Każdy pracownik może poprosić pracodawcę o urlop bezpłatny. Szef – nawet gdy ma kłopoty z zapewnieniem zajęcia załodze – nie może wysłać jej na przymusowy urlop bezpłatny. Inicjatywa skorzystania z niego należy wyłącznie do podwładnego.
Pracownik, który chce iść na urlop bezpłatny, musi złożyć u pracodawcy wniosek (art. 174 kodeksu pracy). Określa w nim okres planowanej nieobecności i ewentualnie motywy swojej prośby. Oczywiście jeżeli nie chce uzasadniać wniosku, szef nie może go do tego zmusić. Podanie motywów pozwoli jednak przekonać pracodawcę, aby zgodził się na przerwę w pracy.
Firma nie jest jednak związana wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego. W zależności od potrzeb szef może go udzielić lub nie. Decyzja w tej sprawie jest ostateczna i nie podlega zaskarżeniu, a szef nie musi jej także uzasadniać. Oczywiście może zaproponować inny termin a także długość urlopu, jeżeli uzna, że jest to wskazane ze względu na interes przedsiębiorstwa.
Kodeks pracy nie określa ani minimalnego, ani maksymalnego wymiaru urlopu bezpłatnego. Może więc on być udzielony na kilka dni, a w skrajnych wypadkach nawet na kilkanaście miesięcy. Wymiar tego urlopu ma znaczenie nie tylko dla określenia okresu absencji pracownika w firmie, ale także dla jego uprawnień. Zgodnie z ustawą z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn pracowników niedotyczących pracownikowi korzystającemu z urlopu bezpłatnego do trzech miesięcy nie można wypowiedzieć umowy o pracę. Przebywający na takim urlopie jest tak samo chroniony, jak byłby, przebywając na urlopie wypoczynkowym. W tym czasie szefowi – niezależnie od okresu, na jaki wolne zostało udzielone – nie wolno wypowiedzieć umowy o pracę ani zmodyfikować jej warunków w wypowiedzeniu zmieniającym.
Przy urlopach trwających co najmniej trzy miesiące pracodawca może porozumieć się z pracownikiem co do możliwości jego wcześniejszego odwołania z tej nieobecności z ważnych przyczyn. Nie ma przeszkód, aby precyzyjnie je wyliczyć. Jeżeli pracodawca wezwie pracownika z urlopu, ten musi zastosować się do prośby szefa. Zignorowanie wezwania da radę potraktować jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W konsekwencji stanowi to powód uzasadniający zwolnienie z pracy bez wypowiedzenia.
