Udzielenie pracownikowi czasu wolnego na podstawie art. 151
2
(k.p.) oraz udzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy zgodnie z art. 151
3
k.p. to dwie zupełnie różne formy rekompensat. Wielu pracodawców jednak je myli i próbuje godziny nadliczbowe rekompensować dniem wolnym lub odwrotnie. Wątpliwości też często powstają na tle terminu, w jakim poszczególne rekompensaty powinny nastąpić oraz wysokości wynagrodzenia za pracę. Zatem sprawdźmy czym różni się czas wolny od dnia wolnego.
Przypomnijmy, że pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 k.p.).
W podstawowym systemie czasu pracy dobowy czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę, natomiast w równoważnym systemie czasu pracy – 12 godzin na dobę. Praca w wymiarze dłuższym będzie dla pracownika pracą w godzinach nadliczbowych.
Biorąc zaś pod uwagę obowiązującą średniotygodniową normę czasu pracy w połączeniu z zasadą przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracownik nie może przepracować więcej niż średnio 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w obowiązującym go okresie rozliczeniowym.
Rekompensata w postaci dnia wolnego
Pracownikowi, który ze względu na okoliczności uzasadniające pracę w godzinach nadliczbowych, wykonywał pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, zgodnie z art. 151³ k.p. pracodawca powinien zapewnić inny dzień wolny od pracy udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. W zamian za pracę w dniu wolnym, np. w sobotę, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi pełny dzień wolny od pracy niezależnie od liczby faktycznie przepracowanych godzin w tym dniu.
Oznacza to, że jeżeli pracownik przepracował w takim dniu np. 3 godziny, to pracodawca obowiązany jest do udzielenia mu całego dnia wolnego.
Udzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym powinno nastąpić w terminie uzgodnionym z pracownikiem, jednak nie później niż do końca okresu rozliczeniowego, w którym taka praca miała miejsce. Pracodawca nie ma w takiej sytuacji prawnej możliwości zamiany formy rekompensaty, np. wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia powiększonego o stosowny dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Udzielenie dnia wolnego jest bowiem jedyną przewidzianą w przepisach formą rekompensaty pracy w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.
Oczywiście nieudzielenie dnia wolnego prawdopodobnie spowoduje przekroczenie średniej tygodniowej normy czasu pracy, za co pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem (art. 151¹ § 2 k.p.P). Jednakże taka wypłata nie zaciera wykroczenia, jakim jest nieudzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Chyba, że pracodawca udowodni, że nie miał możliwości udzielenia pracownikowi dnia wolnego, gdyż np. praca wykonywana była w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, bądź pracownik w dniu, w którym miał mieć udzielony dzień wolny, zachorował.
Zgodnie z art. 151¹¹ k.p. pracę w niedzielę lub święto rekompensuje się udzielając pracownikowi w zamian dnia wolnego:
Dopiero gdy udzielenie dnia wolnego okaże się niemożliwe, pracodawca ma prawo dokonać wypłaty za pracę w niedzielę lub święto jak za godziny nadliczbowe.
Jeżeli w niedzielę nie wystąpiły dobowe godziny nadliczbowe (praca niewykonywana dłużej niż 8 godzin), udziela się jedynie dnia wolnego. Jeżeli więc np. za 8 godzin pracy w niedzielę pracodawca udzieli pracownikowi dnia wolnego w poniedziałek, to nie musi już wypłacać żadnego innego świadczenia. Jednak gdy dodatkowa praca w niedzielę była wykonywana przez dłużej niż 8 godzin, powstają nadgodziny dobowe. W takim przypadku, oprócz udzielenia dnia wolnego, pracodawca musi jeszcze zrekompensować te nadgodziny. Może zrobić to na dwa sposoby:
Rekompensata pracy nadliczbowej w postaci czasu wolnego
Zasady udzielania czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych są różne w zależności od tego, z czyjej inicjatywy czas wolny został udzielony. Zgodnie z art. 151² § 1 k.p. za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy, czyli za każdą godzinę przepracowaną ponad obowiązujące normy udziela jednej godziny czasu wolnego (1:1). Wniosek pracownika nie obliguje pracodawcy do wyrażenia zgody.
Nie zawsze koniecznie jest udzielenie czasu wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym. W przypadku, gdy pracownik składa wniosek o udzielenie czasu wolnego, przepisy nie określają terminu, w jakim pracodawca powinien mu tego czasu wolnego udzielić.
Najlepiej byłoby gdyby obie strony uzgodniły termin, w jakim pracownik odbierze czas wolny, należy również pamiętać, że pracodawca nie może bez zgody pracownika zmienić terminu udzielenia czasu wolnego określonego we wniosku pracownika.
