Dajesz służbowe auto, podpisz umowę

Jeżeli firma oddaje pracownikowi samochód wyłącznie do celów służbowych, tzn. po pracy pracownik zwraca samochód do firmy, wówczas to pracodawca ponosi całość kosztów eksploatacji samochodu (paliwo, naprawy, ubezpieczenie) i jest za niego w pełni odpowiedzialny.

Jeżeli zaś firma udostępnia pracownikowi samochód zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, pracownik może odpowiadać za uszkodzenie czy kradzież samochodu, a także ponosić część kosztów paliwa i garażowania.

[srodtytul]Najlepiej w umowie [/srodtytul]

Aby określić zakres odpowiedzialności materialnej pracownika w przypadku uszkodzenia lub utraty samochodu, kwestie związane z jego użytkowaniem powinny zostać szczegółowo uregulowane w umowie o powierzeniu pracownikowi mienia. Jeżeli pracodawca nie podpisze takiej umowy, to może mieć w pewnych sytuacjach trudności z uzyskaniem odszkodowania od pracownika.

[ramka][b]Przykład[/b]

Problemy takie mogą się pojawić, gdy dojdzie do kolizji drogowej z udziałem samochodu służbowego z winy nieumyślnej pracownika i w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków pracowniczych.

Pracodawca będzie mógł domagać się od pracownika odszkodowania jedynie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, zgodnie z art. 114 w zw. z art. 119 k.p. Jeśli wysokość szkody będzie wyższa, pracodawca nie uzyska od pracownika rekompensaty wyrządzonych szkód.

Natomiast w razie zawarcia umowy o odpowiedzialności materialnej pracownika za szkodę powstałą w mieniu powierzonym pracownik poniesie pełną odpowiedzialność.[/ramka]

[srodtytul]Protokół zdawczo-odbiorczy[/srodtytul]

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]Kodeks pracy[/link] nie uregulował szczegółowo sposobu powierzenia mienia. Wskazuje jedynie, że mienie powinno zostać powierzone z obowiązkiem wyliczenia się albo zwrotu. Samochód powierza się z obowiązkiem zwrotu.

Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. [b]Prawidłowo można pracownikowi powierzyć mienie przez fizyczne, bezpośrednie jego wręczenie – oddanie w posiadanie, ale również przez upoważnienie do objęcia go w posiadanie od osób trzecich, np. odebranie samochodu z salonu sprzedaży. [/b]

By doszło do skutecznego powierzenia mienia pracownikowi, muszą być spełnione następujące warunki:

- pracownik musi wyrazić zgodę na powierzenie mu mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się,

- mienie trzeba wydać pracownikowi w sposób umożliwiający mu sprawdzenie jego stanu technicznego,

- pracownik musi objąć mienie w posiadanie w sposób umożliwiający sprawowanie nad nim faktycznej pieczy. Pracownik powinien zatem faktycznie przejąć samochód, a więc w taki sposób, aby inne osoby – pracownicy – nie mogły decydować o jego wykorzystywaniu bez woli pracownika, któremu mienie powierzono.

[srodtytul]Szczegółowe zapisy[/srodtytul]

W umowie z pracownikiem należy określić sposób korzystania z samochodu, a w szczególności to, czy może z niego korzystać wyłącznie w czasie pracy, czy także poza nim, i ewentualnie w jakim zakresie. Firmy stosują różne sposoby udostępniania samochodu służbowego pracownikom:

- samochód służbowy jest do dyspozycji pracownika wyłącznie w czasie wypełniania przez niego obowiązków pracowniczych,

- samochód służbowy jest do dyspozycji pracownika przez całą dobę w ciągu tygodnia pracy, z obowiązkiem jego zwrotu do firmy na czas weekendu lub dłuższej przerwy w pracy (np. na czas urlopu),

- samochód służbowy jest do dyspozycji pracownika przez cały czas.

Wskazane byłoby jednoczesne uregulowanie kwestii możliwości użyczania pojazdu osobom trzecim, zasad rozliczania zużytego paliwa oraz określenie metod zabezpieczania przed kradzieżą. Szczegółowe uregulowanie zasad użyczenia pojazdu pozwoli uniknąć ewentualnych trudności związanych z egzekwowaniem od pracownika odszkodowania za pogorszenie bądź utratę powierzonego mienia.

W razie ewentualnego sporu pracodawca będzie musiał udowodnić, że pracownik ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w użyczonym mieniu. Podobnie w przypadku nieokreślenia zasad zabezpieczania mienia przed kradzieżą skutki ewentualnej straty mogą w całości obciążyć pracodawcę.

[srodtytul]Potwierdzenie uprawnień[/srodtytul]

W aktach osobowych pracownika prowadzącego pojazd służbowy należy przechowywać dokumenty dotyczące jego uprawnień kierowcy (kserokopia prawa jazdy) oraz związane z powierzeniem mienia. W przypadku pracowników korzystających z osobowych samochodów służbowych nie ma żadnych dodatkowych wymagań w zakresie szkoleń albo badań lekarskich.

Przypominamy, że specjalistyczne badania lekarskie i psychologiczne dotyczą jedynie zawodowych kierowców posiadających kategorię prawa jazdy C lub D, gdyż do nich stosuje się przepisy ustawy z 6 września 2001 r. [link=http://]o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 125, poz. 874 ze zm.)[/link].

Dopiero więc, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdu przekracza 3,5 tony albo pojazd jest przystosowany do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą, zastosowanie do jego zatrudnienia znajdą przepisy ustawy, co wiąże się z obowiązkiem odbycia specjalistycznych badań.

Kierowcy prowadzący pojazdy spełniające powyższe kryteria są obowiązani odbywać badania lekarskie i psychologiczne orzekające nie tylko o zdolności do wykonywanej pracy, lecz również o braku przeciwwskazań psychofizycznych do prowadzenia pojazdu. Wyniki tych badań muszą być przy tym przechowywane przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia kierowcy (art. 39l ustawy o transporcie drogowym).

Przepisy nie przewidują takiego obowiązku w przypadku kierowców pojazdów osobowych, do których prowadzenia wystarczające są prawo jazdy kategorii B oraz ogólne badania wstępne i okresowe wykonywane na podstawie art. 229 k.p.

Dotyczy to również pracowników zatrudnionych na innych stanowiskach niż kierowca, wykorzystujących do pracy samochody osobowe lub lekkie samochody dostawcze (do 3,5 tony).

Ostateczna [b]decyzja w tym względzie należy jednak do pracodawcy, który może w przepisach prawa wewnątrzzakładowego wprowadzić obowiązek poddawania się przez pracowników użytkujących samochody służbowe badaniom lekarskim i psychologicznym kierowców. [/b]

Jedynym warunkiem jest ponoszenie przez pracodawcę kosztu takich badań, na zasadach analogicznych do badań okresowych i kontrolnych.

[ramka][b]WAŻNE [/b]