Wakacyjne zastępstwa na kilka sposobów

Urlopy pracowników mogą zdezorganizować pracę w zakładzie. Warto zawczasu zorganizować system zastępstw.

Przemyślane udzielanie urlopów

Oprócz kilku wyjątków to pracodawca ma decydujący głos, kiedy podwładny skorzysta z urlopu. Dotyczy to zarówno wypoczynku zgodnie z planem, jak i bez niego. Gdy w firmie układany jest plan wykorzystania dni urlopu, przełożony jedynie bierze pod uwagę wnioski etatowców (art. 163 § 1 k.p.). Jeśli takiego planu nie ma, ustala termin wolnego po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 11 k.p.).

W pierwszym przypadku szef ma zatem większą swobodę niż wtedy, gdy w firmie brakuje planu urlopów. Jednak nawet konieczność dojścia do porozumienia z podwładnym w kwestii terminu wypoczynku nie oznacza, że trzeba zaakceptować propozycję etatowca. Jeśli szef ją odrzuci, zatrudniony nie będzie mógł rozpocząć urlopu, ponieważ niezbędna jest do tego zgoda pracodawcy. Nie dotyczy to jedynie czterech dni wolnych na żądanie.

Zatem organizując pracę w sezonie urlopowym, pracodawca powinien pamiętać, że to przede wszystkim od niego zależy, kto i kiedy skorzysta z wypoczynku. To rolą szefa jest podejmowanie decyzji odnośnie do wolnego, aby nie doszło do dezorganizacji pracy.

Pomocne jest też wcześniejsze opracowanie systemów zastępstw, czyli dokładne określenie i poinformowanie podwładnych, kto czyje obowiązki przejmie. Nie tylko ułatwi to planowanie pracy w wakacje, ale też wpłynie na wnioskowanie przez podwładnych o wolne w terminach zgodnie z systemem zastępstw.

Często w dokumencie HR-owym, jakim jest opis stanowiska pracy, wskazuje się, kto zastępuje osobę na danym stanowisku oraz kogo ta osoba zastępuje. Taka informacja może znaleźć się również w zakresie czynności. W praktyce spotyka się także zarządzenia szefów z wykazami konkretnych nazwisk.

Zmiana rodzaju pracy

Ustalając zastępstwo za pracownika urlopowanego czy chorego, przełożony może skorzystać z dwóch rozwiązań: albo powierzyć obowiązki nieobecnego osobie pracującej w firmie, albo zatrudnić kogoś na czas nieobecności.

W pierwszym przypadku najczęściej przekazuje się czynności podwładnemu na takim samym lub zbliżonym stanowisku, czyli wykonującym tę samą rodzajowo pracę. Zdarza się jednak, że takich osób nie ma albo są zbyt obciążone pracą i przejęte obowiązki musiałyby wykonywać w nadgodzinach. Można wówczas zlecić zastępstwo zatrudnionemu, który wykonuje inną pracę. Trzeba jednak wtedy zachować zasady zmiany rodzaju pracy wynikające z prawa pracy. Nie można przyjąć, że skoro zmiana ma charakter tymczasowy i będzie obejmować tylko kilka dni, to szef jest zwolniony ze stosowania tych przepisów. Wynika z nich kilka sposobów powierzenia innej pracy.

Po pierwsze, można skorzystać z rozwiązania, o którym mowa w art. 42 § 4 k.p., czyli czasowego powierzenia innej pracy w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy. Minusem jest to, że podwładny nie będzie wówczas wykonywał w całości lub w części swoich obowiązków, w zależności od zakresu tymczasowego powierzenia.

Po drugie, można podpisać z etatowcem aneks do umowy o pracę, wyraźnie w nim zaznaczając okres jego obowiązywania (np. od 6 do 17 lipca 2015 r.) i zmieniając rodzaj umowy o pracę w ten sposób, że obejmie on także czynności wynikające z zastępstwa. Szef musi wówczas oszacować, czy zwiększenie ilości pracy i jej zmiana nie będą oznaczały konieczności podwyżki wynagrodzenia. Płaca powinna bowiem odpowiadać ilości i jakości wykonywanej pracy. Poza tym utrzymanie pensji na tym samym poziomie przy zwiększonych obowiązkach mogłoby oznaczać nierówne traktowanie.

