Prowadzenie dokumentacji korporacyjnej nie jest wyłącznie kwestią porządku lub bałaganu w dokumentach. Możliwość nałożenia grzywny na członków zarządu, potencjalne próby podważenia ważności uchwał wspólników, czy choćby zaciąganie przez byłych pracowników zobowiązań na podstawie „zapomnianych" pełnomocnictw, to tylko niektóre z zagrożeń związanych z zaniedbaniami dokumentacyjnymi spółki.
Wymogi prawne i dobre praktyki
Wymogiem ustawowym jest prowadzenie księgi udziałów, listy wspólników, księgi protokołów oraz zbioru wydań Monitora Sądowego i Gospodarczego. Pożądaną praktyką korporacyjną jest prowadzenie również rejestru członków organów spółki i prokurentów, rejestru zawiadomień o zmianach korporacyjnych, zbioru korespondencji z sądem rejestrowym oraz rejestru pełnomocnictw.
Audyty prawne spółek, często zlecane przez potencjalnych inwestorów, wykazują szereg nieprawidłowości dokumentacyjnych. Jak zatem poprawnie prowadzić dokumentację korporacyjną?
Księga udziałów
Księga udziałów to wewnętrzny dokument spółki zawierający aktualne dane wspólników. Składają się na nie: imię i nazwisko albo firma (nazwa) każdego wspólnika, siedziba każdego wspólnika, liczba i wartość nominalna udziałów posiadanych przez poszczególnych wspólników, oraz informacja o ustanowieniu zastawu lub użytkowania i wykonywania prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika udziałów.
Księgę udziałów prowadzi się często w formie tabeli, w której zamieszczane są kolejne wpisy w ujęciu historycznym, od chwili założenia spółki. Sposób prowadzenia księgi powinien umożliwiać odczytanie wcześniejszych wpisów.
W spółkach, w których nie funkcjonują zarządy bezkadencyjne, weryfikacja ważności mandatu powinna następować niezwłocznie po odbyciu każdego zwyczajnego zgromadzenia wspólników
Z technicznego punktu widzenia księga może również składać się z kart, z których każda zawiera kolejny wpis (sposób polecany dla podmiotów preferujących unikanie wpisów odręcznych), lub przybrać formę zapisu elektronicznego (wówczas zalecane jest zabezpieczenie dokumentu w sposób uniemożliwiający dokonywanie nieautoryzowanych zmian).
Księga udziałów powinna być udostępniona każdemu ze wspólników, który tego zażąda. Wszelkie zmiany dotyczące wspólników, jak również przysługujących im udziałów, powinny być niezwłocznie odzwierciedlone w księdze. Nieprowadzenie księgi udziałów wiąże się z ryzykiem nałożenia na członków zarządu grzywny w wysokości do 20 tysięcy złotych.
Lista wspólników
Po każdorazowym dokonaniu nowego wpisu w księdze udziałów zarząd zobowiązany jest do złożenia w sądzie rejestrowym nowej, aktualnej listy wspólników zawierającej: dane wszystkich wspólników, informację o liczbie i wartości nominalnej udziałów posiadanych przez poszczególnych wspólników oraz wzmiankę o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału.
Treść listy wspólników jest zatem zasadniczo zbieżna z treścią najnowszych wpisów w księdze udziałów. Po złożeniu w sądzie rejestrowym lista wspólników staje się jawna – dostępna w czytelni sądu rejonowego prowadzącego akta rejestrowe spółki. Zaniechanie obowiązku złożenia sądowi rejestrowemu aktualnej listy wspólników zagrożone jest karą grzywny do 20 tys. złotych.
Zbiór protokołów
Księga protokołów prowadzona jest często w formie segregatorów zawierających: protokoły wszystkich zgromadzeń wspólników, wszystkie uchwały wspólników podjęte poza zgromadzeniami, protokoły wszystkich posiedzeń zarządu, wszystkie uchwały zarządu podjęte poza posiedzeniami, protokoły posiedzeń oraz uchwały innych organów spółki, takich jak rada nadzorcza czy komisja rewizyjna.
