Harmonogram czasu pracy ważniejszy niż potrzeby firmy

- Mamy w regulaminie zapis, zgodnie z którym pracownicy pracują od 8 do 16. Nie ma natomiast jakichkolwiek dalszych zapisów odnoszących się do godzin pracy.

Na tydzień muszę zmienić rozkład czasu pracy jednej osoby w taki sposób, aby w poniedziałek pracowała od 8 do 15, we wtorek w dotychczasowych godzinach, w środę od 10 do 18, w czwartek od 9 do 17 i w piątek od 8 do 17. Jak rozliczyć jego czas pracy? Czy rozkłady czasu pracy podane w regulaminie mogę swobodnie zmieniać? – pyta czytelnik.

Regulamin pracy to podstawowy akt z obowiązujących w firmie przepisów prawa pracy.

Działa w obie strony

Zgodnie z art. 9 § 1 k.p., ilekroć w kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Postanowienia regulaminu pracy, które nie są dla pracownika mniej korzystne niż odpowiednie postanowienia kodeksu pracy czy innych ustaw i rozporządzeń (w tym także obowiązującego w Polsce prawa unijnego), mają pierwszeństwo stosowania. Regulamin pracy nie jest aktem wiążącym jedynie załogę. Jego regulacje stosować musi także pracodawca. Może je zmienić – jeśli w firmie nie działa organizacja związkowa, to co do zasady nie musi nawet konsultować modyfikacji z przedstawicielami personelu, ale dopóki określone postanowienie obowiązuje, dopóty pracodawca jest nim związany.

Odchylenia tylko wyjątkowo

Rozkłady czasu pracy wskazane w regulaminie wyznaczają swoiste granice, w których poruszać się może szef, wyznaczając zatrudnionym normalne godziny pracy. Poza tymi rozkładami wolno mu nakazać pracę w godzinach nadliczbowych czy pełnienie dyżuru.

Regulamin pracy u czytelnika przewiduje stały rozkład czasu pracy dla ogółu zatrudnionych. Nie ma zatem potrzeby tworzenia indywidualnych harmonogramów czasu pracy – godziny pracy wszyscy znają na podstawie regulaminu.

Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu, GPP-417-4560-19/09/PE/RP) uważa, że zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogramu nie wolno jednak dowolnie modyfikować w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i art. 15111). Jeśli zatem te przepisy nie zezwalają na zmianę harmonogramu czasu pracy pracownika, to jest ona niedopuszczalna.

Tę opinię wprost powinniśmy odnieść do stałego rozkładu czasu pracy wynikającego z regulaminu pracy. Okolicznościami usprawiedliwiającymi modyfikacje stałego rozkładu czasu pracy wprowadzonego w regulaminie mogą być np.:

- choroba pracownika,

- korzystanie przez niego z urlopu na żądanie,

- rozwiązanie stosunku pracy w trakcie trwania okresu harmonogramowego,

- korzystanie przez pracownika z dnia wolnego na opiekę nad dzieckiem.

Zmianę może też powodować to, że podwładny bierze czas wolny udzielony za pracę w godzinach nadliczbowych itp. Mówimy tu jednak o przesłankach konkretnych, czyli leżących „poza pracodawcą" albo występujących w porozumieniu z nim (czas wolny za nadgodziny udzielany na wniosek pracownika).

Niedopuszczalne są natomiast zmiany wynikającego z regulaminu pracy stałego rozkładu czasu pracy zatrudnionych w związku z potrzebami pracodawcy. W takich sytuacjach należy zlecić im pracę w godzinach nadliczbowych.

Zmiany takie powinny być uznane za obchodzenie przepisów o pracy w nadgodzinach. Wiąże się to ze wskazaną wcześniej zasadą mocy obowiązującej ustalonego rozkładu, która odnosi się do obu stron stosunku pracy. Podwładny ma świadczyć pracę w czasie wskazanym w regulaminie, a szef jest zobowiązany zapewnić pracę w tych godzinach. Zlecenie jej w innym przedziale godzin niż ten, który wynika z rozkładu wprowadzonego do regulaminu, może powodować dwojaki skutek:

- konieczność opłacenia czasu pierwotnie planowanego nawet wtedy, gdy pracownik nie przepracował efektywnie całego dnia, czas nieprzepracowany zakwalifikowany będzie jako pozostawanie w dyspozycji pracodawcy i nieświadczenie pracy z przyczyn dotyczących firmy,

- konieczność zaliczenia czasu przepracowanego przypadającego poza godzinami granicznymi wynikającymi z regulaminowego rozkładu do czasu pracy w nadgodzinach.

Przyjęcie innej możliwości prowadzi do całkowitej swobody szefa w zakresie wyznaczania godzin (i często dni) pracy załogi. Oznaczałoby bowiem, że rozkład czasu pracy wskazany w regulaminie obowiązuje jedynie pracowników, a nie działa wobec pracodawcy, który w każdej sytuacji mógłby narzucać poszczególnym osobom inne godziny pracy. I to bez ponoszenia konsekwencji w postaci „wejścia" w sferę pracy nadliczbowej.

Regulamin pracy wyznacza rozkłady czasu pracy, jakie stosować może pracodawca. U czytelnika regulamin zamyka drogę do jakichkolwiek zmian zarówno co do godzin, jak i pracy. Zapis regulaminowy jest bowiem w tym wypadku „sztywny", nie pozwala wprowadzić okresowo innych rozkładów dla poszczególnych osób. Ustalenie innego rozkładu czasu pracy niż 8–16 wymagałoby wcześniejszej zmiany regulaminu pracy. Wchodzi ona w życie po upływie dwóch tygodni od podania jej do wiadomości załogi.

Odstępstwa od regulacji regulaminowej w tym zakresie wynikać mogą ze stosowania wobec danej osoby indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.). Wolno go jednak wprowadzić na pisemny wniosek zatrudnionego, szef nie może go zatem narzucić.

Czasami rozkład dowolny

Regulamin pracy nie musi jednak tworzyć stałego, niezmiennego rozkładu czasu pracy. Można do niego wprowadzić regulacje wskazujące na pracę – co do zasady – w pewnych, określonych w regulaminie godzinach. Trzeba jednak zastrzec, że godziny te obowiązują, jeśli szef nie wyznaczy innych.

Pracodawca może zmniejszyć problemy wynikające z sytuacji takich, jaka występuje u czytelnika, wprowadzając do regulaminu pracy odpowiednie postanowienia. Dzięki nim będzie mógł – oczywiście z pewnym wyprzedzeniem – wprowadzić okresowo inne godziny pracy dla poszczególnych osób.

Przykład

Fragment regulaminu pracy:

1. Praca w zakładzie pracy świadczona jest od poniedziałku do piątku pomiędzy godz. 6 a 18.

2. Jeżeli w indywidualnych harmonogramach czasu pracy pracodawca nie wprowadzi innych godzin pracy w granicach wyznaczonych w pkt. 1, pracownicy świadczą pracę od godz. 8 do 16 od poniedziałku do piątku.

3. Harmonogramy czasu pracy wskazane w pkt 2 tworzy się na okresy co najmniej dwutygodniowe i przekazuje pracownikom na trzy dni przed rozpoczęciem okresu objętego harmonogramem.

Tu co do zasady są stałe godziny pracy. Pracodawca może jednak wyznaczyć inne. W tym przypadku nie wykracza to poza stały rozkład, ustalony regulaminem. Godziny pracy, w jakich zatrudnieni pracują, obowiązują do momentu otrzymania przez nich harmonogramu czasu pracy wyznaczającego inny przedział godzinowy (w granicach zakreślonych w regulaminie).

Jak rozliczyć czas pracy u czytelnika

Zgodnie z poleceniem szefa zatrudniony ma pracować:

- w poniedziałek od godz. 8 do 15,

- we wtorek 8-16,