Każdy organizator imprezy masowej zdefiniowany w art. 3 pkt 9 ustawy z 20 marca 2009 o bezpieczeństwie imprez masowych (ubim), czyli osoba prawna, fizyczna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, przy planowaniu przeprowadzenia imprezy masowej powinien pamiętać o katalogu nieodpłatnych imprez masowych wymienionych w art. 2, do których przepisy ustawy nie mają zastosowania. Są to te organizowane na terenach zamkniętych, będących w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez ministra obrony narodowej, ministra sprawiedliwości oraz ministrów właściwych: do spraw wewnętrznych; do spraw oświaty i wychowania; do spraw szkolnictwa wyższego oraz do spraw kultury fizycznej.
Istotne dla organizatora jest szczegółowe określenie rodzaju i miejsca imprezy masowej, którą zamierza przeprowadzić. W zależności od szacowanej liczby uczestników organizator powinien określić, czy wydarzenie będzie masową imprezą artystyczno-rozrywkową, masową imprezą sportową, meczem piłki nożnej czy imprezą masową podwyższonego ryzyka.
Przypomnijmy, że imprezę uznaje się za masową, gdy uczestniczy w niej przynajmniej 300 osób i ma charakter sportowy, 500 osób gdy jest artystyczna lub rozrywkowa i odbywa się w hali sportowej, 1000 osób w przypadku koncertów, meczów piłki nożnej, które odbywają się na stadionach.
Kogo prosić o zgodę
Aby przeprowadzić imprezę masową, należy zwrócić się z odpowiednim wnioskiem do organu wydającego zezwolenie na jej przeprowadzenie, czyli właściwego wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.
W myśl art. 25 ubim organizator musi przynajmniej 30 dni przed rozpoczęciem imprezy masowej złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na jej przeprowadzenie i wystąpić do policji, Państwowej Straży Pożarnej, pogotowia ratunkowego oraz państwowego inspektora sanitarnego o wydanie opinii. Po przeprowadzeniu przez te instytucje lustracji, czyli oględzin obiektu, opisanej w art. 28 ubim zdecydują oni o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, podadzą zastrzeżenia do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz przewidywane zagrożenia.
Na co najmniej siedem dni przed planowanym terminem wydarzenia, po uzyskaniu opinii określonych służb, organ wydaje lub odmawia wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej - patrz ramka.
Wójt może odmówić
Normą stało się, że organizatorzy rozgrywek ligowych, tacy jak Ekstraklasa SA, Polska Liga Siatkówki czy Polska Liga Koszykówki, w swoich regulaminach wewnętrznych stawiają obiektom, w których mają odbyć się wydarzenia sportowe, wiele wymagań, począwszy od określenia minimalnej liczby miejsc dla kibiców na rozwiązaniach technologiczno-infrastrukturalnych kończąc.
Organ, w myśl art. 29 ust. 4 ubim, może odmówić wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Tak może się zdarzyć w razie ewidentnych zaniedbań organizatora, dotyczących niezłożenia opinii i dokumentów, a także niespełnienia określonych w art. 6 ubim obowiązków i wymogów.
Zarówno zezwolenie, jak i odmowa jego wydania następuje w drodze decyzji administracyjnej wójta, burmistrza czy prezydenta miasta, a kopia takiej decyzji (nie później niż w trzy dni od jej wydania) trafia również do policji, Państwowej Straży Pożarnej, pogotowia ratunkowego oraz państwowego inspektora sanitarnego. Organizator ma prawo odwołać się od decyzji odmawiającej zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, lecz wszczęcie procedury odwoławczej nie wstrzymuje wykonania samej decyzji.
Przede wszystkim bezpieczeństwo
W miejscu i czasie trwania imprezy masowej odpowiedzialnym za jej zabezpieczenie jest organizator (art. 5 ust. 1). Ustawodawca wymaga od organizatora:
- zapewnienia bezpieczeństwa osobom uczestniczącym w imprezie,
- ochrony porządku publicznego,
- zabezpieczenia pod względem medycznym,
- zapewnienia odpowiedniego stanu technicznego obiektów budowlanych wraz ze służącymi tym obiektom instalacjami i urządzeniami technicznymi, w szczególności przeciwpożarowymi i sanitarnymi.
