W myśl art. 31 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) administrator danych, czyli w tym przypadku pracodawca, może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Niezbędnymi elementami tej umowy są: określenie celu przetwarzania danych przez ten podmiot oraz zakresu powierzonych do przetwarzania danych.
Podmiot, któremu administrator danych powierza przetwarzanie danych osobowych, może je przetwarzać wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. Powierzenie przetwarzania danych na podstawie umowy, o której stanowi art. 31 ustawy, w określonym w niej celu jest działaniem prawnie dopuszczalnym i nie stanowi nieuprawnionego udostępnienia danych przez ich administratora innemu podmiotowi, nie wymaga też zgody osoby, której dane dotyczą. Natomiast podmiot ten musi zastosować środki zabezpieczające powierzony zbiór danych, ponieważ w zakresie zabezpieczenia danych osobowych podmiot ten ponosi odpowiedzialność jak administrator danych. W związku z tym ma obowiązek zadbać o to, żeby powierzone mu dane osobowe nie dostały się w ręce osób nieupoważnionych bądź nie zostały uszkodzone lub zniszczone
Prowadzenie obsługi księgowej ze swojej istoty wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, dlatego pracodawca, udostępniając dane osobowe pracowników podmiotowi zewnętrznemu w celu prowadzenia obsługi księgowej, ma obowiązek zawrzeć z nim odrębną umowę powierzenia danych osobowych. Udzielenie pełnomocnictwa do reprezentowania przedsiębiorcy w sprawach związanych z prowadzeniem księgowości z punktu widzenia ochrony danych osobowych jest niewystarczające, ponieważ przepisy ustawy o ochronie danych osobowych wyraźnie wymagają, aby umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych była odrębną umową. Zatem jedynie zawarta na piśmie umowa, określająca zakres i cel, w jakim dane osobowe będą przetwarzane, może być podstawą powierzenia przez pracodawcę innemu podmiotowi przetwarzania danych osobowych pracowników w celu prowadzenia obsługi księgowej.
