Co do zasady, zgodnie z art. 161 kodeksu pracy, pracownik powinien skorzystać z urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Nie zawsze jednak będzie to możliwe.
Czasami podwładny nie wyjedzie na wakacje, bo np. długo choruje czy ze względu na uzasadnione potrzeby pracodawcy nie może wziąć wolnego, mimo że wcześniej miał je zaplanowane w firmowym planie urlopów. Właśnie z powodu takich nieprzewidzianych okoliczności kodeks pracy dopuszcza udzielenie urlopu w terminie późniejszym.
Coś nowego
Reguły udzielania urlopowych zaległości zmieniły się od 1 stycznia 2012 r. Od tego roku wydłużony został termin na wybranie dawnego wolnego. Można go wykorzystać do 30 września następnego roku kalendarzowego, a nie do końca marca, jak to było jeszcze w zeszłym roku. Znowelizowany art. 168 k.p. wprowadzono ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378).
Zmiana ta ucieszyła zarówno pracowników, jak i pracodawców. Ci pierwsi mają więcej czasu na realizację swojego prawa do corocznego, płatnego wypoczynku. Na zaległe wakacje będą mogli wyjechać w najbardziej dogodnym dla nich terminie, czyli latem i wczesną jesienią, a nie jak do niedawna jedynie zimą i w pierwszych dniach wiosny. Dla pracodawców to też dobre rozwiązanie. Łatwiej im będzie pogodzić normalne funkcjonowanie zakładu z wywiązaniem się z ustawowego obowiązku zapewnienia podwładnym wypoczynku w kodeksowym terminie.
Do końca września
Ponieważ nowelizacja wydłuża okres wykorzystania zaległego wypoczynku w art. 168 k.p., ale nie przewiduje żadnych regulacji przejściowych co do jego udzielania, to uznaje się, że od 1 stycznia 2012 r. pracownik będzie mógł wybrać swój zaległy urlop wypoczynkowy z 2011 r. do końca września 2012 r. To z kolei oznacza, że do końca trzeciego kwartału pracodawcy będą mogli wysłać pracowników na zaległe zeszłoroczne wakacje. Odpowiednio – wypoczynek za 2012 r. trzeba będzie udzielić najpóźniej od 30 września 2013 r.
Takie rozumowanie potwierdzają resort pracy i Państwowa Inspekcja Pracy. Jednak instytucje te różnią się w interpretacji, czy przedłużenie na wykorzystanie dawnego wypoczynku dotyczy wszystkich uzbieranych zaległości urlopowych, czy jedynie tych z 2011 r. Resort zapytany przez „Rzeczpospolitą” w grudniu zeszłego roku o te wątpliwości, stwierdził, że wszystkie uzbierane a nieprzedawnione zaległości urlopowe można wybrać teraz do końca września. Nie ma więc znaczenia, czy chodzi o urlop z 2011 r. czy np. z 2008 r.
Przeciwnego zdania był Główny Inspektorat Pracy, który odpowiadając na redakcyjne pytanie, uznał, że jedynie urlop za 2011 r. można dać we wrześniowym terminie. Wcześniejsze zaległości zaś np. z lat 2010, 2009 czy 2008 wolno spożytkować do końca marca.
Zobacz oba stanowiska GIP:
Interpretacja GIP z pozoru jest korzystniejsza dla pracodawców - wydaje się bowiem, że mogą oni zaoszczędzić na starym wypoczynku. Ale są sposoby, by zmusić opornego szefa do udzielenia dawnego wolnego (o szczegółach, jak tego dokonać, piszę dalej). Ja opowiadam się za stanowiskiem inspekcji pracy. Dlaczego?
Prawo do urlopu to nie to samo co udzielanie
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy staje się zaległością urlopową 1 stycznia roku następnego. Przykładowo: niewzięty w naturze wypoczynek za 2008 r. stał się takim brakiem 1 stycznia 2009 r. Ta zmiana jego charakteru prawnego – z urlopu bieżącego na zaległy dokonała się już 1 stycznia 2009 r. i na ten dzień, kiedy doszło do tego przekształcenia, ocenia się, jakie przepisy należy do niego stosować przy wykorzystaniu wolnego. Zatem do wakacji z 2008 r. należy stosować zasady o wykorzystaniu dawnych urlopów obowiązujące w dniu przekształcenia się ich w zaległość.
Ale 1 stycznia, który jest cezurą dla zaległości, nie jest jedynym dopuszczalnym terminem. Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy.
Komentuje Patrycja Zawirska, radca prawny, partner w Raczkowski i Wspólnicy sp.k.
Z art. 161 k.p. wynika, że pracodawca ma udzielić urlopu w roku kalendarzowym, w którym zatrudniony nabył do niego prawo. Z upływem tego okresu roszczenie pracownika o udzielenie wolnego staje się wymagalne.
