Branża utrzymania czystości jako jedna z pierwszych w Polsce opracowała ponad 20 lat temu zasady profesjonalnego świadczenia usług, rozszerzające powszechnie stosowaną normę ISO 9001. W celu zapewnienia wysokiej jakości usług wysiłkiem branży utworzono program certyfikacji firm sprzątających „Gwarant czystości i higieny”. Ocenie podlegają m.in.: legalność zatrudnienia, przestrzeganie prawa pracy, stosowane procedury i szkolenia, organizacja pracy, standardy środowiskowe oraz – oczywiście – same procedury zapewnienia jakości świadczonych usług. Warto podkreślić, że certyfikat „Gwarant czystości i higieny” stanowi odpowiedź na potrzebę opracowania specjalistycznego standardu z myślą o branży usług czystości. Jest to pierwszy tak kompleksowy zestaw wymagań dla tej branży, nie tylko w Polsce, ale i na świecie.
Dwuetapowa certyfikacja
Wstępna weryfikacja firmy przeprowadzana jest na podstawie dokumentów wewnętrznych, wdrożonych procedur oraz zgodności z wymaganiami norm branżowych i dobrych praktyk – takich jak ISO 9001, ISO 14001 czy PN-N/OHSAS 18001. Następnie usługodawcy poddają się audytowi renomowanej, niezależnej jednostce certyfikującej – TÜV Rheinland Polska, czyli jednostce certyfikującej z międzynarodową renomą i odpowiednimi akredytacjami w zakresie certyfikacji systemów zarządzania. Audyt przeprowadzany jest corocznie, na podstawie jawnego regulaminu. Certyfikat nie jest przyznawany raz na zawsze – firma musi co roku potwierdzić spełnienie wymagań.
Certyfikacja przebiega w dwóch etapach – najpierw firma przedstawia szczegółowe dane w formularzu wstępnej oceny, potem następuje właściwy audyt przeprowadzany przez licencjonowanego audytora TÜV Rheinland, który weryfikuje nie tylko przekazane informacje, ale także zgodność działań firmy z kryteriami certyfikacyjnymi. Taka dwuetapowa procedura pozwala na pełną, obiektywną ocenę zarówno organizacyjną, jak i operacyjną.
Program certyfikacji „Gwarant...” uwzględnia wybrane wymogi zrównoważonego rozwoju. Oceniane są m.in. zużycie wody i energii, stosowanie biodegradowalnych środków czystości z certyfikatami środowiskowymi (np. EU Ecolabel), procedury gospodarki odpadami, działania proekologiczne podejmowane przez personel.
W wersji rozszerzonej certyfikacja obejmuje również elementy CSR, w tym weryfikację zgodności z międzynarodowymi standardami odpowiedzialności społecznej. Punktowane są np. procedury szkoleniowe, działania na rzecz pracowników, systemy zarządzania personelem oraz działania z zakresu etyki i przejrzystości.
Warto zaznaczyć, że poza kryteriami ogólnymi, stworzono również dodatkowe zestawy wymagań dostosowane do specyfiki takich branż, jak ochrona zdrowia, przetwórstwo żywności oraz pralnictwo – tam, gdzie czystość i higiena bezpośrednio wpływają na zdrowie i bezpieczeństwo ludzi.
Nie tylko najniższa cena, ale też jakość
W praktyce certyfikat „Gwarant czystości i higieny” może być przydatnym narzędziem także dla zamawiających w procesie udzielania zamówień publicznych, gdyż nie skazuje na wybór oferty na podstawie najniższej ceny, ale pozwala na zapewnienie wysokiej jakości usług i nowoczesne standardy organizacyjne wykonawcy. Trzeba podkreślić, że zgodnie z prawem zamówień publicznych (art. 104 ust. 6) oraz dyrektywą 2014/24/UE, certyfikat może być wskazany w dokumentacji jako środek potwierdzenia spełnienia postawionych przez zamawiającego wymagań, chociaż nie może być jedynym dopuszczalnym dokumentem, ponieważ zamawiający muszą dopuścić możliwość przedstawienia równoważnych dowodów przez wykonawców, czyli tych, którzy nie posiadają konkretnego certyfikatu, ale spełniają tożsame wymagania. Mimo takich ograniczeń certyfikat „Gwarant...” może znacząco uprościć przygotowanie specyfikacji, a wykonawcom – przygotowanie oferty.
Niewątpliwą zaletą certyfikatu jest to, że może zastąpić wiele dokumentów i załączników obiektywnym potwierdzeniem spełniania standardów jakości i zgodności z przepisami prawa. Zamawiający jako reprezentanci sektora publicznego powinni docenić, że program „Gwarant...” sprzyja ograniczaniu szarej strefy. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest bowiem m.in. legalne zatrudnienie, odprowadzanie składek, przestrzeganie przepisów prawa pracy i system szkoleń. Firmy, które zaniżają koszty kosztem pracowników, po prostu nie spełnią kryteriów programu. Program „Gwarant czystości i higieny” stanowi tym samym realne narzędzie eliminowania nieuczciwej konkurencji i budowania przejrzystych relacji na linii wykonawca–klient.
Porządki w firmie jako wartość dodana
Certyfikat „Gwarant...” nie tylko potwierdza jakość, ale także porządkuje działanie samej firmy. Standaryzuje procedury, poprawia zarządzanie personelem i sprzętem, wymusza dokumentowanie procesów oraz weryfikację zgodności z przepisami. Firmy, które wdrażają zalecenia audytorów, często zauważają realną poprawę efektywności oraz wyższą satysfakcję klientów.
Dzięki publikacji certyfikatów w ogólnodostępnej bazie TÜV Rheinland, legitymowanie się certyfikatem „Gwarant czystości i higieny” to jasny sygnał dla obecnych i potencjalnych klientów, że certyfikowana firma działa przejrzyście, inwestuje w ludzi i jakość i nie idzie na skróty. Certyfikat posiada unikalny numer ID, który można sprawdzić w globalnym rejestrze Certipedia, dostępnym online 24/7.
Większe szanse na sukces
Na rynku pełnym wyzwań kadrowych, presji cenowej i rosnących oczekiwań klientów to więcej niż znak jakości, to konkretne narzędzie budowania przewagi konkurencyjnej. Dla wykonawców oznacza to również większe szanse na sukces w przetargach publicznych, lepszą widoczność na rynku oraz prestiż w oczach klientów.
Posiadanie certyfikatu często przekłada się na łatwiejszą weryfikację oferty przez zamawiających, a inwestycja w udział w programie zwraca się w postaci nowych kontraktów.
Zdaniem autora:
Marek Kowalski jest przewodniczącym Federacji Przedsiębiorców Polskich
Zamawiający jako reprezentanci sektora publicznego powinni docenić, że program „Gwarant...” sprzyja ograniczaniu szarej strefy. Warunkiem uzyskania certyfikatu jest bowiem m.in. legalne zatrudnienie, odprowadzanie składek, przestrzeganie przepisów prawa pracy i system szkoleń. Firmy, które zaniżają koszty kosztem pracowników, po prostu nie spełnią kryteriów programu. Program „Gwarant czystości i higieny” stanowi tym samym realne narzędzie eliminowania nieuczciwej konkurencji i budowania przejrzystych relacji na linii wykonawca–klient.
