Od kwietnia będą trzy rodzaje druków L-4

Od 21 kwietnia br. zaczną obowiązywać nowe wzory zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy – ZLA i ZLA/K. Jednak dotychczas funkcjonujące druki – te obowiązujące od 12 stycznia 2011 r. – będą mogły być w obiegu do 31 grudnia 2012 r.

Zatem do końca roku nadal będą stanowiły podstawę do wypłaty świadczeń. Ale to nie koniec zmartwień – w użyciu są również formularze obowiązujące przed 11 stycznia 2011 r. Lekarze mogą wystawiać na nich zwolnienia od pracy aż do wyczerpania zapasów tych druków. Oznacza to, że pracodawcy będą musieli zamienić się w śledczych i na bieżąco sprawdzać, czy dostarczone przez podwładnych formularze jeszcze obowiązują, czy już nie.

Nadzór na barkach płatnika

A to dlatego, że to na pracodawcach ciąży obowiązek formalnej kontroli składanych przez ubezpieczonych zaświadczeń lekarskich w celu uzyskania wypłaty zasiłku. Tak wynika z art. 68 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

W razie stwierdzenia sfałszowania lub podrobienia zwolnienia zasiłek chorobowy nie przysługuje. Jeśli pracodawca go wypłaci, realizuje świadczenie nienależne, podlegające zwrotowi. Te same zasady dotyczą wynagrodzenia chorobowego finansowanego bezpośrednio ze środków pracodawcy. O tym przesądza z kolei art. 92 § 3 pkt 2 kodeksu pracy.

Jeżeli płatnik podejrzewa, że ze zwolnieniem jest „coś nie tak” (np. że zostało sfałszowane), powinien wyjaśnić sprawę z lekarzem, który jest na nim podpisany. Jeśli zaś formularz został wydany niezgodnie z przepisami dotyczącymi trybu i zasad wydawania zaświadczeń lekarskich, należy wystąpić o wyjaśnienie sprawy do oddziału ZUS.

Na szczęście nawet jeśli zdarzyłoby się, że pracodawca wypłaciłby chorobowe na skutek świadomego działania pracownika dostarczającego sfałszowany dokument, to nie on, ale pracownik będzie zobowiązany do jego zwrotu. Pracodawca nie musi też się obawiać, że poniesie finansowe konsekwencje zrealizowania wypłaty świadczenia na podstawie nieobowiązującego już formularza, jeśli było to wynikiem błędu lekarza. Trochę to pocieszające, ale nie zmienia faktu, że trzy rodzaje druków obowiązujących w jednym czasie to trochę za dużo.

Jak to się stało? Prześledźmy kolejność zmian.

Najnowsza modyfikacja

Trzecia w ostatnim okresie zmiana formularzy ZLA wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 13 stycznia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (DzU z 2012 r., poz. 78). Miała na celu dostosowanie dotychczas stosowanych wzorów formularzy do nowych zasad ewidencji ubezpieczonych.

Od 1 września 2011 r., kiedy weszła w życie tzw. ustawa deregulacyjna, głównym identyfikatorem osoby fizycznej jest numer z ewidencji ludności PESEL. Gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru, to w dokumentach, na podstawie których następuje wypłata zasiłków, należy podawać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Nie należy natomiast posługiwać się już numerem identyfikacji podatkowej NIP.

Na nowym formularzu ZLA lekarz wpisze (w pole 05) serię i numer paszportu tylko wtedy, gdy ubezpieczonemu nie został nadany numer PESEL (wpisany w polu 01). W polu 20 lekarz będzie miał możliwość wpisania numeru PESEL lub serii i numeru paszportu płatnika składek, jeżeli płatnik nie ma obowiązku posługiwania się NIP i nie nadano mu numeru PESEL.

Zmiany dotyczące numerów identyfikacyjnych dotyczą też druku ZLA/K (wydaje go lekarz orzecznik po badaniu ubezpieczonego, gdy stwierdzi, że odzyskał on zdolność do pracy wcześniej, niż wynikałoby z wydanego mu zwolnienia lekarskiego.) Dodatkowo jednak formularz ten nie będzie już zawierał pola określającego kod tytułu niezdolności do pracy (A, B, C, D lub E), który dotychczas był wpisywany w polu 14.

Zeszłoroczne druki w obiegu

Pierwsza znacząca zmiana druków ZLA i ZLA/K miała miejsce 12 stycznia 2011 r. Nowości polegały głównie na uproszczeniu wzorów tych formularzy przez usunięcie z nich pól dotyczących np. liczby dni niezdolności do pracy, imienia i nazwiska lekarza wystawiającego zaświadczenie czy nazwy skróconej albo nazwiska i imienia płatnika.

Rozszerzono też możliwość wpisywania informacji dotyczących ubezpieczeń w innym państwie. Ponadto datę urodzenia ubezpieczonego trzeba było wpisywać tylko wtedy, gdy ubezpieczony nie miał nadanego numeru PESEL.

Co honorować

Zaświadczenia lekarskie wydane na drukach obowiązujących zarówno przed 11 stycznia 2011 r., jak i te od 12 stycznia 2011 r. nie stracą ważności po 20 kwietnia 2012 r. Tym samym stanowić będą podstawę do wypłaty wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy oraz do wypłaty zasiłku chorobowego i opiekuńczego. Tak będzie przynajmniej do końca tego roku.

Zaświadczenia lekarskie wystawiane na formularzach obowiązujących po 12 stycznia 2011 r. będą uznawane do czasu wyczerpania zapasów, nie później jednak niż do końca 2012 r. Zaś te wystawione na formularzach sprzed 12 stycznia 2011 r. będą w użyciu jeszcze po 31 grudnia 2012 r.

Dla płatników zasiłków oznacza to, że każde zaświadczenie lekarskie wydane po 20 kwietnia 2012 r. może być wypisane  na dwóch drukach ZLA (ZLA/K) obowiązujących do 20 kwietnia 2012 r., jak i na nowym formularzu obowiązującym po tej dacie.

W rozwikłaniu tego galimatiasu pomocna będzie tabela >patrz ramka.