Interesujący nas plan jest dokumentem opisującym biznes, kierunek jego rozwoju i cele przedsiębiorstwa. Jest on swoistym przewodnikiem wskazującym działania niezbędne do realizacji celów.
Dla przedsiębiorstw rozpoczynających działalność stanowi dokument pomocny w określeniu koncepcji biznesu, oszacowaniu kosztów działalności, ocenie ryzyka oraz identyfikacji konkurencji. Nie zawsze biznesplan obejmuje całość prowadzonej działalności. Może on również powstać na potrzeby realizacji określonej inwestycji czy projektu.
Uwaga! Biznesplan powinien dać odpowiedzi na pytania: kto, co, w jakim celu, w jaki sposób i jakimi środkami?
Kto jest adresatem
Odbiorcami biznesplanu są właściciele, inwestorzy, instytucje finansujące (banki, urzędy pracy, instytucje przydzielające środki z UE), ale również może być on dokumentem wewnętrznym firmy. Forma i zakres biznesplanu muszą być dostosowane do adresata. Gdzie indziej kładziemy nacisk, jeśli przygotowujemy plan dla banku, inwestora branżowego czy dla właściciela.
Dla instytucji finansujących bardzo istotne będą prognozy finansowe; inwestor branżowy – oprócz projekcji finansowych – zainteresuje się zapewne zaprezentowanymi procesami technologicznymi. W zależności od odbiorcy dokument ten będzie różnił się zakresem, szczegółowością oraz formą (bardziej lub mniej formalny).
Przed rozpoczęciem działalności warto sporządzić biznesplan na własny użytek, w którym przyszły przedsiębiorca odpowie sobie na pytanie, co zrobić, aby planowany biznes był rentowny. Profesjonalny biznesplan pomoże przedsiębiorcy stworzyć dobrą strategię działania, strategię finansowania, pozwoli skoncentrować się na rozwoju firmy, a inwestorów przekona, że zainwestowane środki przyniosą oczekiwany zwrot w określonym czasie.
Uwaga!
Niezależnie od tego, kto jest odbiorcą biznesplanu, musi być on sporządzony w sposób obiektywny oraz musi być realistyczny.
Długi czy krótki
Ze względu na zróżnicowaną tematykę i zakres biznesplanów oraz różnych jego odbiorców nie ma jednej reguły opisującej, jak długie powinny być poszczególne części tego dokumentu. Zbyt krótki może robić wrażenie niekompletnego, zbyt długi może zniechęcić adresata do lektury całości.
Generalnie przyjmuje się zasadę, iż streszczenie, które ma zachęcić do zapoznania się z całością, nie powinno być dłuższe niż dwie – trzy strony. Dla przedsięwzięć o małym zróżnicowaniu i stopniu skomplikowania biznesplan mieści się na kilku –kilkunastu stronach, większe przedsięwzięcia to najczęściej dokument kilkudziesięciostronicowy.
Co w środku
Typowy biznesplan zawiera kilka podstawowych elementów, które muszą być ze sobą spójne. Cały dokument powinien być zwięzły i konkretny.
Warto zacząć od streszczenia projektu. Ma ono za zadanie zapoznać adresatów z przedsięwzięciem i jego celem. W tej części znajdują się opis bieżącej sytuacji firmy, wielkość środków finansowych potrzebnych do osiągnięcia celu, spodziewane korzyści, opis produktu, którego dotyczy projekt, opis głównych konkurentów, podstawowe dane finansowe. Najlepiej wyeksponować tu czynniki, które gwarantują sukces. Ta część planu nie powinna być dłuższa niż dwie – trzy strony.
Uwaga!
Streszczenie to pierwsza informacja, która ma wzbudzić zainteresowanie przedsięwzięciem i zachęcić do zapoznania się z całością dokumentu.