Do księgi protokołów powinny być również dołączone wszystkie pełnomocnictwa do reprezentowania wspólników na zgromadzeniach. Z technicznego punktu widzenia poruszanie się po księdze protokołów znacząco ułatwia prowadzenie spisu treści, aktualizowanego po każdorazowym dodaniu dokumentu.
Rejestr członków organów spółki
Choć nie jest to wymóg prawny, w spółce funkcjonować powinien rejestr członków organów spółki oraz prokurentów. Powinien on wskazywać datę i numer uchwały powołującej danego członka w skład organu spółki (na prokurenta), datę wpisu powołania do rejestru przedsiębiorców, datę złożenia rezygnacji lub odwołania ze stanowiska oraz datę wykreślenia z rejestru przedsiębiorców.
W przypadku spółek, których umowy lub akty założycielskie nie przewidują zarządu bezkadencyjnego, do rejestru należy wpisywać również daty uchwał przedłużających kadencję danego członka organu.
Powołanie, odwołanie, zgoda na funkcję, niekaralność
Rejestr powinien zawierać również dokumenty związane z powołaniem i odwołaniem poszczególnych członków organów spółki i prokurentów, jeżeli nie stanowią one części księgi protokołów.
Dodatkowo, w odniesieniu do członków zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidatorów, do rejestru załączona powinna zostać dokumentacja wskazująca na wyrażenie zgody na pełnienie funkcji oraz na brak przeciwwskazań do pełnienia obowiązków (którymi mogą być np. skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa w art. 18 § 2 Kodeksu spółek handlowych, obowiązywanie środka karnego w postaci zakazu zajmowania określonego stanowiska, czy też pełnienia niektórych funkcji publicznych).
Choć wymaganie dostarczenia przez członków zarządu zaświadczeń o niekaralności w praktyce może okazać się trudne lub nietaktowne, celowe wydaje się złożenie przez kandydatów na członków zarządu stosownego oświadczenia. Należy zwrócić uwagę, że sądy rejestrowe coraz częściej wzywają do składania takich oświadczeń, stąd można spodziewać się, że ten element dokumentacji korporacyjnej przestanie być „dobrą praktyką", a stanie się powszechnie stosowanym wymogiem.
Rejestr członków organów spółki spełnia dwie podstawowe funkcje: pozwala w szybki sposób potwierdzić uprawnienia do reprezentowania spółki w dowolnie wybranej dacie (jak również sprawnie odnaleźć dokument potwierdzający te uprawnienia w księdze protokołów), oraz monitorować, czy kadencja żadnego z członków organu „niespodziewanie" nie wygasła.
Niestety, wygaszanie mandatów członków zarządu i rady nadzorczej wskutek braku przedłużenia kadencji nie jest zjawiskiem rzadkim. Jego konsekwencje mogą stanowić poważny problem dla działalności podmiotu, jak również dla samych byłych członków zarządu dokonujących czynności prawnych jako fałszywy organ. Dlatego też w spółkach, w których nie funkcjonują zarządy bezkadencyjne, weryfikacja ważności mandatu powinna następować niezwłocznie po odbyciu każdego zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Zawiadomienia o zmianach
Spółka powinna zostać zawiadomiona o wszystkich zmianach własnościowych udziałów, wstąpieniu przez jakikolwiek podmiot w pozycję dominującą wobec spółki, a także ustanowieniu zastawu oraz użytkowania na udziałach. Do zawiadomienia powinien zostać załączony dowód przeniesienia udziału (lub, odpowiednio, ustanowienia zastawu lub użytkowania na udziałach).
