VAT: Wirtualna siedziba może wzbudzić zainteresowanie urzędu skarbowego

Każdy przedsiębiorca przed zarejestrowaniem spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym spotyka się z koniecznością wskazania adresu siedziby przyszłej spółki. Wynajęcie przyzwoitego lokalu, spełniającego wymogi stawiane przez osobę rozpoczynającą działalność gospodarczą, często wiąże się z wysokimi kosztami czynszu najmu, które są poza zasięgiem tego przedsiębiorcy. Dlatego coraz większą popularnością cieszą się wirtualne siedziby firm.

Usługa ta polega przede wszystkim na tym, że za stosunkowo niską opłatę, bo często nie większą niż 200 złotych miesięcznie, nowo powstała spółka może korzystać z adresu korespondencyjnego, numeru telefonu i szafki do przechowywania rzeczy. Ponadto spółce przekazywana jest korespondencja, która tam trafia w formie email lub przesyłek listownych.

Umowa na świadczenie tego typu usług, czyli tzw. umowa coworkingowa, z praktycznego punktu widzenia jest bardzo atrakcyjna, w szczególności dla małych spółek, które w początkowej fazie swojej organizacji w zasadzie jeszcze rozważają jakie miejsca faktycznego wykonywania działalności gospodarczej powinny wskazać w odpowiednich urzędach.

Jest kilka powodów

Tymczasem wraz ze zgłoszeniem wniosku o zarejestrowanie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, konieczne jest złożenie również wniosku, na potrzeby ewidencji podatkowej, czyli stosownego wniosku do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP. W związku z tym, w celu zaspokojenia wymagań stawianych przez przepisy prawa, przedsiębiorcy często decydują się na wskazanie wirtualnej siedziby spółki, a następnie, często po paru miesiącach, wskazują dopiero docelowy adres miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Nierzadko również adres wirtualnego biura staje się jedynym docelowym adresem siedziby spółki.

Korzystanie przez spółki z wirtualnej siedziby często uzasadnione jest również tym, że coraz więcej firm prowadzi działalność, której charakter nie wymaga fizycznej siedziby. Chodzi przede wszystkim o firmy, które działają online.

Usługa wirtualnej siedziby budzi jednak kontrowersje wśród urzędów skarbowych, które od pewnego czasu coraz dokładniej przyglądają się spółkom korzystającym z tego typu usług.

Co prawda, zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 9 maja 2012 r. (SA/Wr 284/12), naczelnicy urzędów skarbowych nie mają przyznanego „luzu decyzyjnego" w ewentualnej możliwości odmowy nadania nowo powstałej spółce numeru NIP i muszą go nadać w ustawowym terminie 3 dni. Zdarza się jednak, że przy zgłoszeniu rejestracyjnym urzędy skarbowe żądają podania dokładnej informacji, gdzie i jaka działalność ma być prowadzona przez spółkę, co często znacząco przedłuża czas oczekiwania na nadanie tego numeru. To samo dotyczy również zgłoszenia spółki jako podatnika VAT.

Szczególne zainteresowanie urzędników skarbowych wzbudzają firmy wykonujące działalność, która wskazywałaby na to, że do jej realizacji konieczna jest fizycznie określona przestrzeń (np. magazyn, produkcja, transport itp.). W takich przypadkach, jeśli urząd skarbowy poweźmie wątpliwość co do wskazanego przez spółkę adresu miejsca wykonywania działalności, to może przeprowadzić kontrolę danej spółki.

Dodatkowo trzeba wskazać, że zgodnie z „cichymi dyrektywami" płynącymi z Ministerstwa Finansów, urzędy skarbowe są zobowiązane do kontrolowania wszelkich podmiotów, które wzbudzają ich nieufność, w tym w szczególności podmiotów mających adresy swoich siedzib w wirtualnych biurach.

Walka z wyłudzeniami

Jest to uzasadnione przede wszystkim koniecznością walki przez urzędy z wyłudzeniami VAT. Zasadniczo bowiem właściwość urzędu skarbowego ustala się na podstawie miejsca wykonywania działalności (czynności) podlegającej opodatkowaniu. Gdy jednak przedsiębiorca wykonuje działalność na obszarze właściwości dwóch bądź więcej urzędów, wówczas właściwość ustala się na podstawie miejsce siedziby przedsiębiorcy.

Wobec tego, w przypadku prowadzenia przez spółkę działalności na obszarze właściwości kilku urzędów skarbowych, gdy faktyczną siedzibą firmy jest jedynie jej siedziba wirtualna, urząd może stanąć przed rzeczywistym problemem chociażby skorzystania z możliwości skontrolowania danego przedsiębiorcy.