Dodatkowo podmiotami, na które ustawa również nakłada obowiązek zabezpieczenia imprezy masowej, są m.in. wójt, burmistrz, prezydent miasta, wojewoda, policja, Państwowa Straż Pożarna, Służba Ochrony Kolei czy ogólnie pojęta służba zdrowia. Wszystkie te podmioty w ramach współpracy między sobą a także uregulowań prawnych, wynikających zarówno z samej ubim, jak i wydanych do niej rozporządzeń czy innych ustaw, są odpowiedzialne za bezpieczny przebieg imprezy masowej.
Jednak, w myśl przepisów, główny obowiązek zabezpieczenia imprezy masowej spoczywa na organizatorze. Oznacza to, że każdy podmiot, który przymierza się do takiego przedsięwzięcia, musi wziąć pod uwagę art. 6 ubim. Zawiera on katalog wymogów niezbędnych do zapewnienia porządku podczas imprezy. Najpierw organizator musi zadbać o spełnienie wymogów prawa budowlanego, przepisów sanitarnych czy dotyczących ochrony przeciwpożarowej. Następnie konieczne jest zapewnienie udziału służb porządkowych, służb informacyjnych oraz kierującego nimi specjalisty do spraw bezpieczeństwa.
Trzeba pamiętać, że liczba osób w poszczególnych służbach zależna jest od rodzaju imprezy masowej oraz liczby jej uczestników - patrz ramka.
Istotnym wymogiem dla organizatora jest opracowanie i udostępnienie osobom uczestniczącym w imprezie masowej regulaminu obiektu (terenu) oraz regulaminu imprezy masowej. Powinny one zawierać warunki uczestnictwa i zasady zachowania się osób podczas imprezy. Zwyczajowo regulaminy takie umieszczane są na dobrze widocznych tablicach bezpośrednio przy wejściach na teren, na którym ma się odbyć wydarzenie, bądź na samych biletach wstępu.
Warto wspomnieć o zapisach art. 8, który w ust. 1 mówi, że osoby uczestniczące w imprezie masowej są obowiązane zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, a w szczególności przestrzegać postanowień regulaminu obiektu (terenu) i regulaminu imprezy masowej. Obowiązująca treść ust. 2 tego artykułu zabrania wnoszenia na imprezę masową i posiadania przez osoby w niej uczestniczące broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych czy środków odurzających lub substancji psychotropowych. Jednakże rządowy projekt nowelizacji ubim przewiduje, że podczas imprezy masowej dozwolona będzie sprzedaż napojów alkoholowych o niskiej zawartości alkoholu, tj. przede wszystkim piwa, ale i np. wina.
Jednym z wymogów, opisanych w art. 6 ubim, jest również obowiązek opracowania instrukcji postępowania w razie powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej. Instrukcje takie umieszcza się przede wszystkim w miejscach dobrze widocznych i będących na szlakach dróg ewakuacyjnych.
Organizator, oprócz wielu stawianych mu wymagań, ma pewne uprawnienia opisane w art. 9 – 11 ubim. Jest wśród nich:
- możliwość zażądania od kupującego bilet wstępu na imprezę masową okazania dokumentu potwierdzającego jego tożsamość,
- możliwość odmówienia wstępu na imprezę osobie, która widnieje w bazie danych prowadzonej przez komendanta głównego policji, objętej zakazem klubowym lub zakazem zagranicznym,
- uprawnienie do utrwalania przebiegu imprezy masowej oraz zachowania osób w niej uczestniczących za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
Organizator nie może zapomnieć, że zgodnie z art. 26 ust. 1 ubim do wniosku należy dołączyć:
- graficzny plan obiektu (terenu), na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, wraz z jego opisem, m.in. należy oznaczyć główne drogi, punkty medyczne, informacyjne, lokalizację mediów – wody, gazu, elektryczności, rozmieszczenie służb porządkowych;
- instrukcję postępowania w razie powstania pożaru lub innego zagrożenia;
- terminarz rozgrywek meczów piłki nożnej lub terminarz innych imprez masowych – w przypadku imprez masowych organizowanych cyklicznie;
- informację o liczbie miejsc dla osób na imprezie masowej, możliwych zagrożeniach bezpieczeństwa, liczbie i działaniu służby porządkowej i służby informacyjnej;
- dane o osobie wyznaczonej na kierownika do spraw bezpieczeństwa;
- informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk;
- w przypadku meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka informację o sposobie zapewnienia identyfikacji osób biorących udział w imprezie masowej.
ZDANIEM AUTORA
Katarzyna Grabska - szef grupy prawa sportowego w kancelarii Bird & Bird, główna specjalistka ds. prawnych PKOl
Z reguły organizatorzy imprez sportowych i podmioty z nimi współpracujące są żywo zainteresowani możliwie jak najpełniejszym wykorzystaniem możliwości marketingowych. W tym kontekście należy zawsze właściwie zabezpieczyć prawa swoje i strategicznych sponsorów imprezy masowej, jeżeli tacy są w daną inicjatywę zaangażowani. Tak więc w celu pełnego wykorzystania instrumentów, takich jak naming rights do imprezy lub obiektu sportowego, merchandising, w tym personality merchandising i inne wykorzystywanie wizerunku gwiazd, używanie znaku identyfikującego dane wydarzenie w celach promocyjnych, trzeba pamiętać o kilku najważniejszych kwestiach. Wśród nich jest należyte zabezpieczenie praw (rejestracja znaku słownego/graficznego) do nazwy imprezy, hasła lub logotypu ją określającego, nabycie wszelkich praw do wykorzystywania wizerunku osób, które miałyby wzmocnić promocję akcji marketingowych w związku z wydarzeniem. Ważne jest też przeciwdziałanie akcjom o charakterze ambush marketing, tj. w nieuprawniony sposób nawiązujących do danego wydarzenia. W tym zakresie konieczne jest ciągłe monitorowanie działań podejmowanych przez podmioty konkurencyjne w stosunku do organizatorów lub sponsorów. Większość ze swoich interesów organizator i strategiczni sponsorzy mogą zabezpieczyć przez zawarcie odpowiednio skonstruowanych umów.
Konrad Opalski - szef grupyzamówień publicznych w kancelarii Bird & Bird
Do organizacji imprezy masowej warto przystąpić z odpowiednim wyprzedzeniem. Skrupulatne i właściwe zidentyfikowanie wszelkich wymagających uwagi organizatora zagrożeń i ryzyka może być kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia gospodarczego, jakim jest impreza masowa. Należy także przewidzieć odpowiedni czas potrzebny na działania organów administracji czy służb, które są konieczne dla uzyskania zgody na przeprowadzenie imprezy masowej. Przy podejmowaniu własnych czynności warto już od samego początku wybiegać myślami o kilka ruchów naprzód. Terminy, jakie przedsiębiorca zakłada na realizację całego przedsięwzięcia, muszą być odpowiednio długie, wszelka niezbędna dokumentacja wymagana przy wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej powinna być kompletna, a infrastruktura wykorzystana już podczas samego wydarzenia ma zapewniać bezpieczeństwo jego uczestnikom. Przy odpowiednim planowaniu, dobrej współpracy zaangażowanych podmiotów i odpowiednim wdrożeniu zakładanych działań każda impreza masowa może zakończyć się sukcesem.
Dla imprezy, w której uczestniczyć ma 300 osób, art. 6 ust. 2 pkt 1 przewiduje co najmniej 10 członków służb i co najmniej jednego członka służb na każde kolejne 100 osób mających uczestniczyć w imprezie masowej. Zakładając na przykład, że w wydarzeniu będzie uczestniczyć 2000 osób, liczba członków służb nie może być mniejsza niż 27. Podobne zasady obowiązują podczas imprezy masowej podwyższonego ryzyka. Różnica polega jedynie na proporcjonalnie większych wymaganiach co do liczby członków służb przypadających na każdego uczestnika. I tak podczas imprezy podwyższonego ryzyka na 200 uczestników przypadać powinno co najmniej 15 członków służb i co najmniej 2 członków na każde kolejne 100 osób. Zatem przy założeniu że obecnych będzie 2000 osób minimalna liczba członków służb nie może być mniejsza niż 51.
Katarzyna Grabska, szef grupy prawa sportowego w Kancelarii Bird&Bird, główna specjalistka ds. prawnych PKOl
Konrad Opalski, szef grupy prawa sportowego w Kancelarii Bird&Bird
Czytaj także:
W jaki sposób zgromadzić i przetworzyć zebrane informacje
Impreza masowa musi być bezpieczna
Zobacz serwis:
