Rozwiązanie umowy o pracę - szef powinien przygotować nowe propozycje

Spotkanie w celu wręczenia wypowiedzenia wywołuje złe skojarzenia. U pracodawcy szczególne obawy budzi reakcja zwalnianego oraz ewentualne prawne konsekwencje nieprawidłowości podczas spotkania. Jednak starannie przygotowane dokumenty oraz przemyślany przebieg rozmowy z zatrudnionym pozwolą uniknąć niepotrzebnych nerwów.

Po pierwsze: robota papierkowa

Wszystkie dokumenty, które mogą być potrzebne podczas spotkania, powinny być gotowe i sprawdzone, zanim się ono rozpocznie. W trakcie negocjacji z podwładnym nie będzie czasu na wyliczanie odprawy, korektę literówek czy pisanie „na kolanie" porozumienia rozwiązującego. Co do zasady szef powinien zadbać o to, aby na spotkaniu miał dokument wypowiedzenia, porozumienie rozwiązujące oraz – co już staje się standardem – pismo dotyczące wykorzystania urlopu wypoczynkowego i zwolnienia podwładnego z obowiązku świadczenia pracy podczas okresu wypowiedzenia.

Jeżeli przełożony stający twarzą w twarz ze zwalnianym nie jest upoważniony do reprezentowania pracodawcy, dokumenty, które ma, muszą być zawczasu należycie podpisane.

Po drugie: pozwól popracować

Równie ważne jak papiery jest przygotowanie do samego spotkania. Już sam jego termin nie jest bez znaczenia. Lepiej nie organizować go z rana, czyli na początku dniówki zatrudnionego. W razie ewentualnego sporu firma powinna móc wykazać, że w dniu decydującej rozmowy podwładny pracował. Wysłane maile służbowe, udział w naradzie biznesowej czy wykonane polecenie szefa powinny wystarczyć. Wszystko to na wypadek, gdyby zatrudniony po otrzymaniu wymówienia przedstawił zwolnienie lekarskie obejmujące ten dzień.

Przykład

Pani Łucja pracuje w firmie zajmującej się PR. Pracodawca zaprosił ją na spotkanie na godzinę 11. Do tego czasu pani Łucja wysłała kilka służbowych e-maili do klientów, a o 10.30 brała udział w tzw. burzy mózgów (brainstorming) z resztą zespołu. Pracowała normalnie. Na spotkaniu z szefem otrzymała wypowiedzenie. Następnego dnia przyniosła jednak zwolnienie lekarskie, z którego wynikało, że była niezdolna do pracy również w dniu poprzednim, czyli wtedy, kiedy dostała wymówienie. Nie była jednak chroniona przed zwolnieniem.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 6 października 2004 r. (I PK 614/03) pracownik, który świadczył pracę, a następnie wykazał, że w dniu wypowiedzenia był niezdolny do pracy z powodu choroby, nie podlega ochronie przed wymówieniem.

Po trzecie: zachowaj kolejność

Podczas samego spotkania najlepiej trzymać się konkretów, jasno przedstawić jego cel oraz podstawowe przyczyny stojące za decyzją firmy o rozstaniu. Porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę to najbezpieczniejszy i zarazem najbardziej elegancki sposób zakończenia współpracy. Po jego przyjęciu rzadko sprawa ma finał w sądzie. Dlatego taką formę rozstania warto zaproponować w pierwszej kolejności. Dopiero jeżeli zatrudniony odmawia jego zawarcia, na leży wręczyć mu wypowiedzenie. Korzystniej, gdy pracownik potwierdzi na piśmie jego otrzymanie. Należy jednak pamiętać, że odmowa kontrasygnaty nie powoduje wadliwości wymówienia. Ważne jest jedynie, aby pracodawca był w stanie udowodnić, że podwładny się z nim zapoznał lub przynajmniej miał taką możliwość, lecz z niej nie skorzystał.

Po czwarte: siła przekonywania, a nie przekonywanie siłą

Szef może zachęcać podwładnego do zawarcia porozumienia. Zapisana w nim obietnica dodatkowych profitów, wyższa odprawa czy oferta usług z zakresu outplacementu przekonują niejednego. Nie można jednak pracownikowi grozić. Nie chodzi tu oczywiście o straszenie przemocą. Pracodawca nie powinien zapowiadać, że w razie odmowy podpisania porozumienia rozwiązującego umowę o pracę pracownik musi się liczyć z wypowiedzeniem – szczególnie gdy brakuje powodów do jednostronnego rozwiązania angażu.

W innym przypadku szef musi się liczyć z ryzykiem uchylenia się przez zwolnionego od skutków zawartego porozumienia. Działanie pod wpływem groźby jest bowiem jednym z błędów oświadczenia woli. Dlatego pewna powściągliwość i umiejętności negocjacyjne szefa są nie do przecenienia.

Zdaniem autorki

dr Patrycja Zawirska, radca prawny, kieruje departamentem prawa pracy w K&L Gates

Roszczenia pracowników związane z rozwiązaniem angażu mają swoje źródło w błędnej, niedoskonałej dokumentacji (np. niedostatecznie szczegółowo podana przyczyna wypowiedzenia) lub właśnie w nieprawidłowościach w przebiegu spotkania dotyczącego zwolnienia. Nie da się przewidzieć wszystkich możliwych scenariuszy czy reakcji zatrudnionego, ale do znakomitej większości z nich można się przygotować. Gdy dokumenty zostały należycie sporządzone, a osoby reprezentujące szefa wiedzą, jak rozmawiać z pracownikiem, ryzyko związane ze zwolnieniem z posady maleje lub wręcz znika.