Zamawiający wzywa – w myśl art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej pzp) – wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pzp, w tym m.in. nie przedłożyli dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub przedłożyli dokumenty zawierające błędy, do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Zamawiający jest zobligowany do jednokrotnego wezwania wykonawców do złożenia brakujących dokumentów w wyznaczonym przez siebie terminie, niezależnie od trybu, w jakim toczy się postępowanie, i od szans wykonawcy na uzyskanie zamówienia. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, w której mimo uzupełnienia dokumentów istniałby obowiązek unieważnienia postępowania lub odrzucenia oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (dalej wniosek). Obowiązek ten odnosi się do wszystkich dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, a więc dokumentów potwierdzających spełnianie warunków pozytywnych i brak podstaw do wykluczenia z postępowania (niespełnianie warunków negatywnych).
Strony obowiązane są wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne
Zagadnienie, czy zamawiający zobowiązany jest do przedłużenia terminu na uzupełnienie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, należy rozpatrywać nie tylko w kontekście długości wyznaczonego przez zamawiającego terminu na uzupełnienie dokumentów, ale również w kontekście terminu na składanie oferty (wniosku). Wynika to z faktu, że art. 26 ust. 3 pzp stanowi wyjątek od zasady przewidującej obowiązek złożenia kompletnej oferty (wniosku) zawierającej wszystkie oświadczenia i dokumenty wymagane przez zamawiającego w wyznaczonym terminie na składanie ofert (wniosków). Przepis ten nie ma na celu uzyskiwania nowych dokumentów, lecz uzupełnienie oferty (wniosku) o dokumenty, którymi wykonawca powinien dysponować, ubiegając się o wzięcie udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wynika to z literalnego brzmienia art. 26 ust. 3 pzp, który przewiduje, że uzupełniane w tym trybie dokumenty mają potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu na dzień upływu terminu składania ofert (wniosków).
Składanie ofert
W zależności od trybu postępowania, wartości zamówienia oraz od kwalifikacji zamówienia jako zamówienia sektorowego pzp przewiduje zróżnicowane minimalne terminy na złożenie ofert (wniosków), mające zagwarantować wykonawcom odpowiednie przygotowanie ofert (wniosków). Praktyka pokazuje, że przy zamówieniach, których wykonanie wymaga współpracy kilku podmiotów, w tym podmiotów zagranicznych (np. w ramach międzynarodowego konsorcjum), lub zamówieniach, w których zamawiający w sposób rygorystyczny zakreślił warunki udziału w postępowaniu, ustawowe terminy znacząco odbiegają od realnych potrzeb wykonawców na skompletowanie niezbędnej dokumentacji. Tym samym jedyną szansą wykonawców na udział w postępowaniu, przy braku możliwości przedłużenia okresu na złożenie ofert (wniosków), jest przedłożenie przez wykonawców niekompletnej dokumentacji i liczenie, że zamawiający wyznaczając termin na uzupełnienie brakujących dokumentów, wyznaczy relatywnie odległy termin, pozwalając tym samym wykonawcom na zgromadzenie wymaganych dokumentów. Dopiero niedotrzymanie takiego terminu powinno być traktowane jako okoliczność uzasadniająca wykluczenie wykonawcy.
Uzupełnienie dokumentów
Pzp nie określa, jak długi powinien być termin na uzupełnienie brakujących dokumentów. Przepisy ustawowe nie zawierają ani postanowień odnoszących się do możliwości przedłużania przez zamawiającego terminu na uzupełnienie dokumentów, ani wskazówek dla zamawiających co do zakresu przysługującej im uznaniowości przy wyznaczaniu terminu. W rezultacie zamawiający decyduje, w jakim terminie powinno nastąpić uzupełnienie dokumentów, a wyznaczony termin jest dla wykonawców bezwzględnie wiążący. Mając na uwadze wykładnię celowościową art. 26 ust. 3 pzp, przyjmuje się, że powinien być to termin odpowiedni, a więc umożliwiający uzupełnienie oświadczeń i dokumentów przez wykonawcę, działającego z należytą starannością i w toku zwykłych czynności. Pogląd ten znajduje odzwierciedlenie w dotychczasowym orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, która posługuje się pojęciami „termin odpowiedni" i „termin realny" (por. wyrok z 17 sierpnia 2010, KIO/UZP 1649/10). Niedopuszczalne wydaje się jednak wyznaczanie przez zamawiającego innych terminów na uzupełnienie oferty (wniosku) poszczególnym wykonawcom. Wyznaczanie innych terminów, np. w zależności od zakresu brakującej dokumentacji, wprawdzie odpowiadałoby walorowi odpowiedniego terminu dla poszczególnego wykonawcy, to jednak godziłoby w nadrzędną zasadę równego traktowania wykonawców.
