Co do zasady każda firma, która zatrudnia co najmniej 20 pracowników, musi posiadać regulamin pracy. Jest to akt podstawowy, który m.in. określa organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, czy też systemy i rozkłady czasu pracy. Jego zadaniem jest dostosowanie ogólnych przepisów prawa pracy zawartych w szczególności w kodeksie pracy do warunków panujących w danym przedsiębiorstwie, tak aby zagwarantować właściwą organizację pracy, a także stosownie informować o treści obowiązującego prawa.
[srodtytul]Źródło prawa[/srodtytul]
Regulamin pracy jest źródłem prawa pracy, które w hierarchii zajmuje niższy szczebel. Nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy prawa pracy wyższej rangi, takie jak kodeks pracy, rozporządzenia, układ zbiorowy czy porozumienie zbiorowe. Tak wynika z art. 9 § 2 i § 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EDFE364EBF3BF08C1DF048F01A5FA170?id=76037]kodeksu pracy[/link]. [b]Sąd Najwyższy w postanowieniu z 27 lutego 2003 r., (I PK 361/02)[/b] wyjaśnił, że akt normatywny hierarchicznie niższy, lecz korzystniejszy dla pracownika, ma w prawie pracy pierwszeństwo zastosowania przed aktem hierarchicznie wyższym.
Jeśli w czasie obowiązywania regulaminu pracy wejdą w życie rozwiązania aktów wyższej rangi o treści odmiennej od regulaminowych, to sprzeczne z nimi postanowienia zostaną automatycznie zastąpione przez normy tych aktów prawnych. Natomiast jeżeli w trakcie obowiązywania przepisów ustawowych czy postanowień układowych wydany zostanie regulamin pracy, powinien on uwzględniać rozwiązania aktów wyższego rzędu, jeżeli zakresy ich treści pozostają w merytorycznym związku.
[srodtytul]Wejście w życie...[/srodtytul]
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Mówi o tym art. 104[sup]3[/sup] k.p. Podanie go do wiadomości pracowników może zatem nastąpić w różnej formie. Jak? Przykładowo przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie pocztą elektroniczną czy osobiste wręczenie.
Sposób ten musi być dostosowany do zwyczajowo przyjętego u danego pracodawcy sposobu komunikowania się oraz powinien stwarzać podwładnym możliwość zapoznania się z jego treścią.
[srodtytul]... i ewentualne zmiany[/srodtytul]
Czasem pracodawca zmienia treść regulaminu. Taka modyfikacja (lub zastąpienie go nowym aktem) nastąpić powinna w takim samym trybie jak ten, w którym go ustanowiono. Kodeks pracy nie reguluje utraty mocy obowiązującej przez regulamin, dlatego należy przyjąć, że dokonuje się to na zasadach ogólnych. Oznacza to, że regulamin wprowadzony na czas określony traci moc z upływem tego terminu, a zawarty na czas nieokreślony przestaje obowiązywać z dniem wejścia w życie nowego regulaminu. Ponadto o utracie mocy obowiązującej może zdecydować zakładowy układ zbiorowy lub sam pracodawca za zgodą organizacji związkowej.
Wraz ze zmianą aktów prawnych wyższego rzędu pracodawca powinien dokonywać stosownych zmian w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie zaktualizował regulaminów, w kwestiach spornych między pracodawcą a pracownikiem należy stosować przepisy aktów prawnych stojących w hierarchii wyżej niż regulamin, czyli np. postanowienia kodeksu pracy.
[ramka][b]Nie zawsze trzeba[/b]
Regulaminu pracy nie wprowadza się, gdy w danym zakładzie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy obejmujące organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. [/ramka]