Po dziewięciu latach zatrudnienia w hurtowni, i po pięciu latach od odejścia stamtąd, była pracownica zwróciła się do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą na przetwarzanie jej danych, zawartych w dokumentacji pracowniczej, przechowywanej przez przedsiębiorstwo. Zażądała ich usunięcia, zaprzestania przetwarzania ich przez przedsiębiorcę oraz nałożenia na niego kary administracyjnej.
Czytaj także:
Czas trzymania dokumentacji pracowniczej w niezgodzie z RODO
Do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników – poprzednio przez 50 lat, obecnie może to być skrócone do 10 lat – zobowiązują pracodawców przepisy kodeksu pracy. Ochronę danych osobowych przewiduje ustawa z 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenie UE z 2016 r.
Skarżąca zarzuciła, że jej dane osobowe zostały udostępnione przez właściciela hurtowni osobom trzecim, które nie mają i nie miały prawa dysponować nimi i je udostępniać. W tym jej byłemu mężowi, prywatnie synowi przedsiębiorcy. Ich zgodność z oryginałem potwierdziła pełnomocniczka byłego małżonka, która uzyskała dostęp do dokumentacji pracowniczej po dwóch latach od odejścia skarżącej z pracy w hurtowni. Dokumenty te zostały następnie wykorzystane jako materiał dowodowy w postępowaniu sądowym.
Prezes UODO uznał, że ponieważ dane osobowe wnioskodawczyni są przetwarzane przez przedsiębiorcę legalnie, na mocy przepisów kodeksu pracy, nie ma podstaw do nakazania ich usunięcia. Materiał dowodowy, w tym wyjaśnienia przedsiębiorcy, nie potwierdza także jednoznacznie ich udostępnienia byłemu mężowi skarżącej. Natomiast jego pełnomocniczka uzyskała dostęp do teczki akt osobowych w związku z poradą prawną, udzieloną przedsiębiorcy „w zakresie kwestii pracowniczych i ochrony danych osobowych". Ponieważ nie doszło do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, nie ma podstaw do spełnienia żądań skarżącej – stwierdził prezes UODO Po rozpatrzeniu skargi na takie rozstrzygnięcie sprawy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję prezesa UODO. – Nie ustalono w sposób niebudzący wątpliwości, czy w istocie nie było nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych skarżącej – wyjaśniła motywy wyroku sędzia sprawozdawca Danuta Kania. – Tymczasem ustalenie okoliczności faktycznych jest zawsze w postępowaniach administracyjnych zagadnieniem kluczowym.
Stan faktyczny w tej sprawie musi zatem być ustalony w sposób jednoznaczny i pewny – podkreślił sąd. Rozpoznając ponownie sprawę, prezes UODO będzie zobowiązany ustalić stan faktyczny sprawy właśnie w taki, jednoznaczny sposób.
Wyrok jest nieprawomocny.
Sygnatura akt: II SA/Wa 1506/20
