Szkolenie załogi dodatkowo płatne gdy narusza czas pracy

Szkolenia zorganizowane w celu nabycia wiedzy i umiejętności, które są przydatne podwładnemu do pracy tylko u pracodawcy, który go na tę naukę skierował, w całości wlicza się do czasu pracy. Co za tym idzie – kiedykolwiek by przypadały, za ich czas pracownikowi należy się wynagrodzenie lub inna rekompensata, jaka przysługuje za pracę poza harmonogramowymi godzinami pracy.

Jeśli organizując szkolenie pracodawca naruszył przepisy o czasie pracy, musi zrekompensować ponadprogramową aktywność na ogólnych zasadach.

Ogólny rozwój

Szkolenia i kursy, w których pracownicy najczęściej biorą udział, to te podnoszące kwalifikacje zawodowe. Dzięki nim pracownik poszerza lub nabywa nową wiedzę czy umiejętności. Potencjalnie może je wykorzystać nie tylko u pracodawcy, który go na takie szkolenie skierował lub wyraził zgodę na udział w nim. Te wiadomości i umiejętności mogą być ogólnie przydatne na rynku pracy, do zdobycia nowego zatrudnienia czy wykorzystania w innej pracy. O takich szkoleniach oraz o tym, że nie wlicza się ich do czasu pracy, już pisaliśmy (patrz: „Szef nie musi płacić za czas spędzony na niedzielnym kursie", Prawo i Praktyka, 15.09.2014 r.). Dlatego tu nie będziemy się nimi zajmować.

Ukierunkowana wiedza

Drugą grupą szkoleń, w jakich pracownicy dość często biorą udział, to te, które nie podnoszą ich kwalifikacji zawodowych ogólnie na rynku pracy. Zdobyta na nich wiedza czy umiejętności przydają się jedynie u pracodawcy, który wysłał ich na tę naukę. Chodzi zatem o szkolenia, których zakres obejmuje zagadnienia należące do specyfiki danej firmy.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni w banku, po podpisaniu umowy o pracę, ?ale jeszcze przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków, przechodzą dwutygodniowe szkolenie z produktów oferowanych ?przez placówkę oraz obowiązujących w niej procedur. Te szkolenia ?nie podnoszą ich kwalifikacji zawodowych, ponieważ nie poszerzają umiejętności czy wiedzy mających znaczenie ogólnie na rynku pracy. ?Są za bardzo związane ze specyfiką tego konkretnego banku.

Zysk pracodawcy

Szkolenia, które nie podnoszą kwalifikacji zawodowych pracownika (ogólnie na rynku pracy), lecz dotyczą zagadnień wykorzystywanych jedynie u danego pracodawcy, który zobowiązał pracownika do wzięcia w nim udziału, w całości wlicza się do czasu pracy. Rozwiązanie takie podyktowane jest faktem, że ze szkoleń tych – inaczej niż z kursów podnoszących kwalifikacje zawodowe pracownika – korzysta, co do zasady, jedynie pracodawca. Na ich skutek pozyskuje bowiem osobę posiadającą wiedzę lub umiejętności konieczne lub przydatne do wykonywania pracy u niego w firmie. Pracownikowi tych umiejętności czy wiedzy nie uda się wykorzystać w innym zakładzie.

Część dniówki roboczej

Skoro takie szkolenia w całości wlicza się do czasu pracy, należy je traktować jak pracę, z wszelkimi tego konsekwencjami.

Jeśli przypadają w godzinach pracy, nie wiążą się z niczym szczególnym dla pracownika – udział w nich jest zamiennikiem pracy. Ale jeżeli przypadają, przynajmniej w części, poza dniami lub godzinami pracy, ich czas nie może powodować przekroczenia obowiązujących podwładnego dopuszczalnych dobowych i tygodniowych wymiarów czasu pracy, wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów oraz stosowanego przez pracodawcę systemu czasu pracy.

Przykład

Pracodawca świadczący usługi finansowe raz do roku wysyła załogę na tygodniowe szkolenie z produktów i procedur obowiązujących w firmie. Co do zasady zatrudnieni pracują od poniedziałku do piątku po osiem godzin na dobę. Są bowiem zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy. Szkolenia przypadają natomiast w jednym tygodniu od poniedziałku do piątku po dziesięć godzin dziennie. Takie rozwiązanie jest prawnie niedopuszczalne. Powoduje bowiem, że w każdym z tych dni powstaną godziny nadliczbowe, i to bez wystąpienia okoliczności, które by je uzasadniały, jak np. szczególne potrzeby pracodawcy, konieczność usuwania awarii lub ratowania życia, zdrowia ludzkiego albo mienia czy środowiska. Za te nadprogramowe godziny pracodawca musi podwładnym:

- wypłacić normalne wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem lub

- udzielić w zamian czasu wolnego – w stosunku 1:1 na pisemny wniosek pracownika, a 1:1,5 – bez takiego wniosku.