Rozliczenie czasu wolnego powinno nastąpić bądź w ciągu obowiązującego pracownika okresu rozliczeniowego (zgodnie z zasadą, że wszystkie kwestie związane z czasem pracy powinny być, w braku szczególnych uregulowań, rozliczane w obrębie okresu rozliczeniowego), albo w granicach roku kalendarzowego (zgodnie z przyjętym rocznym limitem godzin nadliczbowych). A zatem czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych udzielany na wniosek pracownika może zostać udzielony również w następnym okresie rozliczeniowym niż ten, w którym praca ta wystąpiła.
W przypadku udzielenia czasu wolnego za pracę nadliczbową bez wniosku pracownika, pracodawca udziela czasu wolnego najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 151² § 2 k.p.).
Czas wolny z inicjatywy pracodawcy może objąć tylko przekroczenie dobowe. Wynika to z faktu, iż godziny przekraczające normę średniotygodniową są ustalane dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
Pracownikowi, któremu w zamian za nadgodziny udzielono czasu wolnego nie przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 3 k.p.).
Należy pamiętać, że sposób rekompensaty nie ma wpływu na to, czy dane nadgodziny zalicza się do limitu czy nie. Zatem nawet udzielając pracownikowi już w kolejnym dniu czasu wolnego za nadgodziny – zawsze wlicza się je do limitu.
Trochę inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracy w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy (np. sobota) i w niedzielę lub święto. Zasadą rekompensaty pracy w takim dniu jest bowiem udzielenie pracownikowi innego dnia wolnego. Jeżeli zostanie udzielony dzień wolny, to godziny nadliczbowe w ogóle nie powinny powstać i w związku z tym nie należy wliczać do limitu nadgodzin.
Jeśli jednak nie udzieli się pracownikowi dnia wolnego dojdzie do przekroczenia średniotygodnowej normy czasu pracy. Oznacza to, że w chwili zakończenia okresu rozliczeniowego godziny ją przekraczające staną się godzinami nadliczbowymi i trzeba je będzie wliczyć do limitu nadgodzin.
Jeżeli czas wolny bez wniosku pracownika, został udzielony w innym miesiącu niż ten, w którym wystąpiła praca nadliczbowa, to jego wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracował w godzinach nadliczbowych musi obejmować normalne wynagrodzenie za godziny pracy nadliczbowej. Natomiast w miesiącu, w którym udzielono czasu wolnego pracownik otrzyma wynagrodzenie w pełnej wysokości, czyli w takiej, jaką otrzymałby za przepracowanie pełnego wymiaru czasu pracy w danym miesiącu.
Przykład
Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, okres rozliczeniowy obejmuje listopad i grudzień. W listopadzie wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin, a w grudniu 168 godzin. W miesiącu listopadzie przepracował 10 godzin ponad dobową normę, za ten czas pracodawca udzieli mu czasu wolnego w grudniu z własnej inicjatywy.
Za listopad pracownik otrzyma normalne wynagrodzenie za 170 godzin (160godzin +10 godzin nadliczbowych), a za grudzień pomimo przepracowania 153 godzin (168 godzin - 15 godzin wolnego (z inicjatywy pracodawcy 1:1,5) otrzyma wynagrodzenie za 168 godzin.
Powyższy przykład nasuwa jeden wniosek - nie opłaca się udzielać pracownikowi czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy w innym miesiącu niż ten, w którym wystąpiły nadgodziny. Gdyby rekompensata nastąpiła w tym samym miesiącu co praca nadliczbowa, to pracodawca nadpłaciłby tylko wynagrodzenie za niedopracowany czas w tym miesiącu, w tym przypadku za pięć godzin.
Różnic nie unikniemy również wtedy, gdy pracownik złoży wniosek z własnej inicjatywy.
Jeżeli pracownik złoży wniosek o czas wolny w innym miesiącu niż ten, w którym była świadczona praca nadliczbowa, to za przepracowane godziny nadliczbowe powinien otrzymać normalne wynagrodzenie w danym miesiącu. Natomiast w miesiącu, w którym wykorzystuje czas wolny, wynagrodzenie przysługuje mu tylko za pracę wykonaną, jednak jego wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne.
Przykład
Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, okres rozliczeniowy obejmuje listopad i grudzień. W listopadzie wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin, a w grudniu 168 godzin. W miesiącu listopadzie przepracował 10 godzin ponad dobową normę, wystąpił z pisemnym wnioskiem o udzielenie czasu wolnego w miesiącu grudniu.
Za listopad pracownik otrzyma normalne wynagrodzenie za 170 godzin (160 godzin +10 godzin nadliczbowych), a w grudniu otrzyma zapłatę za czas przepracowany tj. za 150 godzin (160 godzin – 10 godzin nadliczbowych z listopada), z gwarancją wynagrodzenia minimalnego tj. 1 386 zł brutto.
Autorka jest Managerem w Dziale Kadr i Płac w KZWS – RSM International
Zobacz więcej:
