Członek zarządu, który pełnił swoje funkcje w poprzednim roku obrotowym, nawet tylko przez jeden dzień, ma prawo zgłosić chęć udziału w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.
Jednak biorąc pod uwagę, że byli członkowie zarządu zwykle nie znają planowanego terminu zwyczajnego zgromadzenia wspólników, to powinni oni zgłosić takie żądanie niezwłocznie po wygaśnięciu swojego mandatu (np. odwołanie czy rezygnacja) lub też na początku roku obrotowego następującego po roku, w którym pełnili swoje funkcje w zarządzie.
Biorąc pod uwagę zasady sporządzania sprawozdania zarządu z działalności spółki, a zwłaszcza sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy, jest czas udzielenia odpowiedzi na takie żądanie nawet do końca marca roku następującego po poprzednim roku obrotowym. Praktyka wskazuje bowiem, że zwyczajne zgromadzenia wspólników odbywają się w miesiącach kwiecień – czerwiec.
Podjęte zawczasu takie działanie umożliwi byłym członkom zarządu skorzystanie z ich uprawnienia. Jednocześnie po stronie aktualnego zarządu powstanie obowiązek zaproszenia byłych członków zarządu na zwyczajne zgromadzenie wspólników, a także zapewnienia im możliwości przeglądania sprawozdania z działalności, sprawozdania finansowego, sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładania swoich uwag do tych dokumentów.
Byli członkowie zarządu, znając termin zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zyskują również możliwość udziału w takim zgromadzeniu w punkcie dotyczącym udzielenia im absolutorium. Przedstawione działanie, zgodne z obowiązującymi przepisami, zapewni aktualnym jak i byłym członkom zarządu spółki ochronę przed odpowiedzialnością, która jest dość szeroka w przypadku profesjonalnych menedżerów.