Ciężar dowodu
W razie sporu pomiędzy zamawiającym a wykonawcą co do kwestii odmowy przedłużenia terminu na uzupełnienie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu udowodnienie, że wyznaczony przez zamawiającego termin na uzupełnienie dokumentów jest nierealny, obciąża co do zasady wykonawcę, który z faktu tego wywodzi skutki prawne. Zasadą jest bowiem, że strony obowiązane są wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne (art. 190 ust. 1 pzp), a ciężar dowodu obciąża stronę, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 14 pzp w zw. z art. 6 k.c.). Wydaje się, że zasada ta wyjątkowo nie dotyczy przypadków, gdy z okoliczności danej sprawy wynikać będzie, że wyznaczony przez zamawiającego termin na uzupełnienie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu jest w sposób oczywisty nierealny (np. w przypadku wyznaczenia terminu jednodniowego). W takim wypadku to zamawiający powinien wykazać, że odmowa przedłużenia terminu na uzupełnienie dokumentów była uzasadniona, a wyznaczony termin był realny i odpowiedni >patrz przykład.
Opinia:
Jarosław Jankowski - prawnik z Kancelarii Weil, Gotshal & Manges
Dokonując oceny, czy zamawiający wyznaczył odpowiedni termin na uzupełnienie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu i czy jest zobowiązany do jego przedłużenia (jeżeli wykonawcy o to wnieśli), należy zawsze odnieść się do rozpatrywanych indywidualnie okoliczności faktycznych każdej sprawy. Ocena ta powinna uwzględniać: łączną długość okresu wyznaczonego na składanie ofert (wniosków) i uzupełnianie dokumentów, katalog i złożoność wymaganych dokumentów, w tym również okoliczność, czy zakres wymaganych dokumentów został rozszerzony w okresie przeznaczonym na składanie ofert (wniosków), a także profesjonalny charakter działalności wykonawców. W szczególnych okolicznościach należy brać pod uwagę również okres między upływem terminu składania ofert (wniosków) a wezwaniem do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie jest zobowiązany do przedłużenia terminu na uzupełnienie dokumentów, jeżeli wyznaczone przez niego terminy są realne i odpowiednie dla wykonawcy zachowującego należytą staranność. Wyznaczony termin na uzupełnienie dokumentów powinien zatem uwzględniać realny okres konieczny do przygotowania uzupełnienia oferty (wniosku). Taka konkluzja jest podyktowana w szczególności tym, że art. 26 ust. 3 pzp ma charakter wyjątkowy i należy interpretować go literalnie (wyrok KIO z 23 września 2010, KIO/UZP 1959/10).
Przykład:
W trybie negocjacji z ogłoszeniem zamawiający wyznaczył wykonawcy tygodniowy termin na uzupełnienie złożonego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W związku z tym że wniosek wykonawcy był w dużej mierze niekompletny i nie zawierał wszystkich niezbędnych dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, zamawiający zażądał uzupełnienia szerokiego zakresu dokumentów. Dodatkowo znikoma część przedłożonych dokumentów zawierała braki i również w tym zakresie wykonawca został wezwany do przedłożenia niezbędnych oświadczeń. Na przygotowanie wniosku, tj. od terminu publikacji ogłoszenia o zamówieniu do upływu terminu składania wniosków, wykonawca miał ponad sześć tygodni. Od upływu terminu składania wniosków do dnia otrzymania wezwania do uzupełnienia dokumentów minęły trzy tygodnie. Wykonawca tuż po otrzymaniu wezwania do uzupełnienia dokumentów zwrócił się do zamawiającego o przedłużenie zakreślonego terminu o kolejny tydzień.
W takim wypadku zamawiający mógł odmówić przedłużenia terminu na uzupełnienie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Takie stanowisko uzasadnione jest tym, że w łącznym rozrachunku wykonawca miał do dyspozycji dziesięć tygodni, które mógł efektywnie przeznaczyć na skompletowanie niezbędnej dokumentacji. Działający z należytą starannością wykonawca, składając wniosek niezawierający wymaganych w ogłoszeniu o zamówieniu dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, jest w stanie ocenić i przewidzieć, że zostanie wezwany do uzupełnienia braków. Tym samym okres między upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu a wezwaniem do uzupełnienia braków mógłby również przeznaczyć na podjęcie stosownych czynności. Co więcej, z uwagi na to że w zaistniałych okolicznościach jedynie niewielka liczba przedłożonych dokumentów była obarczona błędami, których wykonawca nie mógł przewidzieć, również ta okoliczność nie uzasadnia wyznaczenia dłuższego terminu przez zamawiającego.
Jarosław Jankowski, prawnik z Kancelarii Weil, Gotshal&Manges
Zobacz serwisy:
