Firmowa kasa jest nietykalna

- Zazwyczaj nasza firma trzyma znaczne sumy pieniędzy na rachunkach bankowych. Po kontroli okazało się, że księgowa dokonywała różnych operacji na zakładowym koncie, m.in. przesyłała pieniądze na swoje prywatne konto, co miało przysporzyć nam dodatkowych korzyści i rzeczywiście nastąpiło. Jakie sankcje możemy zastosować wobec księgowej?

– pyta czytelnik.

Dopuszczalne jest tu nawet dyscyplinarne zwolnienie pracownika z powodu naruszenia podstawowych obowiązków, a także utraty zaufania do niego. Ponadto pracodawca może rozważyć zawiadomienie organów ścigania o zachowaniu księgowej.

Bez dowolności

Z zasady pracownicy księgowości mają pełny dostęp do kont bankowych firmy. Nie oznacza to jednak, że mogą na nich przeprowadzać dowolne operacje finansowe, nawet gdyby miało to w efekcie pomnożyć posiadane kwoty. Wszystkie czynności powinny być realizowane w związku z prowadzoną działalnością. Chodzi tu m.in. o wypłatę wynagrodzeń, opłacenie podatków, składek ZUS czy faktur wystawionych przez kontrahentów.

Choćby pracownik miał najlepsze intencje, nie może przekraczać wyznaczonej granicy. W praktyce ten wykorzystujący czasowo pieniądze z firmowego konta kieruje się bardziej własnym interesem niż pracodawcy. Oprocentowanie pożyczek gotówkowych wynosi teraz kilkanaście procent, dlatego pozyskanie gotówki „za darmo” lub nawet przy zwrocie oprocentowania na poziomie lokat bankowych to i tak świetny interes.

Naganność postępowania pracownika odzwierciedla orzecznictwo. W wyroku z 17 listopada 1998 r. (I PKN 305/98) Sąd Najwyższy wskazał, że pracownik odpowiedzialny za prawidłowość czynności finansowych (główny księgowy), pobierający bez zgody pracodawcy zaliczkę na poczet swoich przyszłych należności, ciężko narusza podstawowe obowiązki pracownicze.

W innej sprawie SN stwierdził, że postępowanie pracownicy polegające na „pożyczaniu sobie” pieniędzy z kasy sklepu po to, aby zaspokoić bieżące potrzeby, bez wiedzy i zgody pracodawcy, stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 kodeksu pracy). Na ocenę takiego zachowania nie wpływa to, że pracownica następnie zwracała pieniądze oraz że tak samo postępowały inne zatrudnione w tym sklepie (wyrok SN z 26 czerwca 1998 r., I PK 214/98).

Dbałość o mienie zakładu

Taka ocena zachowania pracownika wynika przede wszystkim z tego, że w myśl art. 100 § 2 pkt 4 k.p. jest on zobowiązany do dbania o dobro zakładu pracy i ochrony mienia pracodawcy. Naruszenie nie musi skutkować trwałym zaborem mienia należącego do firmy. Sankcjonowane jest też użyczenie dokonywane bez wiedzy szefa.

Użytkowanie bez świadomości i akceptacji pracodawcy sprzętów z jego zakładu w prywatnym sklepie współmałżonka pracownika to ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku ochrony mienia pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.) i uzasadnia rozwiązanie angażu bez wypowiedzenia z winy podwładnego na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 24 lutego 1998 r., I PKN 547/97).

Co prawda w tej sprawie chodziło o sprzęt będący wyposażeniem sklepu, ale orzeczenie to w pełni wolno zastosować też do przypadku opisanego na wstępie. W uzasadnieniu SN podkreślił, że oczywisty jest również stopień zagrożenia, jaki zachowania takie stwarzają dla interesów pracodawcy. Trudno sobie nawet wyobrazić skutki ewentualnego upowszechnienia się w załodze wykorzystywania do prywatnych celów mienia pracodawcy bez jego wiedzy i zgody.

Szkoda mniej ważna

Dla oceny zachowania podwładnego powstanie szkody w mieniu pracodawcy ma znaczenie drugorzędne. Jeżeli pojawią się straty, pracownik bez wątpienia będzie musiał je pokryć. Brak negatywnych skutków czy nawet korzyści odniesionych przez szefa nie mogą przesłaniać naganności postępowania pracownika.

U pracownicy czytelnika ewentualną okolicznością łagodzącą może być to, że jej zachowanie było incydentalne, obejmowało stosunkowo niewielką kwotę, która na pewien czas zniknęła z firmowego rachunku, lub wyjątkowe okoliczności częściowo usprawiedliwiające taki postępek.

Pracodawca zawsze może się powołać na utratę zaufania do pracownika, który swobodnie korzysta z firmowej kasy. Dostęp do zakładowego rachunku wiąże się z powierzeniem znacznej odpowiedzialności, a jednocześnie stanowi ogromny kredyt zaufania. W konsekwencji nawet niewielkie uchybienie uzasadnia rozstanie. Powierzając zadania o charakterze finansowym, szef musi mieć bowiem pewność, że podwładny nie ma najmniejszych skłonności do nadużyć.

W wyroku z 14 lipca 1999 r. (I PKN 148/99) SN wskazał, że naruszenie przepisów finansowych przez zatrudnionego na stanowisku głównego księgowego może stanowić przyczynę utraty do niego zaufania pracodawcy, uzasadniając niecelowość przywrócenia do pracy ze względu na brak możliwości prawidłowej współpracy w przyszłości.

Sprawa dla prokuratora

Jeśli pracodawca stwierdzi nieautoryzowane transakcje na firmowym koncie, może też rozważyć złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. W grę wchodzi tu czyn opisany w art. 284 kodeksu karnego – przywłaszczenie mienia.

Zwrot „pożyczonych” pieniędzy może ewentualnie skutkować złagodzeniem kary. Pracodawca nie ma jednak obowiązku zawiadamiać o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Z reguły takie działanie ma miejsce, gdy doszło do uszczuplenia firmowej kasy.