Co do zasady pracownikowi trzeba udzielić urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, kiedy nabył do niego prawo. Tak stanowi art. 161 kodeksu pracy.
Zdarzają się jednak takie sytuacje, kiedy wybranie go w tym terminie jest niemożliwe, bo np. podwładny chorował albo pracownica korzystała z urlopu macierzyńskiego. Wtedy dopuszcza się przesunięcie daty, kiedy wolno zrealizować to uprawnienie.
Przykład
W połowie września 2011 r. pani Marzena urodziła trojaczki.
Do tego czasu nie brała urlopu wypoczynkowego za 2010 r., bo wówczas długo chorowała i leczyła się na bezpłodność, a część 2011 r. spędziła na zwolnieniach lekarskich z powodu zagrożonej ciąży.
Choć nie wykorzystała ani jednego dnia wakacji w 2010 i 2011 r., te dni jej nie przepadły. Może je wybrać w kolejnych latach jako urlop zaległy.
Pół roku później
dalej ustawa deregulacyjna) zmieniła art. 168 k.p., mówiący o najpóźniejszym wykorzystaniu urlopu zaległego.
Przez lata obowiązywał przepis, w myśl którego pracownikowi, który nie wybrał urlopu w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. (czyli według planu urlopu lub po porozumieniu z pracodawcą), należało go udzielić do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
Spod tej regulacji wyłączona była jedynie część urlopu na żądanie (art. 167
2
k.p.). Ten kawałek wolnego (najwyżej cztery dni w roku kalendarzowym) nadal jest tak samo traktowany (patrz dalej), ale zmienił się termin wybrania podstawowej części.
Od 1 stycznia 2012 r. zatrudnieni mają aż dziewięć miesięcy na to, aby się zdecydować, kiedy zrealizować wakacje z poprzedniego roku, czyli w tym wypadku z 2011 r. Podkreślamy tę datę, bo ma ona szczególne znaczenie (patrz dalej). Zatem w myśl zmienionego brzmienia art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Część w pierwszym kwartale
Nowe zasady dłuższego wybrania urlopu nie dotyczą jednak wszystkich dawnych wakacji. Te, które pracownik nagromadził sprzed 2011 r., musiał wykorzystać zgodnie z pierwotnym terminem, czyli do końca marca 2012 r. Skąd taka rozbieżność w traktowaniu uprawnienia do tego wolnego?
Tak wynika z interpretacji Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy. Urzędy uważają, że zaległy urlop sprzed 2011 r. trzeba było wziąć do końca marca zgodnie z poprzednim brzmieniem art. 168 k.p. A to dlatego, że skoro prawo do tego wolnego pracownik nabył pod rządami starego przepisu, to nie ma mowy o przyjęciu korzystniejszego okresu na wybranie zaległości, czyli do końca września.
Taka interpretacja to skutek niechlujstwa przy przyjmowaniu nowelizacji art. 168 k.p. W ustawie deregulacyjnej nie było przepisów przejściowych, które określałyby sytuacje wątpliwe czy wyjaśniały kwestie przedawnienia roszczeń. Od początku nie były one nawet jasne dla resortu pracy. W opinii z 12 grudnia 2011 r. wskazywał, że „w ocenie Departamentu [Prawa Pracy] zmieniony art. 168 k.p. będzie miał zastosowanie do urlopu zaległego za rok 2011 i do urlopów zaległych za poprzednie lata. W 2012 r. urlopy niewykorzystane za poprzednie lata mają bowiem status urlopu zaległego”
Zobacz
Po ponad trzech miesiącach ministerstwo zmieniło jednak zdanie i uznało, że dłuższy termin wykorzystania przez pracownika zaległości wakacyjnej odnosi się tylko do tej pochodzącej z 2011 r. - patrz stanowisko. Konsekwentnie natomiast od wprowadzenia nowelizacji taką opinię miał Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z 16 grudnia 2011 r., GNP-364-4560-63-1/11/PE/RP).
Według niego tylko wakacje z 2011 r. wolno wykorzystać do końca września. Pozostałe niewybrane dawne urlopy trzeba było zrealizować do końca marca, czyli zgodnie ze starą treścią art. 168 k.p. A dla pracodawców to opinia PIP jest bardziej istotna, gdyż mogą ją stosować przychodzący na kontrolę inspektorzy pracy.
Przykład
Zgodnie z tymi interpretacjami pani Marzena z poprzedniego przykładu może wykorzystać urlop z 2011 r. do końca września 2012 r., a gdyby jej się to nie udało w tym terminie – to nawet do końca września 2015 r.
Natomiast na wybranie wakacji niezrealizowanych w 2010 r. ma czas tylko do końca marca 2014 r.
