Uzasadnieniem przedłużenia okresów rozliczeniowych czasu pracy do 12 miesięcy jest jednoczesne stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy. Szef zyskuje w ten sposób możliwość ograniczenia liczby nadgodzin. Może bowiem dostosować wymiary planowane na poszczególne miesiące okresu rozliczeniowego do realnych potrzeb zakładu.

W większości firm produkcyjnych okresy wzmożonego zapotrzebowania na pracę przeplatają się bowiem z krótszymi lub dłuższymi przestojami, występującymi poza ?sezonem. Długi okres rozli-?czeniowy pozwala takim zakładom uniknąć konieczności polecania nadgodzin w sezonie oraz płacenia za godziny przestoju w innych miesiącach.

Dla trzonu załogi

Tak przedstawia się sytuacja pracowników pozostających w zatrudnieniu od początku do końca okresu rozliczeniowego. Wprowadzenie długiego okresu rozliczeniowego w firmie, która opiera się na wieloletnich i identyfikujących się z zakładem pracownikach, powoduje, że szef może swobodnie dysponować wymiarem przypadającym do przepracowania w zakresie całego okresu rozliczeniowego >zobacz przykład 1.

Problem pojawia się, gdy zakład, który stosuje nierównomierny rozkład czasu pracy w ramach długiego okresu rozliczeniowego, przyjmuje do pracy nową osobę w trakcie jego trwania. W zależności od momentu zatrudnienia nowego pracownika oraz stosowanego wariantu nierównomiernego rozkładu czasu pracy i systemu wynagradzania może to prowadzić do niedopracowania wymiaru lub jego przekroczenia w wyniku drogich nadgodzin średniotygodniowych.

Nowy etat po szczycie

Załóżmy, że szef z pierwszego przykładu zatrudni pracownika po okresie wzmożonej pracy, czyli z początkiem lipca 2014 r. Jeśli będzie on realizował plan pracy obowiązujący pozostałych etatowców, nie dopracuje wymiaru.

Dla pracownika zatrudnionego w trakcie okresu rozliczeniowego wymiar liczymy bowiem od dnia zatrudnienia, co wynika wprost z art. 1516 § 2 k.p. Tym samym od 1 lipca do 31 grudnia 2014 r. pracownik ten powinien przepracować 1016 godzin, przy zaplanowanych 896 godzinach. Różnica – czyli 120 godzin – wynika z tego, że planując pracę całego zakładu na okres rozliczeniowy, pracodawca rozłożył 120 godzin pracy, wynikających ?z 3 tygodni przestoju technologicznego, na pierwszych ?6 miesięcy roku.

Obowiązkiem pracodawcy jest organizowanie służbowych zadań w taki sposób, który zapewni pełne wykorzystanie czasu pracy (art. 94 ?pkt 2 k.p.). Popełnione przez niego błędy w tym zakresie nie mogą obciążać pracownika.

W praktyce oznacza to, że pracodawca z przykładu 1, który zatrudni nową osobę od 1 lipca 2014 r., powinien zapewnić jej pracę na pierwsze trzy tygodnie etatu (gdy reszta pracowników ma zaplanowany przestój). W przeciwnym razie zrobi nowemu podwładnemu prezent, bo mimo niewypracowania wymiaru nabędzie on prawo do wynagrodzenia za brakujące 120 godzin.

Przykład 2.

Pracodawca z przykładu 1 zatrudnił nowego pracownika działu produkcji od 1 lipca 2014 r. Zaplanował mu na ten miesiąc, tak jak pozostałym zatrudnionym, tylko 44 godziny pracy. Cała załoga rozpoczęła więc miesiąc od trzech tygodni przestoju. Jednak nowy pracownik, w przeciwieństwie do pozostałych, nie miał nadpracowanych 120 godzin z pierwszego półrocza. Załóżmy, że ta wartość nie zostanie wyrównana w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego. Ostatecznie pracownik przepracuje więc przez sześć miesięcy 896 godzin pracy. Mimo to za każdy miesiąc okresu rozliczeniowego powinien otrzymywać stałą pensję w pełnej wysokości, gdyż niedopracowanie wymiaru jest wynikiem niedoplanowania wymiaru przez pracodawcę. Nie może więc być podstawą proporcjonalnego obniżenia jego pensji.

Przy stawce za godzinę

Konieczność przeliczenia wynagrodzenia powstaje jedynie w przypadku pracowników wynagradzanych stawką godzinową. Osoba otrzymująca np. 11 zł na godzinę otrzyma za 44 godziny pracy w lipcu 484 zł. To spowoduje konieczność wyrównania jej wynagrodzenia do płacy minimalnej.