Przekroczenie średniej

Szkolenia, które nie podnoszą ogólnych kwalifikacji zawodowych pracownika, lecz jedynie te przydatne u jednego, konkretnego pracodawcy, nie mogą też naruszać zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Przykład

Pracownicy działu kadr, którzy wykonują swoje obowiązki od poniedziałku do piątku od 9 do 17, otrzymali od szefa polecenie wzięcia udziału w szkoleniu z obsługi programu do rozliczania czasu pracy ?i naliczania wynagrodzeń stworzonego na potrzeby firmy przez firmowych informatyków. Szkolenie to odbyło się w sobotę, tak aby nie przypadło na czas wykonywania codziennych obowiązków przez podwładnych. Takie rozwiązanie jest jednak prawnie niedopuszczalne. Szkolenie to, po pierwsze, narusza zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, mimo że nie ma ku temu szczególnego uzasadnienia (takiego jak dla nadgodzin). Po drugie zaś, skoro jest to czas pracy, a szkolenie wystąpiło w dniu, który miał być dla pracowników dniem wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, należy im się w zamian inny dzień wolny udzielony do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym ?z pracownikami.

Sobotnie spotkanie

Nie oznacza to jednak, że takich szkoleń w ogóle nie można organizować w dniach, które są dla pracowników dniami wolnymi od pracy. Owszem, można, ale jedynie w takich dniach, które są dla podwładnych dniami harmonogramowo wolnymi od pracy. Co do zasady muszą więc wynikać z planowania wyższego wymiaru czasu pracy w niektórych dniach w równoważnym systemie czasu pracy. To następnie powoduje, że powstają im dodatkowe dni wolne od pracy.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy wykonują swoje obowiązki od poniedziałku do piątku na 12-godzinnych zmianach, zgodnie z obowiązującymi ich harmonogramami. Soboty są w firmie dniami wolnymi wynikającymi z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W jeden z czwartków, kiedy podwładny miał – zgodnie z grafikiem – dzień harmonogramowo wolny, pracodawca zorganizował całej załodze trzygodzinne szkolenie ?z nowego oprogramowania dotyczącego obiegu dokumentacji elektronicznej w firmie. Ponieważ ten dzień był dla pracownika dniem wolnym harmonogramowo, pracodawca mógł, co do zasady, zobowiązać go, aby w tym dniu brał udział w kursie. Powinien jednak pamiętać, że taka decyzja spowoduje powstanie dodatkowej pracy, którą należy zrekompensować pracownikowi albo w formie wynagrodzenia wraz z dodatkiem, albo – zamiennie dla dodatku ?– czasem wolnym w wymiarze 3 godzin na pisemny wniosek pracownika lub 4,5 godziny, jeśli czas wolny zostanie udzielony ?bez takiego wniosku.

Odpoczynek rzecz święta

Organizując szkolenia, które są przydatne pracownikowi tylko w danej firmie, pracodawca musi też pamiętać, aby nie naruszać prawa pracowników do odpoczynku. Chodzi zarówno o ten 11-godzinny dobowy, jak i 35-godzinny tygodniowy. W innym przypadku pracodawca popełni bardzo poważne wykroczenie.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach ochroniarzy wykonują ?swoje obowiązki na zmianach 12-godzinnych (od poniedziałku ?do piątku) oraz 24-godzinnych (w soboty, niedziele i święta), ?zgodnie z tworzonymi dla nich harmonogramami. W jednym ?tygodniu w poniedziałek pracodawca zorganizował im szkolenie ?z procedur dotyczących ochrony mienia firmy. Pracownicy, którzy ?w tym dniu mieli zaplanowaną zmianę dzienną, odbyli to szkolenie ?w godzinach pracy. Ci zaś, którzy mieli zaplanowaną zmianę nocną (przed szkoleniem), musieli zostać na szkoleniu po zakończeniu ?pracy. Takie rozwiązanie z punktu widzenia przepisów z zakresu czasu pracy było niedopuszczalne. Nie było przeciwwskazań, żeby ?w szkoleniu wzięły udział osoby, które w czasie, kiedy ono przypadło, miały zaplanowane normalne godziny pracy. Ale w przypadku pracowników, którzy przed szkoleniem skończyli pracę na nocnej zmianie i byli zobowiązani do pozostania jeszcze na trzygodzinnym szkoleniu, sytuacja ta spowodowała powstanie trzech godzin nadliczbowych, które trzeba im zrekompensować na ogólnych zasadach (oprócz wynagrodzenia przysługuje im odpowiedni dodatek ?lub czas wolny). Ponadto, co ważniejsze, szkolenie to spowodowało, ?że ta druga grupa zatrudnionych nie miała po zmianie nocnej zapewnionego 11-godzinnego odpoczynku. Z 24-godzinnej ?doby pracowniczej przez 12 godzin wykonywali pracę, a kolejne ?trzy spędzili na szkoleniu. Spowodowało to, że w tym dniu ich odpoczynek dobowy wynosił tylko dziewięć godzin. Stanowi ?to bardzo poważne wykroczenie pracodawcy, za które grozi mu kara grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.