Trzeba też dokładnie zabezpieczać korespondencję, aby jej treści nie mogły poznać osoby trzecie – tak uważa generalny inspektor ochrony danych osobowych Michał Serzycki. Chodzi o popularne w wielu spółdzielniach roznoszenie przez pracowników spółdzielni (najczęściej dozorców lub ochroniarzy) rozliczeń, zwrotów, nadpłat, zmian opłat eksploatacyjnych, upomnień dla dłużników itp. Nierzadko praktyki takie pozwalają zapoznać się z treścią tych pism osobom trzecim, a także osobom, które nie mają specjalnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Tak może się zdarzyć, gdy przekazuje się te pisma w otwartych kopertach lub też w formie luźnych kartek.
Na podstawie art. 36 – 37 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU nr 101, poz. 926 ze zm.) spółdzielnia mieszkaniowa ma też inne obowiązki. Osoby roznoszące taką korespondencję powinny być upoważnione do przetwarzania danych osobowych, trzeba też zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.
– Administrator danych osobowych (którym tu jest spółdzielnia) powinien tak zabezpieczyć dane, aby nie dostały się one w ręce osób niepowołanych – podkreśla Michał Serzycki w swoim wystąpieniu do jednej ze spółdzielni mieszkaniowych. Sugeruje zaklejane koperty.
Osoby wyznaczone do przekazywania takiej korespondencji powinny także mieć upoważnienia nadane przez administratora danych. Muszą być imienne i określać zakres przetwarzania danych.
Co więcej, spółdzielnia powinna prowadzić ewidencję osób upoważnionych. Tak wynika z art. 39 ustawy. W ewidencji powinny się znaleźć następujące informacje: imię i nazwisko osoby upoważnionej, data nadania i ustania uprawnień, zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, a także identyfikator, jeśli dane przetwarzane są w systemie informatycznym.
Zadłużeniem w spółdzielniach GIODO zajmował się już kilkakrotnie. Nie wolno np. wywieszać na klatkach schodowych imiennych list zadłużonych lokatorów ani nawet numerów mieszkań. W lutym GIODO stwierdził, że nie wolno też wywieszać podziękowań dla regularnie płacących, bo jest to omijanie przepisów. Mieszkańcy łatwo mogą się dowiedzieć, kto nie płaci, a ponadto na takie przetwarzanie danych trzeba mieć zgodę zainteresowanych osób.
