O czym pamiętać przy tworzeniu kwestionariusza osobowego

Kwestie związane z danymi osobowymi, jakich pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie, a potem od pracowników, jak również te dotyczące kwestionariuszy osobowych oraz prowadzenia akt osobowych, reguluje kodeks pracy i rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) Ustawodawca w treści art. 221  kodeksu pracy zawarł zamknięty katalog danych osobowych, jakich domagać się może pracodawca. Podanie innych informacji jest dopuszczalne, jeśli obowiązek ich ujawnienia wynika z odrębnych przepisów.

Jednocześnie przepisy pozwalają pracodawcy żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak również pracownika, wypełnienia kwestionariusza osobowego. Ich pomocnicze wzory stanowią załączniki do wskazanego rozporządzenia.

Pracodawca musi bezwzględnie przestrzegać obowiązującego zakresu danych, które jako wymagane może zawierać druk kwestionariusza osobowego składanego przez kandydata na etat czy już zatrudnionej osoby.

Konsekwencje naruszeń

Ponieważ w zakresie nieuregulowanym przepisami kodeksu pracy stosuje się tu regulacje z ustawy o ochronie danych osobowych, brak respektowania granic, w jakich można zadawać pytania, może się wiązać z odpowiedzialnością karną dla pracodawcy.

Zgodnie bowiem z art. 49 ust. 1 powołanej ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) – kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć nie jest to dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat.

Tym samym uzyskiwanie, jak również przetwarzanie standardowych i często wymaganych danych takich jak chociażby miejsce urodzenia, numer konta bankowego czy załączenie do kwestionariusza osobowego zdjęcia, może zostać uznane za nielegalne działanie skutkujące możliwością poniesienia odpowiedzialności karnej.

Niemniej wydaje się, że w pewnych sytuacjach, po spełnieniu dodatkowych wymogów, pracodawca ma prawną możliwość uzyskania i dysponowania wyszczególnionymi powyżej danymi osobowymi.

Nierzadko pracodawcy stosują również kwestionariusze danych osobowych obejmujące numer konta bankowego pracownika. W praktyce stosowanej przez pracodawców o rozbudowanej strukturze organizacyjnej czy prowadzących działalność handlową na terenie całego kraju, przekazywanie wynagrodzeń za pośrednictwem przelewów bankowych jest powszechnym i preferowanym zjawiskiem.

W takich sytuacjach pracodawcy często powołują się na dyspozycję art. 86 § 3 k.p., zgodnie z którą obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

Informacja o koncie

Automatyczne i odgórne zawarcie w kwestionariuszu osobowym żądania udzielenia informacji o numerze rachunku bankowego, bez uzyskania wcześniejszej zgody pracownika przez odrębne i indywidualne oświadczenie woli, jest niedopuszczalne i wbrew przepisom.

Z uwagi na kolizje norm o ochronie danych osobowych, jak również wskazanego przepisu umożliwiającego bezgotówkową metodę wypłaty wynagrodzenia, zasadne jest wyraźne zaznaczenie przez pracodawcę dobrowolności udzielenia przez zatrudnionego informacji o numerze konta bankowego, jak również wyrażenia przez pracownika zgody na jego gromadzenie i przetwarzanie dla potrzeb zatrudnienia.

Osobisty wizerunek

Również gromadzenie i przechowywanie zdjęć osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników jest co do zasady niedopuszczalne. Wyłącznie dobrowolna zgoda na udostępnienie i przetwarzanie własnego wizerunku eliminuje niebezpieczeństwo dla pracodawcy.

Taka zgoda może zostać wyrażona zarówno w formie zapisu umowy o pracę jak i w odrębnym dokumencie – oświadczeniu. Żeby wykluczyć ewentualne konsekwencje dla pracodawcy, pracownik powinien udzielić zgody wyraźnie i jednoznacznie. Nie powinna ona mieć charakteru konkludentnego, np. przez sam fakt złożenia zdjęcia przez pracownika.

Właściwe wydaje się również umieszczenie adnotacji w kwestionariuszu bądź w innym stosownym dokumencie, że w wypadku nieprzydatności fotografia zostanie zwrócona pracowników lub zniszczona.

Podsumowując – gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych takich jak miejsce zamieszkania, numer konta czy zdjęcia kandydatów i pracowników, jest generalnie zabronione. Jednak w pewnych wypadkach po uzyskaniu pisemnej akceptacji dopuszczalne jest posiadanie i dysponowanie przedmiotowymi informacjami przez pracodawcę.

Pośrednie źródła informacji

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje co do zasady w formie oświadczenia. Jednak pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych przez ich potwierdzenie stosownymi dokumentami, np. za pomocą dowodu osobistego czy aktów stanu cywilnego.