W tym celu należy ustalić:

? ?stawkę godzinową z uzyskanych składników wynagrodzenia:

(484 zł : 184 godziny = 2,63 zł), a następnie

? ?porównać ją do stawki godzinowej z minimalnego wynagrodzenia:

(1680 zł : 184 godziny = 9,13 zł).

Wyrównanie przysługuje za każdą godzinę wymiaru w wysokości różnicy między tymi stawkami:

184 godziny x (9,13 zł – 2,63 zł) = 184 godziny x 6,50 zł = 1196 zł.

Tak wynika z art. 7 ust. 3 ustawy z 10 października ?2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (DzU nr 200, poz. 1679 ze zm.).

Wyrównania będzie wymagać również pensja za listopad, gdyż za 141 godzin pracy pracownik otrzyma 1551 zł. Daje to stawkę godzinową w kwocie 10,77 zł (z uwagi na wymiar równy 144 godzinom). Dzieląc jednak przez ten wymiar minimalne wynagrodzenie, otrzymamy 11,67 zł. Tym samym za każdą ze 144 godzin pracy ?w ramach wymiaru pracownik ma roszczenie o wyrównanie ?w wysokości 90 groszy, czyli łącznie 129,60 zł.

Z końcem okresu rozliczeniowego ewidencja wykaże przepracowanie 896 godzin, przy wymiarze wynoszącym 1016 godzin. To oznacza konieczność wyrównania pensji. Pracownik był gotów do wykonywania obowiązków przez dodatkowych 120 godzin. Jednak wobec niezaplanowania tej pracy brak możliwości jej wykonania stanowi przeszkodę dotyczącą pracodawcy. Podwładny ma więc za te brakujące godziny prawo do wynagrodzenia przestojowego, określonego w stawce godzinowej 11 zł, co da kwotę 1320 zł, należną wraz z pensją za grudzień. Łącznie koszty nierównomiernego rozkładu czasu pracy pracownika wynagradzanego stawką godzinową wobec jednoczesnego niedoplanowania wymiaru wyniosłyby 2645,60 zł.

Umowa po przestoju

Kumulacja zapotrzebowania na pracę może przypadać na różne okresy. Jeśli pierwsza połowa roku to czas stagnacji, po której następuje szczyt produktywności zakładu, to roczny okres rozliczeniowy pozwala planować mniejszą liczbę godzin pracy w dwóch pierwszych kwartałach i zaoszczędzić pewną pulę godzin na poczet kolejnych sześciu miesięcy (w ramach których występuje szczyt produkcyjny).

Również z tą formą nierównomiernego rozkładu pracy wiążą się określone zagrożenia. Zatrudnienie nowych pracowników bezpośrednio po okresie przestoju oraz planowanie im pracy z taką intensywnością jak reszcie załogi spowoduje przekroczenie przez nich przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Z uwagi na zaplanowanie pracy z przekroczeniem wymiaru ścisła realizacja grafiku nie spowoduje nadgodzin dobowych. Wszystkie zaplanowane nadgodziny będą się wiązać z przekroczeniem normy tygodniowej. Z tego tytułu pracownik ma prawo do 100-proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia.

Przykład 3.

Pracodawca wprowadził roczny okres rozliczeniowy w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, zakładając nierównomierny rozkład czasu pracy w ramach systemu podstawowego. Ponieważ liczba zamówień ?w pierwszym półroczu kształtuje się stale na dość niskim poziomie, na okres od stycznia ?do czerwca zaplanowano 15 tygodni, w których praca była wykonywana przez cztery dni. ?W każdy piątek zatrudnieni mieli wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W zamian za ?to na okres od lipca do grudnia 2014 r. zaplanowano załodze dodatkowe 15 pracujących sobót, w wymiarze osiem godzin każda.

Z początkiem lipca 2014 r. pracodawca zatrudnił nowego pracownika magazynu i zaplanował mu pracę tak jak reszcie załogi. W takim przypadku z końcem okresu rozliczeniowego okaże się, że przekroczył on o 120 godzin przeciętną tygodniową normę czasu pracy. Skoro zaś praca w ramach 15 dodatkowych sobót była planowana, za wszystkie te nadgodziny pracownik nabędzie prawo do 100-proc. dodatku do normalnej pensji. Jeśli otrzymuje on jedynie stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2000 zł, to ustalając wysokość normalnego wynagrodzenia ?i dodatku, trzeba podzielić tę kwotę przez wymiar przypadający do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, czyli w grudniu 2014 r.:

2000 zł : 168 zł = 11,90 zł.

