Zmiana etatu w trakcie miesiąca a harmonogram czasu pracy

Wymiar etatu decyduje o liczbie godzin do przepracowania w trakcie okresu rozliczeniowego. Każda jego zmiana wymusza przeliczenie roboczogodzin tak, aby ich liczba przewidziana w grafiku nie przekroczyła wartości właściwej dla wymiaru zatrudnienia pracownika.

Takie planowanie nie jest oczywiście łatwe. Najbezpieczniej więc zmiany etatu wprowadzać z początkiem miesiąca. Bywa jednak, że nie można tak zrobić. Choćby wtedy, gdy o obniżenie etatu prosi pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego. Pracodawca ma dwa tygodnie na uwzględnienie takiego wniosku, co może oznaczać wprowadzenie zmiany w trakcie miesiąca.

Wymiar czasu pracy

Komplikuje to zasady ustalania wymiaru czasu pracy przypadającego do przepracowania w skali okresu rozliczeniowego. W takim wypadku należy:

- po pierwsze, skorygować pierwotnie ustalony wymiar dla całego miesiąca, aby uzyskać wymiar cząstkowy czasu pracy, właściwy dla liczby dni lub tygodni zatrudnienia w początkowym wymiarze etatu,

- po drugie, w analogiczny sposób ustalić cząstkowy wymiar czasu pracy, właściwy dla okresu pozostałego od dnia zmiany wymiaru etatu do końca miesiąca.

Dokonując tych obliczeń, oba okresy pracy traktuje się odrębnie, bez konieczności pomniejszania pierwotnie ustalonego wymiaru czasu pracy o okres przepracowany w zmienionym wymiarze etatu >patrz przykład 1.

Wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w okresie rozliczeniowym oblicza się:

Krok 1. mnożąc liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym przez 40 godzin

Krok 2. dodając do uzyskanego wyniku iloczyn ośmiu godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego przypadających od poniedziałku do piątku (art. 130 § 1 k.p.)

Krok 3. odejmując od wyniku tych działań osiem godzin z tytułu każdego święta przypadającego w innym dniu niż niedziela. Podobnie usprawiedliwiona nieobecność w pracy obniża wymiar czasu pracy o liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym dniu.

Te same zasady należy zastosować w przypadku zmiany wymiaru zatrudnienia w trakcie okresu rozliczeniowego, z tym, że wymiar czasu pracy ustalamy wtedy odrębnie dla okresu sprzed zmiany warunków zatrudnienia i dla tygodni następujących po tej modyfikacji >patrz przykład 2.

Inaczej w harmonogramie

Zmiana wymiaru czasu pracy wpływa na grafik pracownika w ten sposób, że pracodawca musi przeliczyć zaplanowane godziny i ograniczyć lub powiększyć ich liczbę tak, aby podwładny mógł wypracować umówiony wymiar zatrudnienia. Obowiązkiem pracodawcy jest bowiem m.in. pełne i produktywne wykorzystanie czasu pracy zatrudnionych.

Zaplanowanie zbyt małej liczby godzin pracy nie zwalnia go zatem z obowiązku wypłaty pełnego miesięcznego wynagrodzenia. Zasada ta działa jednak w obie strony. Dlatego zaplanowanie w grafiku zbyt dużej liczby godzin pracy może spowodować konieczność rekompensaty godzin ponadwymiarowych lub nadgodzin >patrz przykład 3.

Limit godzin ponadwymiarowych

Zawierając umowę na część etatu, należy też pamiętać o obowiązku określenia w niej limitu godzin pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatków jak za pracę w nadgodzinach (art. 150 § 5 k.p.). Kodeks nie określa przy tym sposobu ustalenia tego limitu, pozostawiając w tym zakresie pełną swobodę stronom umowy.

W większości przypadków ten próg odnosi się do stałej lub przeciętnej tygodniowej liczby godzin pracy albo wymiaru ustalonego dla wyższej cząstki etatu. Szef może jednak określić limit w skali doby, pamiętając, że musi on być niższy od dobowej normy czasu pracy. Ustalenie go na poziomie siedmiu godzin na dobę może jednak ograniczyć możliwości pracodawcy w zakresie planowania czasu pracy >patrz przykład 4.

W równoważnym trudniej

Jeszcze poważniejsze skutki może spowodować określenie w ten sposób limitu godzin ponadwymiarowych dla pracownika, który przechodzi na część etatu w ramach równoważnego systemu czasu pracy. Sama zmiana wymiaru zatrudnienia nie wyklucza bowiem możliwości dalszego planowania pracy w przedłużonym do maksymalnie 12 godzin wymiarze dobowym. Jednak skutkiem określenia limitu pracy ponad wymiar na poziomie siedmiu godzin w ciągu doby będzie to, że każda taka przedłużona dniówka uprawni podwładnego do dodatków za ostatnie pięć godzin pracy. A to zdecydowanie podniesie koszty pracy. Aby ich uniknąć, należałoby przy ustalaniu godzin nadliczbowych odnieść się raczej do liczby godzin średniotygodniowych, a nie dobowych.

Łatwiej od pierwszego

Jak wynika z powyższego, zmiana wymiaru zatrudnienia w trakcie miesiąca przysparza pracodawcy sporo dodatkowej pracy. W niektórych przypadkach może być jednak trudno zgrać zmiany z początkiem miesiąca.

