Dokumentacja jest jawna i podlega udostępnieniu. Przepisy prawa zamówień publicznych przewidują odrębny tryb dostępu do informacji od trybu określonego w ustawie o dostępie do informacji publicznej i w tym zakresie wyłączają stosowanie jej przepisów.
Kto ma prawo wglądu
Zgodnie z zasadą jawności, dostęp do dokumentacji przebiegu postępowania jest powszechny i mogą z niego skorzystać zarówno wykonawcy (przedsiębiorcy), jak i osoby trzecie, nieubiegające się o udzielenie zamówienia. Osoba zainteresowana nie musi przy tym wykazywać istnienia po swojej stronie jakiegokolwiek interesu prawnego, czy też faktycznego, w uzyskaniu dostępu do dokumentacji.
Prawo dostępu przedsiębiorcy do dokumentacji nie ma jednak charakteru absolutnego. W niektórych, ustawowo określonych, przypadkach zamawiający może je ograniczyć, przede wszystkim – ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa. W praktyce wykonawcy bardzo często zastrzegają informacje niestanowiące tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, z zasady jawności postępowania wynika obowiązek badania przez zamawiającego, czy informacje tak zastrzeżone rzeczywiście tę tajemnicę stanowią. Zamawiający jest zatem w każdym przypadku zobowiązany sprawdzić, czy zachodzą przesłanki uprawniające do ograniczenia jawności.
Na wniosek
Dokumentację postępowania zamawiający udostępnia na wniosek. Do wnioskodawcy, czyli np małej firmy należy wybór, w jaki sposób zamierza się z nią zapoznać – może zatem wnioskować o wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego lub przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku jednak, gdy przesłanie kopii byłoby z przyczyn technicznych znacząco utrudnione (np. ze względu na obszerność dokumentacji), zamawiający ma prawo określić inny sposób udostępnienia.
Jeżeli wykonawca zapoznaje się z dokumentacją na miejscu, na utrwalanie (np. wykonywanie fotografii) ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu musi uzyskać zgodę zamawiającego.