Zbycie udziału, jak również ustanowienie zastawu i użytkowania na udziale nie są skuteczne wobec spółki do czasu prawidłowego jej zawiadomienia, co wpływa na uprawnienie nowego wspólnika do wykonywania praw udziałowych. Z kolei brak zawiadomienia o powstaniu stosunku dominacji, w terminie 2 tygodni od dnia powstania takiego stosunku, powoduje zawieszenie wykonywania prawa głosu z udziałów spółki dominującej reprezentujących więcej niż 33 proc. kapitału zakładowego spółki.
Z uwagi na rangę sankcji za brak poszczególnych zawiadomień, jaką może być brak możliwości podejmowania uchwał przez wspólników, rejestr ten ma duże znaczenie dla poziomu bezpieczeństwa prawnego spółki. Często jest on prowadzony w formie segregatora zawierającego poszczególne zawiadomienia oraz dowody przeniesienia udziałów, ustanowienia zastawu lub użytkowania.
Monitor Sądowy i Gospodarczy
Wymogiem ustawowym jest przechowywanie w siedzibie spółki wszystkich numerów Monitora Sądowego i Gospodarczego, w których zamieszczone są ogłoszenia i obwieszczenia dotyczące danej spółki. Obecnie zbiór ten przybiera formę zapisów elektronicznych.
Korespondencja z sądem rejestrowym
Wysoce wskazane jest przechowywanie w spółce pełnej korespondencji z sądem rejestrowym. Segregator taki powinien zawierać kompletne kopie wszystkich dokumentów złożonych do sądu rejestrowego, wraz z załącznikami oraz potwierdzeniem złożenia (prezentata) lub nadania przesyłką poleconą, jak również oryginały wszystkich wezwań, postanowień i innych pism doręczonych przez sąd.
Ważne jest, aby do każdego pisma z sądu rejestrowego załączyć informację o dacie doręczenia, co pozwala na obliczenie terminu do ewentualnego odwołania się od niekorzystnego postanowienia.
Prawidłową praktyką korporacyjną jest prowadzenie rejestru pełnomocnictw spółki. Rejestr taki najwygodniej jest prowadzić w formie elektronicznej. Powinien on zawierać informacje na temat danych pełnomocnika, daty udzielenia pełnomocnictwa, zakresu pełnomocnictwa oraz daty odwołania pełnomocnictwa. Wraz z rejestrem wskazane jest przechowywanie, najlepiej w jednym miejscu, kopii wszystkich udzielonych pełnomocnictw.
Odwołanie pełnomocnika
W przypadku odwołania pełnomocnictwa należy żądać zwrotu oryginału dokumentu pełnomocnictwa oraz zaznaczyć na nim datę odwołania. Odwołany pełnomocnik jest uprawniony do otrzymania kopii pełnomocnictwa, opatrzonej wyraźną informacją o jego wygaśnięciu oraz o dacie (ewentualnie również godzinie) wygaśnięcia.
Wskazane jest poinformowanie ewentualnych kontrahentów (dostawców, banku – w zależności od zakresu uprawnień pełnomocnika) o wygaśnięciu pełnomocnictwa.
Prowadzenie rejestru pomaga w utrzymaniu kontroli nad uprawnieniami do zaciągania zobowiązań w imieniu spółki oraz weryfikację tego, czy w obrocie funkcjonują pełnomocnictwa, które powinny zostać odwołane.
Piotr Jaśkiewicz prawnik z kancelarii Baker & McKenzie
Komentuje Piotr Jaśkiewicz prawnik z kancelarii Baker & McKenzie
Rzetelne prowadzenie dokumentacji korporacyjnej, podobnie jak dokumentacji pracowniczej, księgowej czy podatkowej, wpływa na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa prawnego spółki oraz pomaga zapobiegać wielu niepotrzebnym komplikacjom w jej funkcjonowaniu.
Dlatego też, w przypadku zauważenia braków dokumentacyjnych – zwłaszcza w zakresie dokumentów obowiązkowych – sugerowane jest odtworzenie, a w razie konieczności założenie odpowiednich zbiorów dokumentów.
Warto również zastanowić się nad sposobem zabezpieczenia oraz przechowywania kopii zapasowych dokumentów prowadzonych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
