Jeśli w firmie są służbowe samochody, pracodawca powinien pomyśleć o uregulowaniu zasad ich użytkowania. Najczęściej tego typu informacje zawiera się w regulaminie pracy. W małych zakładach, które nie mają obowiązku wydawania tego dokumentu, zasady użytkowania firmowego sprzętu pracodawca ustala w zarządzeniu. Może tam określić przede wszystkim kwestie bieżącej eksploatacji, jak obowiązek tankowania określonego typu paliwa, informowania o usterkach i konsultacji z szefem przed odprowadzeniem samochodu do wskazanego warsztatu samochodowego. Ale może też wprowadzić np. obowiązek przejścia odpowiedniego szkolenia przed oddaniem sprzętu do użytkowania.
Jeśli samochodem ma się poruszać np. handlowiec, w grę wchodzi instruktaż stanowiskowy na koszt szefa przeprowadzony w godzinach pracy lub poza nimi – ale traktowany jak nadgodziny. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby do udziału w szkoleniu zobowiązać także osoby, które częściej wykorzystują firmowe auto do celów prywatnych niż służbowych. Okresowe szkolenie może być organizowane i prowadzone przez pracodawców lub – na ich zlecenie – przez zewnętrzne firmy prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie BHP.
Jeśli w samochodach instalowane są nowinki technologiczne, zmieniają się zasady eksploatacji (np. instalacja gazowa), szef ma prawo zorganizować dodatkowe, obowiązkowe szkolenie (nie BHP-owskie). Powinno się odbyć w czasie pracy podwładnych i zostać wliczone do dniówki. Należy o nim uprzedzić załogę, wydając stosowne zarządzenie.
Okazją do przeprowadzenia szkolenia może też być zbliżająca się zmiana przepisów. Warto, aby podwładni wiedzieli, że za jazdę na czerwonym świetle będzie im niedługo grozić 750 zł mandatu i że zaostrzone zostaną sankcje za jazdę po alkoholu.
Pracownicy dysponujący firmowym mieniem powierzonym często korzystają z niego w sposób co najmniej niefrasobliwy. Traktują go jako sprzęt własny, za który płaci ktoś inny. Nawet jeśli podwładny może korzystać ze służbowego sprzętu po godzinach do celów prywatnych, nie oznacza to zupełnej dowolności w jego użytkowaniu. Samochód służbowy, szczególnie ten obrandowany, to wizytówka pracodawcy. Kolekcja mandatów za wykroczenia drogowe, powtarzające się zawinione kolizje, wszystko to wpływa na zewnętrzny odbiór firmy i jej marki. A to oznacza, że naganne zachowania za kółkiem służbowego auta, także po godzinach, mogą zaważyć na dalszej współpracy z podwładnym.
Na wypowiedzenie zapracuje także ten, kto ignoruje zakaz użyczania czy pożyczania samochodu osobom trzecim. Obejmuje on zarówno członków rodziny – męża, żonę, dzieci, jak również kolegów z działu, którzy proszą o udostępnienie samochodu, np. na weekend. Jeśli pracownik pożycza znajomemu auto stanowiące własność zakładu pracy, a kolega go zniszczy, to pełną odpowiedzialność odszkodowawczą poniesie ten, komu mienie powierzono. Co więcej, taki niesubordynowany podwładny będzie musiał się liczyć z ewentualnym zwolnieniem dyscyplinarnym za przewinienie.
