Zwolnienie od zajęć zawodowych dotyczy czasu niezbędnego do udziału w pracach rady pracowników, które nie mogą być wykonane poza godzinami pracy. Mimo że w tym okresie członek rady nie będzie świadczył pracy, ma prawo do pensji.
Co do zasady wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Zdarzają się jednak wyjątkowe sytuacje, gdy pracodawca musi je wypłacić, choć podwładny nie pracował. Obowiązek taki musi mieć jednak wyraźną podstawę prawną. Dla członków rad jest to art. 17 ust. 3 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550).
Wśród przypadków wynagradzania za okres zwolnień od wykonywania pracy można wyróżnić takie za okresy gotowości do pracy oraz za przerwy w jej świadczeniu. Właśnie udział w zajęciach rady pracowników jest płatną przerwą w pracy, za którą szef wypłaca wynagrodzenie. Aby je obliczyć, stosuje odpowiednio zasady przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Pracownik powinien jednak uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w firmie z powodu swojego zaangażowania w radzie. Ponadto o zwolnienie to może ubiegać się tylko wówczas, gdy udział w zajęciach rady poza godzinami pracy jest niemożliwy. W usprawiedliwiony sposób uzasadnia to np. różny system i rozkład czasu pracy (praca zmianowa, przerywany czas pracy, zadaniowy czas pracy, system pracy weekendowej), uniemożliwiający członkom rady pracowników zorganizowanie spotkania w jednym terminie. Wniosek członka rady o zwolnienie od pracy na czas niezbędny do udziału w obradach gremium aprobuje pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu.
Zwolnienie od pracy przysługuje tylko temu członkowi rady, który nie korzysta jednocześnie z podobnego zwolnienia z innego powodu, m.in. w związku z:
- koniecznością wykonania doraźnej czynności poza zakładem pracy wynikającej z jego funkcji związkowej,
- udziałem w pracach specjalnego zespołu negocjacyjnego lub europejskiej rady zakładowej,
- udziałem w pracach specjalnego zespołu negocjacyjnego, organu przedstawicielskiego albo rady nadzorczej lub rady administrującej spółki europejskiej (także spółdzielni europejskiej),
- pełnieniem funkcji zakładowego społecznego inspektora pracy lub w związku z koniecznością wykonywania czynności społecznego inspektora pracy w godzinach pracy albo uczestniczenia w naradach i szkoleniach.
