Aby uzyskać to zezwolenie uwnioskodawca musi spełnić łącznie szereg przesłanek. Przede wszystkim musi zatrudniać na podstawie umowy o pracę technika warsztatu lub samemu posiadać odpowiednie uprawnienie sprawdzania tachografów cyfrowych >patrz odpowiedź na pytanie czytelnika. Wnioskodawca musi także spełniać warunki warsztatowo-techniczne niezbędne do wykonywania instalacji, napraw lub sprawdzania tachografów cyfrowych >patrz ramka.
Wnioskodawca nie może być prawomocnie skazany za przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu, wymiarowi sprawiedliwości, porządkowi publicznemu, ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu lub obrotowi gospodarczemu. Gdy wnioskodawcą jest spółka handlowa, wymóg ten dotyczy członków jej zarządu. W art. 6 ust. 5 pkt. 4 ustawy są wymogi dotyczące dokumentacji.
Wnioskodawca nie otrzyma zezwolenia, jeżeli jest przewoźnikiem drogowym lub innym podmiotem wykonującym przewozy drogowe, który jest właścicielem lub użytkownikiem pojazdu samochodowego objętego obowiązkiem instalacji i użytkowania tachografu cyfrowego.
Zezwolenie jest wydawane na czas nieokreślony. Znajdziemy w nim imię i nazwisko, miejsce zamieszkania albo nazwę, siedzibę i adres podmiotu posiadającego zezwolenie oraz zakres i miejsca świadczenia usług.
Podmiot prowadzący warsztat powinien dysponować co najmniej dwoma miejscami parkingowymi dla pojazdów, w których mają być instalowane tachografy