Jak liczyć przedawnienie
Tu istotny problem dotyczył przedawnienia samego urlopu i prawa jego domagania się. Zgodnie z art. 291 k.p. oraz wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00) roszczenie o udzielenie wypoczynku przedawnia się z upływem trzech lat od daty jego wymagalności. Liczy się to od końca roku albo od daty końcowej jego wykorzystania jako urlopu zaległego, jeśli został przesunięty na kolejny rok z przyczyn dotyczących pracownika lub pracodawcy.
Gdyby więc przyjąć korzystniejszą dla pracowników interpretację wykorzystania zaległego urlopu, np. tego z 2008 r., zgodnie z nowym art. 168 k.p. termin jego przedawnienia wydłużyłby się o pół roku, do końca września 2012 r. Resort pracy nie zdecydował się jednak na taką dogodność, podobnie jak PIP.
Wskazując przykład zaległego urlopu z 2008 r., ministerstwo odwołało się zarówno do terminu przedawnienia roszczeń pracowniczych, jak i poprzedniego art. 168 k.p. Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy (w tym do urlopu) przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Skoro więc termin na udzielenie wakacji za 2008 r. przypadał, zgodnie z obowiązującym wówczas art. 168 k.p., najpóźniej do 31 marca 2009 r., od tej daty należy liczyć upływ trzyletniego przedawnienia. Zatem roszczenie o wypoczynek za 2008 r. wygasło już z końcem marca 2012 r.
Podobnie koniec marca (odpowiednio w kolejnych latach) trzeba przyjąć jako definitywny termin wyjazdu na urlop z 2009 i 2010 r. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że aby to uprawnienie pracownikowi nie przepadło, wystarczy, że przynajmniej przed końcem pierwszego kwartału rozpocznie urlop. Inne wątpliwości
Ujednolicone stanowiska urzędów w sprawie dawnych urlopów to niejedyna interpretacja niejasnych przepisów, a właściwie ich braku. Były one tym bardziej potrzebne, gdyż regulacje dotyczące jednego z najbardziej żywotnych uprawnień przygotowano w sposób nieprecyzyjny, a na dodatek bez liczenia się z ich odbiorcami.
Pierwsza niepewność z nowymi zasadami udzielania wypoczynku długo dotyczyła tego, czy nowy przepis odnosi się już do urlopu zaległego pochodzącego z 2011 r., czy dopiero do
tego za 2012 r. Ministerstwo Pracy i GIP, zapytane przez redakcję „Rzeczpospolitej” jeszcze przed wejściem w życie tych regulacji, zgodnie przyznały, że modyfikacja odnosi się już do urlopu za 2011 r., przy którym obowiązuje wydłużony okres na jego wybranie.
Wcześniej jednak na tym terminie potknął się GIP, który w ciągu zaledwie dwóch dni zmienił opinię. Początkowo twierdził, że dłuższe wykorzystanie zaległości będzie działało dopiero wobec urlopów z
2012 r. i te będzie można wybrać do 30 września 2013 r. Potem urząd zapytany przez „Rzeczpospolitą” odpowiedział wręcz odwrotnie – na realizację zaległych wakacji z 2011 r. jest czas do końca września 2012 r.
Zobacz
Przymusowa kanikuła
Nawet jeśli pracownik nie wybierze ubiegłorocznych wakacji do końca września, nie przepadają mu. I tak będzie do czasu, aż uprawnienie się przedawni. Nie znaczy to jednak, że szef nie będzie naciskał, aby je wykorzystał.
Tym bardziej że GIP, powołując się na wyroki Sądu Najwyższego, uważa, że pracodawca może wysłać podwładnego na zaległy zwykły urlop do końca września następnego roku (i nie ma to nic wspólnego z przymusem urlopowym w okresie wypowiedzenia).
Co prawda stanowisko w tej sprawie z 2009 r. (GPP–110-4560-8/09/PE/RP) urząd podjął wobec poprzedniego brzmienia przepisu (czyli do końca marca), ale zachowuje ono swoją aktualność.
Przypominamy pracodawcom
Łaskawy szef może nie korzystać z uprawnienia do przedawnienia urlopu pracownika za 2008 r. i udzielić mu go nawet później, czyli po upływie pierwszego kwartału. To jego dobra wola. Jeśli jednak nie będzie jej miał, pracownikowi nie przysługuje żadne roszczenie.
Uwaga! Inspektor pracy, który przyjdzie na kontrolę do firmy, też będzie rozliczał pracodawców z terminów wynikających z kodeksu pracy i urzędowych opinii. Późniejsze udzielenie zaległego urlopu szef może tłumaczyć działaniem na korzyść podwładnego.
W takiej sytuacji lepiej mieć pismo pracownika, w którym wnioskuje on o przesunięcie daty wykorzystania zaległości.
Kiedy grozi kara
Gdyby przełożony nie udzielił przysługującego podwładnemu urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniżył jego wymiar, popełniłby wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.), zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.
