Urlop na żądanie: kiedy szef może nie udzielić urlopu

Każdy pracownik, bez względu na rodzaj zawartej umowy o pracę i wymiar czasu pracy, posiada przywilej w postaci prawa do żądania na przestrzeni danego roku kalendarzowego czterodniowej puli dni wolnych, o które może wystąpić bez wcześniejszych konsultacji z przełożonym. Ten szczególny rodzaj uprawnienia wynika z art. 167

2

kodeksu pracy

.

Wskazuje on, że pracodawca ma obowiązek udzielić podwładnemu czterech dni urlopu wypoczynkowego w danym roku we wskazanym przez niego terminie. Roczny wymiar tego wolnego jest stały, niezależnie od liczby podmiotów, na rzecz których pracownik świadczył pracę w danym roku. Z tego powodu konieczne jest odrębne ewidencjonowanie przez firmy wolnego na żądanie, a w przypadku ustania zatrudnienia – podanie w treści świadectwa pracy informacji o jego wykorzystaniu.

Wystarczy zgłoszenie

Elementem wystarczającym do skorzystania z urlopu na ostatnią chwilę jest zgłoszenie żądania w tym zakresie. Ustawodawca nie określił, w jakiej formie powinno to nastąpić. Przyjmuje się więc, że dozwolony jest tu każdy sposób wystosowania do pracodawcy wniosku w tej sprawie.

Wystąpienie z żądaniem wolnego może się odbyć np. telefonicznie, faksem, pocztą elektroniczną czy za pośrednictwem innej osoby. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego zatrudniony powinien zgłosić w zakładzie zamiar skorzystania z tego wolnego najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed startem dniówki, czyli przed godziną, od której powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (wyroki SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06, oraz z 7 lutego 2008 r., II PK 162/07).

Wymóg ten jest podyktowany m.in. koniecznością zapewnienia przez szefa właściwej organizacji procesu pracy. Tylko niemożność skontaktowania się z zakładem usprawiedliwia brak uprzedzenia o nieobecności. Takie przypadki wymagają jednak każdorazowo indywidualnej analizy.

Co jednak istotne, kodeks pracy nie określa, w jakim dokładnie momencie roboczego dnia trzeba zgłosić żądanie urlopu. Ustawodawca nie uregulował tej kwestii, w związku z czym za dopuszczalne należy uznać wystąpienie z takim żądaniem także już po starcie zakładowej dniówki, np. gdy ruszyła dana zmiana. Ważne, by podwładny uczynił to przed końcem dnia pracy.

Pracownik ma prawo nie przyjść do pracy, nie uzgodniwszy tego uprzednio z przełożonym, czterokrotnie po jednym dniu albo skorzystać od razu łącznie z czterech dni niezapowiedzianego urlopu.

Dopuszczalna odmowa

W kontekście instytucji urlopu na żądanie zasadne jest postawienie pytania, czy pracodawca może odmówić udzielenia wolnego podwładnemu, gdy ten zaskakuje go wnioskiem w tej sprawie. Odpowiedź jest twierdząca. Wystąpienie o dni urlopowe na żądanie nie wiąże bowiem pracodawcy w sposób bezwzględny. W praktyce mogą się przecież pojawić sytuacje wyjątkowe, które uzasadnią brak zgody na nieumówioną wcześniej absencję pracownika.

O tym, czy konkretne okoliczności w istocie są nadzwyczajne i mogą stanowić podstawę odmowy udzielenia urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez zatrudnioną osobę, decyduje szef. Choć w razie ewentualnego sporu mogą one podlegać również ocenie sądu. Zaleca się, by pracodawca zakomunikował odmowę w sposób niebudzący wątpliwości.

Powyższe stanowisko prezentuje również Sąd Najwyższy. W uzasadnieniu wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04) czytamy: „Może natomiast zaistnieć sytuacja, gdy we wskazanym przez pracownika terminie wystąpi spowodowana ważnymi przyczynami potrzeba jego obecności w zakładzie pracy.

Skoro na podstawie art. 167 § 1 k.p. pracodawca może odwołać pracownika z urlopu z powodu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, może także w razie zaistnienia takich okoliczności sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu w trybie art. 1672 k.p. i zażądać obecności pracownika w pracy. Rozpoczęcie i wykorzystywanie urlopu w takiej sytuacji może być traktowane w kategoriach odmowy wykonania polecenia i nieobecność pracownika w pracy może być uznana za nieusprawiedliwioną”.

Z kolei w wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09) SN podkreślił, iż obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Zakład może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę istotny interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Z ww. wyrokiem należy łączyć treść art. 8 k.p., według którego nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Gdyby np. nieumówiony urlop pracownika zagrażał sprawności i ciągłości ruchu przedsiębiorstwa, brak zgody na absencję podwładnego jest jak najbardziej uprawniony.

Przykład

Firma tworząca oprogramowanie komputerowe podpisała kontrakt, na mocy którego zobowiązała się do ukończenia w ciągu trzech tygodni ważnego projektu dla swego kluczowego klienta. Kontrakt przewidywał wysoką karę umowną w razie nieukończenia ustalonych prac w wyznaczonym terminie.

Przy realizacji projektu pracował zespół pięciu informatyków, których praca w każdym roboczym dniu w okresie wspomnianych trzech tygodni była niezbędna do wywiązania się z przyjętego zamówienia.

Mimo to jeden z informatyków tuż przed zakończeniem prac nad projektem zawnioskował o dwa dni urlopu na żądanie. W tej sytuacji pracodawca miał pełne prawo nieprzychylenia się do jego wniosku.