Zasady udzielania czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika reguluje tylko jeden przepis
– art. 151
2
§ 2. Tylko z pozoru są one proste, ale w praktyce budzą wątpliwości.
Trzy zasady
Udzielając podwładnemu czasu wolnego w zmian za przepracowane godziny nadliczbowe, szef musi pamiętać o podstawowych regułach:
1.
wolne za nadgodziny musi dać do końca okresu rozliczeniowego
W przeciwieństwie do czasu wolnego udzielanego na wniosek zatrudnionego, który może przypadać także w następnych okresach rozliczeniowych po tym, kiedy były nadgodziny, szef oddający czas wolny bez wniosku ma to zrobić bezwzględnie w tym samym okresie rozliczeniowym. Zatem danie go w innym miesiącu, niż wystąpiły nadgodziny, będzie dopuszczalne jedynie wtedy, gdy w firmie obowiązuje dłuższy niż miesięczny okres rozliczeniowy.
Przykład
Pan Marek, pracownik w firmie transportowej, w lipcu 2012 r. miał 10 godzin nadliczbowych.
Ponieważ w pierwszej połowie sierpnia szef planował przestój, chciał udzielić mu w tym okresie czasu wolnego w zamian za nadgodziny. Niestety, w firmie obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy i nie będzie to możliwe.
2.
czas wolny musi być udzielony w wymiarze o 50 proc. wyższym niż liczba przepracowanych nadgodzin
Ze względu na udzielanie czasu wolnego wbrew woli pracownika i w terminie dogodnym dla szefa ustawodawca zagwarantował oddawanie go bez wniosku podwładnego w proporcji 1:1,5. Zatem za każdą nadgodzinę otrzyma on półtorej godziny wolnego.
Przykład
Pan Michał w czerwcu przepracował 16 nadgodzin. Chcąc je zrekompensować, pracodawca musi pamiętać, że zatrudnionemu należy się o 50 proc. więcej czasu wolnego w stosunku do przepracowanych nadliczbówek. Decyzją szefa ostatnie trzy dni robocze czerwca (24 godziny) były dla pana Michała wolne.
3.
udzielony czas wolny nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar pracy
Art. 80 k.p. przesądza o tym, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko za pracę wykonaną, z wyjątkiem sytuacji, w których przepisy stanowią inaczej. W ostatnim przykładzie pan Michał dostał trzy dni robocze wolne w zmian za przepracowane nadgodziny. Nie ulega wątpliwości, że w tych trzech dniach nie pracował i w świetle art. 80 k.p. nie powinien otrzymać za to wynagrodzenia. Pana Michała chroni jednak art. 151
2
§ 2 k.p. Jego wynagrodzenie można obniżyć tylko wtedy, gdyby czas wolny był udzielany na wniosek pracownika. Takiego przypadku nie ogranicza bowiem art. 151
2
§ 2 k.p.
Przykład
Pan Waldemar pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, a jego miesięczne wynagrodzenie zasadnicze wynosi 1600 zł brutto. Omawiany miesiąc ma cztery pełne tygodnie – norma wynosi 160 godzin. Za jedną godzinę pracy w tym miesiącu powinien otrzymać 1600 zł / 160 godz. = 10 zł.
W pierwszych dwóch tygodniach pan Waldemar przepracował 96 godzin, tym samym ma 16 godzin nadliczbowych (8 dni pracy po 10 godz. + 2 dni pracy po 8 godz.). Kolejny tydzień pracuje zgodnie z planem, czyli 40 godzin (5 dni pracy po 8 godz.). W ostatnim tygodniu dostał trzy dni wolnego w zamian za godziny nadliczbowe wypracowane w dwóch pierwszych tygodniach miesiąca.
W całym miesiącu łącznie pracował 152 godziny (160 + 16 – 24), za co należy mu się 1520 zł pensji. Jednak zgodnie z art. 151
2
§ 2 k.p. nie dostanie mniej niż wynagrodzenie należne za przepracowany pełny miesięczny wymiar, czyli 160 godz. x 10 zł = 1600 zł.
Sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje, gdy mamy dłuższy okres rozliczeniowy i postanowimy dać podwładnemu czas wolny w zamian za nadgodziny wypracowane w innym miesiącu.
