zapłacony VAT za podatek naliczony.
Dodatkowy obowiązek
Ewidencja przebiegu to jednak nie wszystko. Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie siedmiu dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).
Informację składa się na formularzu VAT-26. Jest to informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Informacja VAT-26 zawiera dość szczegółowe dane o pojeździe, takie jak: marka, model, kolor, numer rejestracyjny, data nabycia (w przypadku importu – data importu, a w przypadku oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu – data oddania do używania), data poniesienia pierwszego wydatku, data zmiany wykorzystywania. Ta ostatnia pozycja wypełniana jest w przypadku aktualizacji informacji.
W przypadku niezłożenia VAT-26 w terminie uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia (zob. art. 86a ust. 13 ustawy o VAT).
Przykład:
3 czerwca 2019 r. firma D nabyła samochód osobowy (faktura zakupu z 3 kwietnia 2019 r.). Ma on służyć wyłącznie do działalności gospodarczej i będzie dla niego prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Do 10 czerwca 2019 r. firma D powinna złożyć w urzędzie skarbowym informację VAT-26. Jeżeli złoży tę informację do 10 czerwca 2019 r., to uznaje się, że od wszystkich wydatków podatek naliczony ustala w pełnej wysokości. Jeżeli spóźniłaby się i złożyła VAT-26 np. dopiero 11 czerwca 2019 r., to podatek naliczony od wydatków poniesionych od 3 do 10 czerwca 2019 r. podlega ograniczeniu.
Zmiana wymaga aktualizacji
W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji najpóźniej przed dniem, w którym następuje ta zmiana (zob. art. 86a ust. 14 ustawy o VAT).
Za niezłożenie (brak aktualizacji) informacji VAT-26 lub za podanie nieprawdziwych informacji grążą sankcje karno-skarbowe.
Autor jest doradcą podatkowym
Podstawa prawna:
art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)
rozporządzenie ministra finansów z 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (DzU z 2014 r., poz. 371)