Skoro są to nadgodziny średniotygodniowe, za każdą ?z nich pracownik ma prawo do tej stawki tytułem normalnego wynagrodzenia i odrębnie tytułem dodatku. Tym samym wraz z pensją za grudzień powinien on otrzymać:

(120 godzin x 11,90 zł) x 2 = 1428 zł x 2 = 2856 zł.

Zakładając brak oddawania dni wolnych, od początku pracodawca powinien jednak płacić stawki wynagrodzenia za pracę w poszczególnych miesiącach, a na koniec okresu – tylko 100-proc. dodatek.

Łukasz Prasołek jest asystentem sędziego w Sądzie Najwyższym

Karol Lankamer jest wspólnikiem ?w firmie doradczo-szkoleniowej Pogotowie Kadrowe sp.j.

Rozwiązaniem jest odrębny plan

W interesie pracodawcy, który stosuje nierównomierny rozkład czasu pracy, jest wynagradzanie zatrudnionych w nim pracowników stałą stawką miesięczną pensji. W takim przypadku planowanie w niektórych miesiącach mniejszej liczby godzin pracy, niż wynika z wymiaru, nie spowoduje konieczności uzupełniania wynagrodzenia. Zatrudnionym należeć się będzie ?za każdy miesiąc umówiona kwota, niezależnie od zaplanowanej liczby godzin pracy.

Nie uchroni to jednak od ponoszenia nieuzasadnionych kosztów płacowych w przypadku zaplanowania w pierwszych tygodniach zatrudnienia przestoju technologicznego – jak to było ?w przykładzie 1. Podobnie nie wykluczy to ryzyka planowanego przekroczenia wymiaru przez pracownika zatrudnionego ?w drugim półroczu, na które szef założył intensyfikację pracy firmy, jeśli będzie on pracował z taką intensywnością jak reszta załogi.

Jedynym rozwiązaniem tego problemu jest indywidualne planowanie pracy nowo zatrudnionych osób w zakładach łączących długie okresy rozliczeniowe z nierównomiernym rozkładem czasu pracy. Wymiar czasu pracy takiej osoby ustala się odrębnie dla tej części okresu rozliczeniowego, kiedy pozostaje ona w zatrudnieniu. A obowiązkiem pracodawcy jest zaplanowanie jej takiej liczby godzin pracy, jaka wynika ?z tego wymiaru. Przyjmując tę zasadę i akceptując związane ?z nią uciążliwości, zyskujemy gwarancję, że unikniemy dodatkowych kosztów planowanego przekroczenia lub niedopracowania wymiaru. Niestety, nie zawsze jest to możliwe. Jeśli cała fabryka stoi, to i nowo zatrudniony pracownik nie będzie miał co robić.

Przykład 1

Oddział włoskiego koncernu, produkującego złączki do hydrauliki i pneumatyki, realizuje wszystkie zamówienia do końca czerwca każdego roku, a potem cały zakład ma – podobnie jak centrala – trzy tygodnie przestoju. W tym czasie na jego teren wchodzą dwie zewnętrzne firmy, z których pierwsza przeprowadza serwis, naprawy i wymiany w parku maszyn, a druga wykonuje pełny audyt dokumentacji. Dotychczas pracodawca rozwiązywał ten problem, udzielając większości pracownikom urlopów wypoczynkowych. Jednak ok. 15 proc. z nich nie wyrażało na to zgody, więc otrzymywali za ten czas wynagrodzenie przestojowe.

Pod koniec 2013 r. pracodawca zawarł porozumienie ze związkami zawodowymi. Na jego mocy wprowadzono 12-miesięczny okres rozliczeniowy, trwający od 1 stycznia do 31 grudnia, połączony z nierównomiernym rozkładem czasu pracy. Po analizie dotychczasowej pracy oddziału pracodawca przyjął następujący podział godzin pracy na poszczególne miesiące 2014 r.

Plan jest prawidłowy. Przewiduje bowiem 2000 godzin pracy, czyli wartość zgodną z wymiarem ustalonym dla rocznego okresu rozliczeniowego zgodnie z art. 130 k.p. Jeśli pracownicy firmy są wynagradzani stałą stawką miesięczną, realizacja takiego rozkładu godzin pracy w ramach okresu rozliczeniowego nie wpłynie na ich roszczenia płacowe. W każdym miesiącu zachowają prawo do umówionej pensji.