Każdy pracownik może poprosić pracodawcę o urlop bezpłatny. Szef – nawet gdy ma kłopoty z zapewnieniem zajęcia załodze – nie może wysłać jej na przymusowy urlop bezpłatny. Inicjatywa skorzystania z niego należy wyłącznie do podwładnego.
Pracownik, który chce iść na urlop bezpłatny, musi złożyć u pracodawcy wniosek (art. 174 kodeksu pracy). Określa w nim okres planowanej nieobecności i ewentualnie motywy swojej prośby. Oczywiście jeżeli nie chce uzasadniać wniosku, szef nie może go do tego zmusić. Podanie motywów pozwoli jednak przekonać pracodawcę, aby zgodził się na przerwę w pracy.
Firma nie jest jednak związana wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego. W zależności od potrzeb szef może go udzielić lub nie. Decyzja w tej sprawie jest ostateczna i nie podlega zaskarżeniu, a szef nie musi jej także uzasadniać. Oczywiście może zaproponować inny termin a także długość urlopu, jeżeli uzna, że jest to wskazane ze względu na interes przedsiębiorstwa.
Kodeks pracy nie określa ani minimalnego, ani maksymalnego wymiaru urlopu bezpłatnego. Może więc on być udzielony na kilka dni, a w skrajnych wypadkach nawet na kilkanaście miesięcy. Wymiar tego urlopu ma znaczenie nie tylko dla określenia okresu absencji pracownika w firmie, ale także dla jego uprawnień. Zgodnie z ustawą z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn pracowników niedotyczących pracownikowi korzystającemu z urlopu bezpłatnego do trzech miesięcy nie można wypowiedzieć umowy o pracę. Przebywający na takim urlopie jest tak samo chroniony, jak byłby, przebywając na urlopie wypoczynkowym. W tym czasie szefowi – niezależnie od okresu, na jaki wolne zostało udzielone – nie wolno wypowiedzieć umowy o pracę ani zmodyfikować jej warunków w wypowiedzeniu zmieniającym.
Przy urlopach trwających co najmniej trzy miesiące pracodawca może porozumieć się z pracownikiem co do możliwości jego wcześniejszego odwołania z tej nieobecności z ważnych przyczyn. Nie ma przeszkód, aby precyzyjnie je wyliczyć. Jeżeli pracodawca wezwie pracownika z urlopu, ten musi zastosować się do prośby szefa. Zignorowanie wezwania da radę potraktować jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W konsekwencji stanowi to powód uzasadniający zwolnienie z pracy bez wypowiedzenia.
Osoba ubiegająca się o urlop bezpłatny musi pamiętać o tym, że nie jest on wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Gdy trwa on co najmniej miesiąc w roku kalendarzowym, powoduje proporcjonalne pomniejszenie urlopu wypoczynkowego za ten rok.
Pracownik musi wrócić do pracy bezpośrednio po zakończeniu bezpłatnej nieobecności, oczywiście z wyjątkiem sytuacji, gdy uniemożliwiają to usprawiedliwione przyczyny, np. choroba. Pracodawca ma z kolei obowiązek zatrudnić powracającego na poprzednio zajmowanym stanowisku. Jeżeli jest to niemożliwe, wówczas tak jak każdemu innemu pracownikowi wolno mu np. powierzyć czasowe wykonywanie innych obowiązków. Takie przeniesienie potrwa maksymalnie trzy miesiące w roku kalendarzowym, a stanowisko to ma odpowiadać kwalifikacjom powracającego po nieobecności. Oczywiście pracodawca może też wręczyć wypowiedzenie zmieniające, jeśli nie da rady zapewnić poprzednich warunków zatrudnienia. Podwładnemu, któremu pracodawca nie jest w stanie dać zajęcia po urlopie bezpłatnym, przysługuje prawo wystąpienia do sądu z roszczeniem o dopuszczenie do pracy.
Przepisy nie określają procedury dotyczącej wcześniejszego zakończenia urlopu bezpłatnego z inicjatywy pracownika. Wszystko zależy od po-rozumienia z szefem. Jeżeli według niego wcześniejszy powrót będzie korzystny dla firmy, pracownik może wrócić do pracy nawet z dnia na dzień. Jeśli np. szef zatrudnił na miejsce urlopowanego zastępcę lub zorganizował pracę, aby złagodzić skutki nieobecności urlopowanego, może nie zgodzić się na natychmiastowe podjęcie pracy przez przebywającego na bezpłatnym.