Jaki profil i zakres działania
Następnie należy omówić profil i zakres działania przedsiębiorstwa, czyli opisać historię firmy, jej obecną sytuację, stan prawny, finansowy i organizacyjny, oferowane produkty i usługi, osiągnięcia, patenty, znaki towarowe, udział w rynku, zapotrzebowanie na dodatkowe finansowanie. W tej części należy bardziej szczegółowo opisać cele przedsiębiorstwa wymienione w streszczeniu oraz zakładany czas ich osiągnięcia, wymagania klientów wobec produktów, jakie oferuje przedsiębiorca bądź zamierza wprowadzić na rynek.
Tutaj jest miejsce na przedstawienie silnych i słabych stron przedsiębiorstwa oraz szans i zagrożeń płynących z rynku (analiza SWOT z ang. strengths, weaknesses, opportunities, threats), określenie strategicznej pozycji firmy uwzględniającej istniejący potencjał, w tym majątek, zasoby finansowe, kadrę, produkty i ich sposób dystrybucji, oraz czynniki rynkowe: prawne, ekonomiczne, społeczne, technologiczne. Można przytoczyć wizję i misję firmy.
Wizja opisuje, jak docelowo będzie wyglądał biznes, zakładając, że wszystkie cele zostaną zrealizowane (stan idealny).
Misja określa, jak biznes będzie funkcjonował, w jaki sposób będzie się rozwijał. Jest ona swego rodzaju deklaracją zawierającą czytelny przekaz wartości, zasad i cech odróżniających firmę od konkurencji. Misja powinna być ambitna, nie może jednak być przeładowana nierealnymi lub wykluczającymi się deklaracjami. Misja wyeksponowana w widocznym miejscu wpływa na pozytywny odbiór przez klientów, inwestorów.
Profil i zakres działania przedsiębiorstwa to jedna z najbardziej rozbudowanych części biznesplanu. Powinno być to kilkanaście stron informacji, które przekonają inwestora, że firma jest gotowa do realizacji planowanych inwestycji.
Dalej pora na opis inwestycji, czyli charakterystyki planowanej inwestycji, jej zakresu rzeczowego, harmonogramu realizacji, wysokości zapotrzebowania na środki finansowe oraz potencjalnych źródeł finansowania (własnych i obcych). Jak obszerna jest ta część, to kwestia zakresu i charakterystyki inwestycji. Należy pamiętać, iż nadmierne szczegóły nie zainteresują wszystkich adresatów i można umieścić je w załącznikach na końcu dokumentu.
Trochę o marketingu
Nie można zapomnieć o planie sprzedaży i marketingu. To szczegółowy opis produktu lub usługi, które przedsiębiorca zamierza wprowadzić na rynek ze szczególnym uwzględnieniem cech produktu, które wyróżniają jego firmę od konkurencji. W tej części należy opisać rynek docelowy, trendy na rynku, konkurencję.
Tutaj jest też miejsce na zaprezentowanie szczegółów prognozy sprzedaży, planowanego udziału w rynku, strategii marketingowych (w jaki sposób firma zamierza osiągnąć planowaną sprzedaż, jaki będzie sposób dystrybucji, jakie będą ceny i promocje).
W tej części dobrze jest upewnić adresata, iż plan działania jest od początku przemyślany, a znalezienie grupy docelowej odbiorców produktów czy usług nie rozpocznie się dopiero po zakończeniu inwestycji. Zazwyczaj od kilku do kilkunastu stron wystarczy, aby ta część spełniła swoje zadanie.
Niezbędny jest też plan organizacyjny, który opisuje organizację pracy w przedsiębiorstwie, strukturę organizacyjną, posiadane zasoby ludzkie, koszty produkcji, wykorzystywane technologie, wymogi formalno-prawne przedsięwzięcia. Umieszczenie tego punktu na kilku stronach będzie w zupełności wystarczające. Jeśli stosowane technologie są skomplikowane, wystarczy dać opis ogólny, natomiast szczegóły interesujące specjalistów i rzeczoznawców dobrze jest umieścić w załącznikach.
Z kolei plan finansowy zawiera przede wszystkim aktualne dane finansowe, nakłady inwestycyjne i źródła ich finansowania, prognozy finansowe w zakresie podstawowych sprawozdań, tj. rachunek zysków i strat, bilans, sprawozdanie z przepływów pieniężnych wraz z opisem założeń przyjętych do konstrukcji planów.