Przykład
Pan Jarosław, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, ma miesięczne wynagrodzenie zasadnicze 1600 zł brutto. Okres rozliczeniowy w firmie to dwa miesiące. Omawiane mają po cztery pełne tygodnie pracy i ich norma wynosi po 160 godzin. W pierwszym miesiącu zatrudniony wypracował 170 godzin (10 godz. nadliczbowych z 50-proc. dodatkiem), a w drugim miesiącu szef udzielił mu 15 godzin czasu wolnego za nadgodziny w proporcji 1:1,5. W całym miesiącu pan Jarosław przepracował tylko 145 godzin.
Poprawnie policzone wynagrodzenie powinno wyglądać tak:
I miesiąc: 170 godz. x 10 zł = 1700 zł dodatku (50 proc. dodatku do wynagrodzenia nie trzeba wypłacać, ponieważ szef udzielił panu Jarosławowi czasu wolnego w zamian za nadgodziny), II miesiąc: 145 godz. x 10 zł = 1450 zł + wynagrodzenie z a 15 godzin wolnego w takiej wysokości, aby łącznie pracownik zarobił minimalnie 1600 zł.
Mimo że panu Jarosławowi udzielono czasu wolnego za godziny nadliczbowe, zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę. W tym przykładzie szef zyskuje tylko na 50-proc.dodatku, którego nie musi wypłacać.
Uwaga
! Czas wolny udzielany za godziny nadliczbowe zastępuje wypłatę dodatków (50- lub 100-proc.), co nie oznacza, że nie ma w ogóle obowiązku wypłaty za taką pracę. Za godziny faktycznie przepracowane podwładny powinien nadal otrzymywać tzw. normalne wynagrodzenie. Jest to zgodne z art. 80 k.p.
Bez oszczędności
Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika w innym miesiącu, niż one miały miejsce, jest więc niekorzystne dla pracodawcy. Paradoksalnie wcale nie będzie tańsze od zapłacenia za nie wynagrodzenia z dodatkiem, zwłaszcza gdyby wynosił on 50 proc.
Przykład
Pan Grzegorz, zatrudniony podobnie jak pan Jarosław z poprzedniego przykładu, otrzymuje wynagrodzenie za nadgodziny, a nie czas wolny. Wtedy w pierwszym miesiącu szef zapłaci mu 1750 zł (1700 zł wynagrodzenia + 50-proc. dodatek za 10 godzin, czyli 5 zł x 10 godz.), a w drugim miesiącu 1600 zł, co daje w sumie 3350 zł za 330 godzin pracy (170 godz. w pierwszym + 160 godz. w drugim miesiącu).
Oddając czas wolny, tak jak w poprzednim przykładzie, pan Grzegorz zarobi tylko 50 zł mniej, gdyż 3300 zł (1700 zł w pierwszym miesiącu + 1600 zł w drugim), ale za 315 godzin pracy. Porównanie stawek godzinowych w obu wypadkach daje różnicę 33 groszy na wartości jednej godziny pracy (3300 : 315 godz. = 10,48 zł, a 3350 zł : 330 godz. = 10,15 zł, a więc 10,48 zł - 10,15 zł = 0,33 zł).
Ten przykład pokazuje, że oddawanie czasu wolnego bez inicjatywy pracownika w innym miesiącu, niż przypadały nadgodziny, nie będzie korzystne, gdyby podczas takiego wolnego musiała go zastąpić inna osoba. W takim wypadku bardziej opłacalne będzie zapłacenie za nadgodziny pierwszemu pracownikowi i normalna praca tej osoby w drugim miesiącu.
Wezwanie w trakcie tych 15 godzin czasu wolnego kogoś innego do firmy nie tylko zniweluje oszczędności płacowe poczynione wskutek oddania czasu wolnego, ale spowoduje nawet wzrost kosztów płac w porównaniu z tym, gdyby pierwszemu pracownikowi zapłacono za nadgodziny.
Oznacza to, że polityka kadrowa niektórych firm zmuszająca kierowników do oddawania za wszelką cenę czasu wolnego za nadgodziny nie jest właściwa. W niektórych wypadkach można wręcz uznać, że jest to działanie na szkodę pracodawcy.