Wadą tego rozwiązania jest prawdopodobieństwo wystąpienia nadgodzin, co oznacza dodatkowy koszt dla firmy. Minusem jest też zgoda pracownika na zmianę jako warunek wejścia w życie aneksu. Oczywiście w razie jej braku szef może rozważyć wypowiedzenie zmieniające. Jednak może się ono okazać nieopłacalne z uwagi na okres wypowiedzenia oraz odpowiednie stosowanie przepisów o wypowiadaniu umów. Przykładem jest sytuacja, gdy etatowiec zatrudniony na czas nieokreślony odmawia podpisania aneksu, okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące, a urlop zastępowanego rozpoczyna się za dwa tygodnie.

Kolejna umowa

Innym rozwiązaniem zastąpienia nieobecnego przez osobę z załogi, ale wykonującą inne obowiązki, jest zawarcie kolejnej umowy o pracę. Ze względu na to, że na podstawie drugiego angażu wykonywane będą inne czynności, odpada ryzyko zarzutu obejścia stosowania przepisów o nadgodzinach. Zadania trzeba jednak tak zorganizować, aby podwładny mógł wykonywać je bez szkody dla realizacji pierwszej umowy.

Minusem tego rozwiązania jest konieczność wypełnienia wszystkich obowiązków biurokratycznych związanych z zawarciem i rozwiązaniem umowy o pracę. Należy również pamiętać o prawidłowym określeniu wysokości pensji, tak aby nie doszło do dyskryminacji zastępcy albo zastępowanego.

Niekiedy zdarza się, że pracodawca powierza zastępstwo na podstawie umowy cywilnoprawnej, a nie umowy o pracę. Należy wtedy pamiętać o innej organizacji wykonywanych czynności, aby odróżnić je od realizacji stosunku pracy. Wadą takiego przedsięwzięcia są przepisy ubezpieczeniowe zrównujące taką umowę z umową o pracę.

Zatrudnienie osoby z zewnątrz

Gdy nie ma możliwości, aby odpoczywającego pracownika zastąpił inny, można poszukać rozwiązań poza zespołem. Z osobami spoza firmy zwykle zawiera się w tym celu krótkotrwałe umowy. Prawo pracy proponuje dwa rodzaje zatrudnienia szczególnie przeznaczone dla zastępstw: odmianę umowy o pracę na czas określony (umowę na zastępstwo) oraz zatrudnienie pracownika przez agencję pracy tymczasowej. Wspólnym udogodnieniem obu tych form z punktu widzenia pracodawcy jest możliwość zawierania z podwładnym bez ograniczeń umów o pracę na czas określony oraz brak zasady przedłużenia angażu do dnia porodu.

Umowa o pracę z agencją pracy tymczasowej stanowi formę zatrudnienia dogodną dla pracodawcy, ponieważ agencja kieruje do niego w dowolnym czasie osobę zgodnie z potrzebą po sprawdzeniu jej kwalifikacji. Nie obciążają go również w większości koszty bieżącego zatrudnienia, ponieważ pokrywa je, włącznie z zapłatą pensji, agencja, będąca głównym pracodawcą tymczasowego pracownika. Pracodawca użytkownik musi natomiast zapewnić podwładnemu odpowiednie warunki bhp. Może w dowolnym czasie przerwać zatrudnienie i odesłać pracownika do agencji.

Zastępcą może być także osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej. Należy wówczas – tak jak w przypadku kolejnej umowy z pracownikiem – pamiętać o innej organizacji wykonywanych czynności, aby odróżnić je od realizacji stosunku pracy.

Innym rozwiązaniem jest powierzenie zastępstwa stażyście, zgodnie z ustawą z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (DzU nr 127, poz. 1052 ze zm.). Istotną korzyścią jest tu brak przeszkód, aby stażysta odbywał praktykę bezpłatnie.