Pośpiech przy sporządzaniu regulaminu pracy może się odwrócić przeciwko pracodawcy

Regulamin pracy jest na gruncie przepisów kodeksu pracy jednym z podstawowych dokumentów regulujących praktyczne wykonywanie stosunku pracy. Jak jednak pokazuje praktyka, jego prawidłowe sporządzenie i wprowadzenie w życie przysparza pracodawcom wielu problemów.

W pierwszej kolejności należy odwołać się do podstawowej funkcji, jaką ma spełniać regulamin pracy. Jak wskazuje art. 104 § 1 kodeksu pracy, ma on ustalać organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Z tego względu treść regulaminu pracy trzeba ustalić w taki sposób, aby zapewniała organizację i porządek procesu pracy w konkretnym zakładzie pracy.

W praktyce nie jest zatem możliwe sporządzenie uniwersalnego wzoru regulaminu pracy, który odpowiadałby potrzebom każdego pracodawcy i zatrudnionych u niego osób. Trzeba bowiem mieć na uwadze to, w jaki sposób ma być zorganizowana codzienna praca i jak ma wyglądać funkcjonowanie tego jednego, konkretnego pracodawcy.

Wskazówki co do tego, co konkretnie ma zawierać treść regulaminu pracy, wynikają m.in. z art. 104

1

§ 1 k.p. Ma on ustalać m.in.

- organizację pracy,

- warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,

- wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia.

To wyliczenie nie ustala jednak zamkniętego katalogu zagadnień, które można uregulować w regulaminie pracy.

Często spotykaną praktyką jest przepisywanie wprost do regulaminu pracy treści przepisów kodeksu pracy. Ale jest to tylko pozorne ułatwienie.

Choć takie postępowanie samo w sobie nie jest błędem ani naruszeniem regulacji z zakresu prawa pracy, to jednak wydaje się niecelowe. Rolą regulaminu pracy nie jest bowiem powielanie postanowień kodeksowych. Przeniesienie do treści regulaminu pracy norm z kodeksu pracy nie jest też warunkiem stosowania i obowiązywania tych przepisów w odniesieniu do objętych nim pracowników.

Natomiast taki sposób zbudowania regulaminu pracy oznaczać będzie konieczność jego korygowania w razie zmiany treści k.p. przez ustawodawcę. Postanowienia regulaminu pracy mogą bowiem być wtedy niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Jako przykład warto tu przytoczyć zmianę art. 168 k.p. Zgodnie z jego treścią obowiązującą od 1 stycznia 2012 r. urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy mu udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku.

Natomiast wcześniej, do 31 grudnia 2011 r., zaległego urlopu należało udzielić do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Pracodawca, który do regulaminu pracy przeniósł treść art. 168 k.p., musiał dokonać zmiany regulaminu. A to się wiąże z czasem i zachowaniem procedur. Tymczasem przepisywanie treści tego przepisu do regulaminu w ogóle nie jest konieczne do tego, aby ta regulacja obowiązywała w odniesieniu do pracowników objętych regulaminem.

Jak pokazuje praktyka, źródłem wielu problemów dla pracodawców jest również prawidłowe wprowadzenie regulaminu pracy do firmowego obiegu. Podstawowe znaczenie w tej kwestii ma treść art. 104

3

§ 1 k.p., zgodnie z którym regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zgodnie zaś z art. 104

3

§ 2 k.p. pracodawca ma obowiązek zapoznać zatrudnionego z jego treścią, zanim przystąpi on pracy.

Wielu pracodawców przyjmuje, że z tych regulacji wynikają ich jedyne obowiązki związane z wprowadzaniem w życie regulaminu pracy. Tak jednak nie jest. Jeśli bowiem regulamin pracy zawiera postanowienia mniej korzystne dla pracownika od tych zawartych w umowie o pracę podpisanej z pracownikiem, aby mogły być wobec niego stosowane, pracodawca musi je wprowadzić do treści angażu podpisanego z tą osobą (np. stosownym porozumieniem zmieniającym).

Innym przykładem jest zawarcie w regulaminie pracy wskazanego w art. 104

1

§ 1 pkt 7a k.p. wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe. Zgodnie z art. 2001 § 3 k.p. wykaz ten określa pracodawca po uzyskaniu zgody lekarza wykonującego zadania służby medycyny pracy. Ponadto wymaga on zatwierdzenia przez właściwego inspektora pracy.

Z podanych przykładów jednoznacznie wynika, że prawidłowe sporządzenie i wprowadzenie w życie regulaminu pracy jest dużo bardziej skomplikowane, niż to się na pozór wydaje. Warto dokładnie ustalić, jaka ma być treść regulaminu, przed przystąpieniem do czynności związanych z jego tworzeniem i wprowadzeniem go w życie.

KONIECZNA ZGODA LUB ZGŁOSZENIE

Regulamin pracy może zawierać uregulowania, które w konkretnych okolicznościach do ich zastosowania mogą wymagać uzyskania stosownych zgód lub dokonania zgłoszeń. Jako przykład można wskazać art. 104

1

§ 1 pkt 2 k.p.

Zgodnie z nim regulamin pracy określa systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy. Z tego względu pracodawca zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, który zamierza wprowadzić np. równoważny system czasu pracy rozliczany w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, powinien tę kwestię uregulować w tym regulaminie.