7 kwietnia wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, które określają zasady rozliczania pracy zdalnej. Zgodnie z tymi  regulacjami pracownikowi na home office trzeba zapewnić odpowiednie materiały i narzędzia. Pracodawca musi też pokryć koszty pracy w domu, przede wszystkim energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Zatrudniony może wykorzystywać do pracy na odległość własny sprzęt (np. komputer czy telefon). Przysługuje mu za to pieniężny ekwiwalent. Pracodawca może także wypłacać załodze ryczałty, odpowiadające przewidywanym kosztom home office.

Z przepisów o pracy zdalnej wynika też, że to, co pracownicy dostaną od firmy (ekwiwalenty, ryczałty, narzędzia, zwrot kosztów), nie jest ich przychodem. Artur Kowalski, doradca podatkowy w kancelarii AK-TAX, ostrzega jednak na łamach "Rzeczpospolitej", że fiskus może ten przychód naliczyć, jeśli rekompensaty okażą się wyższe niż koszty zdalnej pracy. - Oznaczałoby to korekty rozliczeń i konieczność zapłaty podatku – wyjaśnia ekspert.

Jak więc wyliczyć kwoty dodatków dla pracowników, aby skarbówka ich nie zakwestionowała? Zgodnie z nowymi przepisami „przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

– Pracodawca musi więc razem z pracownikiem sporządzić kosztorys, z którego jasno wynika, w jaki sposób określono wysokość rekompensaty - wskazuje Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w InFakt. - Przykładowo, da się wyliczyć wydatki na prąd, jeśli znamy cenę za kWh energii i wiemy, ile jej zużywa wykorzystywany przez osiem godzin dziennie komputer. Jeśli pracownik sam go sobie kupił, pracodawca też powinien mu to zrekompensować, np. przyznając miesięczny dodatek w wysokości odpisu amortyzacyjnego, jaki nalicza się dla tego rodzaju sprzętu – dodaje.