Udostępnienie dokumentacji prawnej spółki do analizy jest jednym z podstawowych żądań kupujących. Badanie takie wiąże się z ujawnieniem tajemnic spółki potencjalnym konkurentom, proces należy więc odpowiednio przygotować i mądrze nim zarządzać.
Badania przedakwizycyjne spółki (due diligence) są standardem rynkowym. Warto pamiętać, że po przeprowadzeniu badania oferta nabycia może zostać wycofana, a przekazane dane wykorzystane przez konkurencję.
Doradcy kupującego przygotowują zwykle listy dokumentów, jakich będą wymagać. Zapewne poproszą o przekazanie całej dokumentacji korporacyjnej, takiej jak np. księga udziałów, wszystkie umowy sprzedaży udziałów i dowody zawiadomienia spółki o zmianie wspólnika, księga protokołów z kopiami uchwał, korespondencja z sądem rejestrowym, zgody na przeniesienie udziałów, informacje na temat opcji, zastawów na udziałach, umów wspólników.
Konieczne będzie przygotowanie dokumentacji nieruchomościowej: listy nieruchomości spółki, kopii ksiąg wieczystych, wypisów z ewidencji gruntów, zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego, dokumentów stanowiących podstawę własności, pozwoleń na budowę, pozwoleń na użytkowanie. Do standardowych należy zaliczyć prośby o udostępnienie umów handlowych, decyzji administracyjnych, dokumentacji dotyczącej praw własności intelektualnej czy sporów sądowych lub arbitrażowych, dokumentacji IT, pracowniczej oraz środowiskowej.
Prezentując wyniki badania, doradcy przedstawią kupującemu jedynie okoliczności oparte na przedstawionej dokumentacji. Obszary, które nie zostały zbadane z powodu braku lub odmowy udostępnienia dokumentów, zostaną określone jako obszary ryzyka. Od decyzji biznesowej zależy, czy ryzyko to kupujący zaakceptuje.
Przykładowo w przypadku braku udostępnienia zawartej kilka lat wcześniej umowy sprzedaży udziałów doradcy poinformują kupującego o związanym z tym ryzyku, że umowa taka mogła nie zostać zawarta, a sprzedający może nie mieć tytułu prawnego do udziałów. W razie odmowy udostępnienia pozwolenia na budowę kupujący może otrzymać sygnał, że w najgorszym wypadku budynkowi grozi rozbiórka. Opór w przekazywaniu dokumentacji niewrażliwej może więc działać na szkodę sprzedającego.