Najczęściej taka sytuacja ma miejsce w odniesieniu do pracownika – rodzica, który zamiast korzystać z urlopu wychowawczego, wnioskuje – na podstawie art. 1867 k.p. – o obniżenie mu etatu. Pracodawca jest związany takim wnioskiem, a co więcej, faktyczna zmiana musi nastąpić w ciągu dwóch tygodni od daty złożenia podania. Z dużym prawdopodobieństwem dzieje się to w trakcie miesiąca.

Aby uniknąć komplikacji związanych z przeliczaniem wymiaru czasu pracy oraz reorganizacją obowiązującego pracownika grafiku lub rozkładu, szef może jedynie negocjować z podwładnym wycofanie wniosku i ponowne jego złożenie kilka dni później, aby podjął pracę w obniżonym wymiarze z początkiem kolejnego miesiąca. Pracownik nie musi jednak przystać na taką propozycję.

Innym wyjściem z sytuacji może być pójście na rękę pracownikowi i za obopólną zgodą przyspieszenie terminu uwzględnienia wniosku o obniżenie wymiaru zatrudnienia >patrz przykład 5.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu w systemie podstawowym i miesięcznych okresach rozliczeniowych złożył wniosek o obniżenie etatu do 1/2 od 2 kwietnia 2015 r. Szef uznał, że skoro przez większą część miesiąca wykonywał on zadania na pół etatu (od 2 do 30 kwietnia), wymiar dla kwietnia należy obliczyć przy zatrudnieniu na 1/2 etatu, a potem pomniejszyć go o jedną 6-godzinną dniówkę za 1 kwietnia, uzyskując 78 godzin wymiaru:

{[(4 tygodnie x 40 godz.) + (2 dni x 8 godz.) – (1 dzień x 8 godz.)] x 1/2 etatu – 6 godz. = 84 godz. – 6 godz.} = 78 godzin.

Rachunki są błędne. Każdy okres pracy na inny etat należy traktować odrębnie. W tym przypadku zatrudnienie na 3/4 etatu trwało jeden dzień powszedni, dlatego jego wymiar należy przyjąć jako sześć godzin. Pozostałe cztery pełne tygodnie oraz jeden dzień „wystający" poza pełne tygodnie i jedno święto (6 kwietnia), przypadają w okresie zatrudnienia na 1/2 etatu. Dlatego wymiar czasu pracy dla tego okresu wynosi 80 godzin. Sumując oba wyniki, otrzymamy łączną liczbę godzin, które pracownik powinien przepracować w kwietniu, tj. 86 godzin.

Przykład 2

Pełnoetatowiec wystąpił z wnioskiem o obniżenie wymiaru zatrudnienia do 1/2 etatu, ponieważ musiał zaopiekować się chorym rodzicem. Szef przystał na tę propozycję. Od 19 stycznia 2015 r. zaplanował podwładnemu pracę na pół etatu. Musiał odrębnie ustalić wymiaru czasu pracy dla okresu od 1 do 18 stycznia (cały etat) i od 19 do 31 stycznia (1/2 etatu). Zatrudnienie na cały etat obejmuje dwa pełne tygodnie i dwa dni „wystające" poza pełne tygodnie, a ponadto dwa święta: 1 i 6 stycznia, przypadające w innych dniach niż niedziela [(2 tyg. x 40 godz.) + (2 dni x 8 godz.) – (2 dni x 8 godz.)]. W efekcie wymiar przypadający do przepracowania na pełny etat wyniesie 80 godzin. Zatrudnienie na 1/2 etatu obejmuje dwa pełne tygodnie, kiedy nie występują święta. Pracownik powinien w tym czasie przepracować 40 godzin (2 tyg. x 40 godz.) x 1/2 etatu. Łącznie daje to 120 godzin pracy w ramach wymiaru obowiązującego w styczniu br.

Przykład 3

Pracownik z przykładu 1 miał na kwiecień 2015 r. ułożony następujący harmonogram przewidujący pracę na 3/4 etatu:

Legenda:

W5 – dzień wolny z pięciodniowego tygodnia pracy

WN – niedziela

WŚ – święto

Grafik przewiduje 126 godzin pracy w miesiącu, zgodnie z pierwotnym wymiarem etatu. Jeśli jednak nie zostanie on zmieniony po redukcji etatu do 1/2 od 2 kwietnia (np. przez zmniejszenie liczby dni roboczych), powstaną godziny ponadwymiarowe. Ponieważ skorygowany nominał dla tego okresu to 86 godzin, to pracując według niezmienionego planu, pracownik przekroczyłby go aż o 40 godzin. Nabędzie wtedy za nie prawo do stawki godzinowej normalnego wynagrodzenia, a w przypadku przekroczenia umownego limitu – do dodatków jak za pracę w nadgodzinach.

Przykład 4

Pracodawca z przykładu 2 zgodził się na wniosek pracownika, aby po obniżce z całego na 1/2 etatu określić limit godzin ponadwymiarowych na poziomie siedmiu godzin pracy w ciągu doby. Szef przeoczył ten fakt i modyfikując styczniowy grafik podwładnego, ograniczył w drugiej połowie miesiąca jedynie liczbę dniówek tak, aby czas pracy podwładnego nie przekroczył 120 godzin wymiaru. W efekcie ostateczny rozkład pracy podwładnego przedstawiał się następująco:

Legenda: