Wykonywanie zadań pracowniczych poza stałym miejscem pracy wiąże się z dodatkowymi kosztami, które pokrywa szef. Składają się na nie koszty przejazdu, noclegu oraz dieta. Niekiedy mimo zadeklarowania podróży prywatnym autem pracownicy w rzeczywistości korzystają z innego, tańszego środka transportu.
Przykład
Pani Dorota pracująca w Rzeszowie dostała od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego do Warszawy. Ustalono, że uda się prywatnym autem, a firma pokryje koszty, płacąc 0,83 zł za kilometr. Ostatecznie pani Dorota skorzystała z taniego przewoźnika autobusowego, płacąc za bilety w obie strony 40 zł. Po powrocie złożyła wniosek o wypłatę tzw. kilometrówki za przejazd własnym samochodem, która łącznie wyniosła 490 zł.
W wielu przypadkach szefowie nie wiedzą, a przynajmniej nie mają dowodów na to, że podwładny dodatkowo zarabia na delegacjach. Jeśli jednak pracodawca wykryje takie nieprawidłowości, etatowiec może mieć poważne problemy.
Na jakiej podstawie
Zasady rozliczania podróży służbowych dość enigmatycznie określają przepisy prawa pracy. Na podstawie art. 775 § 1 kodeksu pracy podwładnemu wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Wyjazdy osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej rozlicza się na zasadach wskazanych w rozporządzeniu MPiPSs z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących prawnikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie). Inni pracodawcy mogą przyjąć własne zasady, które powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jednak wysokość świadczeń nie może być niższa, niż ta wynikająca z rozporządzenia.
Decyduje szef
W większości przypadków właściwy środek transportu, jego rodzaj i klasę określa pracodawca. W dobie powszechnego dostępu do internetu bez trudu można znaleźć optymalny w konkretnym przypadku sposób podróżowania. Pracownik nie ma obowiązku jechać, tak jak życzy sobie pracodawca, ale musi liczyć się z tym, że nie uzyska pełnego zwrotu poniesionych kosztów.
Przykład
Pan Jacek dostał polecenie wyjazdu z Krakowa do Warszawy pociągiem, II klasą. Pominął jednak sugestie pracodawcy co do środka transportu i pojechał własnym samochodem. Po powrocie złożył wniosek o zwrot tzw. kilometrówki. Pracodawca odmówił wypłaty za delegację w tej wysokości.
W takiej sytuacji pracodawca pokryje wyłącznie koszty przejazdu pociągiem. Pracownik, który wybiera droższy środek transportu, musi liczyć się z dopłatą do podróży z własnej kieszeni.
Oszczędzanie nie popłaca
W wielu przypadkach szef zgadza się na jazdę prywatnym autem. Wtedy musi zapłacić tzw. kilometrówkę. Jak ma jednak postąpić, gdy okaże się, że w rzeczywistości podwładny korzystał z innego, znacznie tańszego, środka transportu? Po pierwsze, pracodawca ma prawo żądać zwrotu różnicy między zadatkowaną kwotą a rzeczywistymi kosztami podróży. Po drugie, niewykluczone, że takie zachowanie etatowca będzie przyczyną rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Pracownikowi można wtedy zarzucić naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.). Nie ulega jednak wątpliwości, że każdy pracownik powinien powstrzymać się od działań, które mogą przynieść pracodawcy szkodę.
Rozliczanie delegacji niezgodnie z rzeczywistym jej przebiegiem może też być zakwalifikowane jako przestępstwo oszustwa. Zgodnie z art. 286 kodeksu karnego osoba, która w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, doprowadza inną osobę do niekorzystnego rozporządzenia własnym lub cudzym mieniem za pomocą wprowadzenia jej w błąd albo wyzyskania błędu lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania, podlega karze pozbawienia wolności do lat dwóch. Nie byłby to bowiem typ podstawowy oszustwa zagrożony karą do ośmiu lat, ale przypadek mniejszej wagi, zwłaszcza z powodu wartości przysporzenia (zazwyczaj kilkaset złotych).
To, czy dane zachowanie można kwalifikować jako przestępstwo, w dużej mierze zależy od wewnętrznych przepisów dotyczących wyjazdów służbowych. Jeżeli po powrocie z delegacji pracownik składa oświadczenie o odbyciu jej własnym autem, domagając się tzw. kilometrówki, choć w rzeczywistości podróżował znacznie taniej, mamy do czynienia z czynem zabronionym. Jest on popełniany w dacie składania nieprawdziwego oświadczenia o sposobie podróży.
Spóźnione rachunki i bilety
Z reguły w przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca określa czas rozliczenia wyjazdu. Ma prawo nie wypłacić kosztów podróży, gdy wniosek o jej rozliczenie pracownik złoży po ustalonym terminie.
Zdaniem autora
Tomasz Poznański, adwokat
Jeśli szef dysponuje dowodami na to, że w pracownik korzystał z innego środka transportu, może rozważyć rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym, przyjmując oczywistość popełnionego przestępstwa, które uniemożliwia angaż na danym stanowisku (art. 52 § 1 pkt 2 k.p.).
Inaczej należy oceniać sytuację, kiedy wypłata świadczenia następuje na podstawie polecenia wyjazdu, a pracodawca nie wymaga, aby po powrocie podwładny rozliczał się z kosztów podróży, w tym składał oświadczenie co do środka transportu. Wtedy o przestępstwie nie może być mowy.