Dobrze jest umieścić w nim analizę wskaźnikową opartą na prognozowanych sprawozdaniach finansowych (np. analizę rentowności, płynności finansowej, zadłużenia i rotacji kapitału obrotowego), ocenę efektywności inwestycji przy wykorzystaniu powszechnie znanych metod, np. NPV. Ta część dla większych przedsięwzięć obejmuje kilkanaście stron, dla mniejszych trzy – cztery strony.
Ile ryzyka
Podsumowanie i ocena ryzyka – opis czynników, które mogą zagrozić przedsięwzięciu wraz z określeniem prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz skali ewentualnych strat związanych z zaniechaniem inwestycji – to ważny element planu.
Lompletny biznesplan zawiera sposób reagowania na ewentualne zagrożenie oraz opisuje opracowany plan awaryjny. Wskazanie czynników ryzyka oraz sposobów reagowania na nie to elementy biznesplanu doceniane przez inwestorów, wpływają na postrzeganie planu jako dobrze przemyślanego, a tym samym czynią go bardziej profesjonalnym.
Samo podsumowanie podobnie jak streszczenie nie powinno być obszerne i najlepiej, jeśli mieści się na kilku stronach.
Pamiętajmy o załącznikach
Załączniki zamykają całość biznesplanu. Zawarte są w nich informacje, które nie muszą znajdować się bezpośrednio we wcześniejszych częściach, takich jak np.: słownik używanych specjalistycznych terminów, dane techniczne produktów, szczegółowe analizy konkurencji, wyniki badań marketingowych, szczegóły prognoz finansowych, życiorys przedsiębiorcy, certyfikaty itp. Ilość i zakres załączników to kwestia unikatowa dla każdego biznesplanu, a uzależniona jest od wielkości przedsięwzięcia i stopnia jego skomplikowania.
Na koniec prezentacja
Niezwykle istotnym elementem biznesplanu jest jego prezentacja. Plan powinien być przejrzysty, z wyraźnie oddzielonymi poszczególnymi częściami. Istotne informacje mogą być wyraźnie oznaczone. Dla wzbogacenia opracowania mogą się w nim znaleźć wykresy, diagramy, fotografie.
Biznesplan jest dokumentem żywym, wymaga aktualizacji i zmian.
Uwaga! Dobry biznesplan pomaga w planowaniu dalszych działań i może być podstawą do sporządzenia budżetu spółki.
Komentuje Iwona Maciejczyk, zastępca dyrektora ds. controllingu Business Support Solution SA
Niezmiernie ważne jest, aby działania opisane we wcześniejszych częściach biznesplanu znalazły swoje odzwierciedlenie w rzetelnie sporządzonym planie finansowym. Jeśli np. realizacja inwestycji ma trwać dwa lata, to planowane przychody będące efektem tej inwestycji nie mogą być wykazane w prognozowanym rachunku zysków i strat przed zakończeniem realizacji inwestycji.
Należy również zwrócić uwagę na powiązania pomiędzy poszczególnymi częściami planu finansowego wynikające z określonego zdarzenia gospodarczego. Na przykład jeśli w danym roku rozpoczynamy inwestycję i oddajemy do użytku środki trwałe będące efektem tej inwestycji, to zdarzenie takie powinno mieć odzwierciedlenie zarówno w bilansie – zwiększenie środków trwałych, wzrost zadłużenia itd. – jak i w rachunku zysków i strat
– amortyzacja, koszty finansowe – oraz w sprawozdaniu z przepływów pieniężnych
– wydatki inwestycyjne, wpływy z tytułu zaciągniętych kredytów itd. Brak tego powiązania jest często popełnianym błędem przy sporządzaniu planu finansowego. ?
Ważne korzyści
Przygotowanie dobrego biznesplanu oznacza pomoc:
• w uzyskaniu źródeł finansowania działalności lub konkretnej inwestycji
• w identyfikacji mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa
• w określeniu zadań dla poszczególnych menedżerów •