W tym samym momencie zaczyna biec termin jego przedawnienia. Tylko w szczególnych wypadkach bieg tego terminu rozpoczyna się później. Chodzi tu o przesunięcie urlopu w związku z usprawiedliwioną nieobecnością zatrudnionego (np. choroba) lub zgodnie z art. 164 k.p., czyli na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo z powodu szczególnych potrzeb szefa, jeśli nieobecność podwładnego spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy.
Uważam więc, że prawo do urlopu za 2008 r. – co do zasady – przedawniło się już 1 stycznia 2012 r. Natomiast początek okresu przedawnienia urlopu przesuniętego na 2009 r. przypada na dzień, do którego nastąpiło takie przesunięcie, ale (z pewnymi wyjątkami) nie później niż 1 kwietnia 2009 r. Przepisy obowiązujące w chwili, gdy takie wolne stało się zaległe, nakazywały bowiem udzielić go do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
PRAWO DO WYPOCZYNKU TEŻ SIĘ PRZEDAWNIA
Zmiana terminu wykorzystania zaległego urlopu bezpośrednio rzutuje na przedawnienie prawa do niego. Kiedy przedawni się wypoczynek za 2008 rok – 1 kwietnia 2012 r. czy 1 października 2012 r.? A może już przepadł z końcem grudnia?
Zaległy wypoczynek, np. ten z 2008 r., należało wybrać maksymalnie do 31 marca 2009 r. (patrz ramka)
Jeśli ktoś tego nie zrobił, to ma problem. Niewykorzystanego wypoczynku nie można bowiem kumulować w nieskończoność. Niewybrany w naturze przedawnia się tak jak wszystkie inne świadczenia ze stosunku pracy – po trzech latach od dnia, kiedy stał się świadczeniem wymagalnym. Tak stanowi art. 291 k.p. Jeśli przedawni się prawo do urlopu w naturze, to w konsekwencji przepada także prawo do wypłaty ekwiwalentu z powodu jego niewybrania.
Sąd Najwyższy (wyrok z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00) dopuścił jednak korzystniejsze dla pracowników określanie trzyletniego terminu przedawnienia prawa do urlopu.
Może być on np. liczony od końca momentu, do którego mógł być udzielony jako zaległość urlopowa, czyli do końca pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.
Po zmianach w art. 168 k.p. uznać należy, że termin ten można przesunąć maksymalnie do końca 30 września (oczywiście przy zaległościach urlopowych za 2011 r. i następnych).
Jak liczyć termin przedawnienia
Zgodnie z uchwałą składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 20 lutego 1980 r. (V PZP 6/79) bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu (art. 291 § 1 w związku z art. 161 k.p.), chyba że szczególne przepisy kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia przez pracodawcę urlopu w innych terminach.Licząc termin przedawnienia, trzeba jednak pamiętać, że kodeks pracy wyznaczył pewne granice przesunięcia bieżącego urlopu wypoczynkowego.
Wracając do przykładu z urlopem za 2008 r. Zgodnie z art. 168 k.p. w brzmieniu obowiązującym w 2008 r., a więc w momencie nabycia do niego prawa, udzielenie urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem musi nastąpić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Zatem z pierwszym dniem drugiego kwartału następnego roku zaczyna biec termin przedawnienia roszczenia o urlop. Z tym dniem pracownik może dochodzić swojego roszczenia jako już wymagalnego.
Ma to miejsce wtedy, gdy terminu wykorzystania przesuniętego urlopu nie wyznaczono lub przesunięto poza pierwszy kwartał roku następnego. W tej ostatniej sytuacji pracownik z chwilą nadejścia przewidzianej w art. 168 k.p. daty (tu 31 marca roku następnego) nabywa uprawnienia do dochodzenia roszczenia o przysługujący mu urlop wypoczynkowy za rok poprzedni.Bieg terminu przedawnienia urlopu wyznaczonego (chodzi o ten za 2008 r.) rozpoczyna się z końcem 2008 r. i z upływem grudnia 2011 r. przedawnił się. Jeśli wakacje za 2008 r. nie zostały wyznaczone lub ustalono je poza pierwszym kwartałem 2009 r., termin przedawnienia zaczął biec 1 kwietnia 2009 r., a skończy się z upływem 31 marca 2012 r.
Uwaga!
Od 1 stycznia 2012 r. należy pamiętać, że bieg terminu przedawnienia wobec zaległości urlopowych z 2011 r. zaczyna biec od 1 października 2012 r. Prawo do wypoczynku za 2011 r. przedawni się 1 października 2015 r. Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop staje się wymagalne z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Świadczenie to pracodawca musi wypłacić w momencie rozwiązania stosunku pracy.
Z dniem rozwiązania angażu prawo podwładnego do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane wakacje. W tym dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewybrane w naturze, a nieprzedawnione dni wypoczynku.
Czytaj również:
