Od 1 stycznia 2012 r. istnieje możliwość rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez wizyty u notariusza i w ekspresowym tempie. Powstała ona w wyniku wejścia w życie nowelizacji kodeksu spółek handlowych i ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Nowelizacja ta wprowadza nową dodatkową metodę rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za pomocą internetowego systemu KRS. Przyjrzyjmy się bliżej temu, jak przebiega proces rejestracji spółki w sposób elektroniczny.
Najpierw konto
Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest założenie konta na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl). Dokonać tego można, rejestrując się jako osoba prywatna lub firma. W obu przypadkach konieczne jest wprowadzenie danych osoby, na którą będzie zarejestrowane konto.
Wprowadzić należy imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, PESEL, adres e-mail, serię i numer dowodu tożsamości oraz organ wydający. W przypadku rejestracji konta na firmę dodatkowo wymagane jest wprowadzenie NIP oraz REGON przedsiębiorcy. Rejestracja konta zajmuje kilka minut i nie jest skomplikowana, zdarzają się jednakże problemy z obsługą niektórych przeglądarek internetowych i niekiedy udaje się ona dopiero po kilku próbach.
Jest wzór umowy
Wspólnik lub wspólnicy zakładający spółkę muszą posłużyć się wzorcem umowy spółki określonym w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości w sprawie określenia wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym z 22 grudnia 2011 r. (DzU nr 299, poz. 1774).
Pomimo zastosowania jednolitego wzorca umowy przewidziane zostały rozwiązania opcjonalne, których użycie zależy od woli wspólników. Przykładem mogą być kwestie powoływania rady nadzorczej spółki, postanowienia dotyczące wymogu zgody spółki na zbycie i zastawienie udziałów, zasady reprezentacji spółki przez członków zarządu.
Nie ma możliwości dodawania nowych postanowień do ministerialnego wzorca. Tak więc w przypadku wystąpienia potrzeby zawarcia w umowie spółki bardziej rozbudowanych i skomplikowanych zapisów należy w terminie późniejszym dokonać zmiany umowy spółki lub wybrać tradycyjną formę zawarcia umowy spółki u notariusza.
Umowa spółki podpisywana jest za pomocą tzw. podpisu elektronicznego, czyli danych, które pozwalają na identyfikację osoby składającej tego rodzaju podpis. Z chwilą wypełnienia i podpisania wzorca umowy spółki podpisem elektronicznym następuje zawarcie umowy spółki. Osoby podpisujące dokumenty i wniosek muszą posiadać założone i aktywne konto w systemie (system wymaga od każdej z osób podpisujących podania loginu i hasła logowania na formularzu składania wniosku).
Tak podpisaną umowę spółki załącza się do elektronicznego wniosku o rejestrację spółki w KRS. Pamiętać należy, że wszystkie osoby podpisujące wniosek w chwili jego składania w trybie S24 powinny znajdować się przy tym samym komputerze w celu podpisania dokumentów, co w przypadku wspólników mających różne miejsca zamieszkania może stanowić pewne wyzwanie logistyczne.
Wniosek o rejestrację spółki może być złożony również przez pełnomocnika. Wystarczy, że powoła się on na udzielone mu pełnomocnictwo, którego nie musi załączać do wniosku.
Jakie dane
Przygotowując się do rejestracji spółki na portalu E-MS, należy przygotować dane dotyczące:
• umowy spółki (zostanie ona wygenerowana według wzoru zawartego w rozporządzeniu);
• właściwego sądu rejestrowego według siedziby spółki (podczas rejestracji wyświetlona zostaje lista sądów rejestrowych i należy wskazać właściwy);
• listy wspólników (niezbędne jest podanie numeru PESEL – w przypadku obcokrajowców nieposiadających PESEL pozostawienie pola pustym uniemożliwia przejście do dalszego etapu rejestracji, wydaje się więc, że zamiast PESEL można po prostu wpisać cyfry zero);
• listy stawających (konieczne jest podanie numeru PESEL oraz numeru paszportu);
• listy oddziałów (jeśli przewiduje się ich utworzenie);
• danych osobowych członków zarządu i/lub rady nadzorczej (podobnie jak w przypadku wspólników niezbędne jest podanie numeru PESEL, w przypadku obcokrajowców nieposiadających PESEL pozostawienie pola pustym uniemożliwia przejście do dalszego etapu rejestracji, wydaje się więc, że zamiast PESEL można po prostu wpisać cyfry zero).
Wygenerowane dokumenty
Po wprowadzeniu niezbędnych danych do systemu wygenerowane zostają dokumenty: umowa spółki, lista wspólników, oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego wraz z niezbędnymi formularzami KRS.
Osoby wypełniające wniosek w kolejnych czynnościach procesu rejestracyjnego zobowiązane są do podpisania dokumentów i wniosku (poprzez podanie loginu i hasła), a następnie do jego opłacenia.
Siedem dni na wkład
Osobliwością rejestracji elektronicznej jest wydłużony termin do wniesienia wkładów na pokrycie udziałów nowo zawiązanej spółki. Wynosi on siedem dni od wpisu nowo powstałej spółki do rejestru, który to wpis zasadniczo następować ma w ciągu 24 godzin od złożenia wniosku.
Przypomnijmy, że przy zwykłym trybie rejestracji udziały powinny być w całości pokryte już w dniu składania wniosku o rejestrację. Podobnie rzecz się ma odnośnie do poświadczonych notarialnie wzorów podpisów członków zarządu, które również trzeba złożyć w ciągu siedmiu dni od rejestracji spółki.
Tylko pieniądze
Istotnym ograniczeniem w nowym trybie zakładania sp. z o.o. jest możliwość wnoszenia jedynie wkładów pieniężnych na pokrycie kapitału zakładowego. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie późniejszemu, tzn. już po zarejestrowaniu spółki, ustanowieniu nowych udziałów i pokryciu ich wkładami niepieniężnymi na podstawie aktu notarialnego zmieniającego umowę spółki.
Co ważne, w przypadku elektronicznej rejestracji nie jest stosowana tzw. zasada jednego okienka, tj. wymóg składania w KRS formularzy urzędu skarbowego, zakładu ubezpieczeń społecznych i urzędu statystycznego.
Wobec tego zarząd spółki jest zobowiązany do dokonania odrębnego zgłoszenia zawiązania spółki do tych instytucji.
Krystian Stanasiuk LL.M., radca prawny w Kancelarii e|n|w|c w Warszawie
Komentuje Krystian Stanasiuk, LL.M., radca prawny w Kancelarii e|n|w|c w Warszawie
Podstawowymi zaletami elektronicznej rejestracji spółki z o.o. jest taniość i szybkość zawiązywania spółki. Mając na uwadze fakt, że spółka zarejestrowana w sposób elektroniczny z prawnego punktu widzenia nie różni się niczym od spółki zarejestrowanej w tradycyjnej formie, przypuszczać należy, że nowy sposób rejestracji cieszyć się będzie dużą popularnością.
Przyjęcie w polskim systemie prawnym tego nowego rozwiązania prawnego powitać należy z zadowoleniem. Jednak istnieje również ryzyko łatwiejszego zakładania nowych spółek przez osoby, które zechcą wykorzystać ten sposób do nadużyć gospodarczych.
Zakładając spółkę u notariusza, osoby przystępujące do aktu notarialnego muszą wykazać swoją tożsamość za pomocą dokumentów oraz/lub legitymację do reprezentowania danej osoby prawnej jako wspólnika.
Przy rejestracji elektronicznej nie jest już możliwa tak wnikliwa i bezpośrednia kontrola legitymacji osób zakładających nową spółkę z o.o. przez osobę wykonującą zawód zaufania publicznego, czyli notariusza.
Należy mieć jednak na uwadze, że w trakcie czynności związanych z płatnościami elektronicznymi za wniosek weryfikowana będzie tożsamość właściciela założonego konta oraz członków zarządu podczas składania przez nich notarialnego wzoru podpisu. Składanie fałszywych oświadczeń i dokumentów podlega natomiast odpowiedzialności karnej.
Czytaj także w serwisie:
»
»
»
