Kontrakt musi zawrzeć osoba umocowana do tego. W zależności od formy prawnej działalności – może ona działać w swoim imieniu bądź w imieniu podmiotu, który ma prawo reprezentować.
Jednoosobowa firma
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą podlegających wpisowi do ewidencji zasadą jest, że uprawniony do reprezentacji jest właściciel. Warto zatem zażądać od kontrahenta, aby przedstawił nam zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).
W jego imieniu może tez działać przedstawiciel. Nie zawsze bowiem tak jest, że umowę zawiera właściciel we własnej osobie. W takim wypadku osoba go reprezentująca powinna okazać swoje pełnomocnictwo do działania w imieniu i na rzecz tego przedsiębiorcy.
Ważne
!
Jeżeli zawieramy umowę z przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji ,możemy sprawdzić go w CEiDG https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/
Spółka cywilna
Pomimo że spółka cywilna pozbawiona jest osobowości prawnej, możemy mówić o jej reprezentacji. W tym wypadku reprezentacja to działanie w imieniu pozostałych wspólników, w zakresie prowadzonej wspólnie działalności.
Jeśli umowa spółki lub uchwała wspólników nie stanowi inaczej, zasady reprezentacji są takie same jak przy prowadzeniu spraw spółki, a więc:
- każdy wspólnik jest uprawniony do reprezentowania spółki;
- każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki; jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników;
- każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na straty.
Umowa spółki może jednak inaczej ukształtować zasady reprezentacji. Mogą tu wystąpić następujące rozwiązania:
- reprezentacja łączna (np. dwóch wspólników),
- wyłączenie niektórych wspólników z reprezentacji spółki,
- jednoosobowa reprezentacja (wybrany wspólnik).
Spółki prawa handlowego
Podmioty działające na podstawie przepisów kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) to spółki prawa handlowego. Zasada reprezentacji tych podmiotów inaczej kształtuje się w przypadku spółek osobowych (spółki: jawna, partnerska, komandytowa, partnerska, komandytowo-akcyjna) i kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjna).
Wszystkie spółki handlowe wpisane są do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Ponieważ wpisy te są jawne, kontrahent może bez problemu sprawdzić, czy osoba podająca się za np. członka zarządu spółki rzeczywiście we wspomnianym rejestrze figuruje i kto jest uprawniony do jej reprezentacji (https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu).
W przypadku spółki jawnej – co do zasady każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Jednak art. 30 k.s.h. stanowi, że umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa do reprezentacji albo że jest uprawniony do reprezentacji tylko łącznie z innym wspólnikiem albo prokurentem. Pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu.
Zasadą jest, że spółkę partnerską ma prawo reprezentować każdy ze wspólników samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Pozbawienie partnera prawa reprezentowania spółki może nastąpić tylko z ważnych powodów, uchwałą powziętą większością 3/4 głosów przy kworum 2/3 wszystkich partnerów. Umowa spółki może jednak przewidywać surowsze wymogi powzięcia uchwały. Pozbawienie partnera prawa reprezentacji w opisany wyżej sposób staje się skuteczne z chwilą wpisu do rejestru.
Umowa spółki partnerskiej może przewidywać również powołanie zarządu do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania. Wówczas nie stosuje się art. 96 k.s.h. Do zarządu spółki partnerskiej stosuje się odpowiednio przepisy o zarządzie spółki z o.o.
Spółkę komandytową reprezentują na podstawie art. 117 k.s.h. komplementariusze, którzy nie zostali pozbawieni prawa reprezentacji na podstawie umowy spółki bądź prawomocnego orzeczenia. Komandytariusz może reprezentować spółkę tylko jako pełnomocnik.
Analogicznie, jak w spółce komandytowej – prawo do reprezentacji spółki komandytowo-akcyjnej przysługuje komplementariuszom. Akcjonariusze nie mają prawa reprezentacji. Nie ponoszą również odpowiedzialności za zobowiązania spółki.
Reprezentowanie i prowadzenie spraw spółek z o.o. i akcyjnej jest zarezerwowane co do zasady dla zarządu. Jeśli zarząd spółki jest wieloosobowy, sposób reprezentowania spółki określa umowa. A gdy nie stanowi ona w tym temacie nic, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Jakie pełnomocnictwo
Umowę w imieniu przedsiębiorcy może także zawrzeć osoba posiadająca do tego umocowanie. Kodeks cywilny przewiduje następujące rodzaje pełnomocnictw:
- pełnomocnictwo ogólne, obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu, musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności.
- pełnomocnictwo rodzajowe (gatunkowe) upoważnia do dokonywania czynności określonego rodzaju, w tym przekraczających zakres zwykłego zarządu. W odróżnieniu od pełnomocnictwa ogólnego powinno ono określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot.
- pełnomocnictwo szczególne dotyczy oznaczonej czynności prawnej np. zakupu nieruchomości, samochodu.
Ważne!
Pełnomocnictwo musi być zawarte w formie wymaganej dla danej czynności. Dla przykładu do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości wymagana jest forma aktu notarialnego. Dlatego w takiej formie musi być udzielone pełnomocnictwo do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości.
Udzielenie pełnomocnictwa oraz przedstawienie dokumentu pełnomocnictwa w sprawach z zakresu administracji publicznej bądź w postępowaniu sądowym związane jest z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17,00 zł. Obowiązek ten ciąży na mocodawcy oraz pełnomocniku. Opłatę tę uiszcza się na rachunek bankowy danego urzędu miasta czy gminy, właściwego ze względu na miejsce złożenia dokumentu pełnomocnictwa.
Dla kogo prokura
Jest to szczególny rodzaj pełnomocnictwa udzielany przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców (m.in. spółki prawa handlowego). Obejmuje ono umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Zakres prokury ma charakter ustawowy i może być ograniczony tylko przepisem ustawy. Ograniczenie takie znajduje się w art. 1093 k.c. Wynika z niego, że prokurent nie może zbyć przedsiębiorstwa, oddać go do czasowego korzystania, zbyć ani obciążyć nieruchomości, chyba że legitymuje się szczególnym pełnomocnictwem.
Dopuszczalne jest umocowanie tzw. prokurenta łącznego, który będzie mógł reprezentować spółkę np. wyłącznie z innym prokurentem. Jeżeli natomiast prokurent jest ograniczony do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa, jest to tzw. prokura oddziałowa.
Co w treści dokumentów
Przedsiębiorcy powinni w oświadczeniach woli kierowanych na zewnątrz zawrzeć podstawowe informacje dotyczące formy prawnej prowadzonej działalności (np. spółka jawna, spółka komandytowa). Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców albo ewidencji jest obowiązany umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługiwać się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Wymogi dot. spółek kapitałowych zawierają przepisy art. 206 i w i art. 374 k.s.h. Zgodnie z nimi pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
1) nazwę spółki, jej siedzibę i adres,
2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru,
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP),
4) wysokość kapitału zakładowego, a w przypadku spółki akcyjnej informację o wysokości kapitału wpłaconego.
Z kolei zgodnie z art. 34 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym podmioty wpisane do Rejestru (KRS) są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, firmę lub nazwę, oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności, siedzibę i adres, numer NIP oraz oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer w rejestrze. -
„Rzeczpospolita" radzi
W odróżnieniu od spółek handlowych zasady reprezentacji spółki cywilnej nie są umieszczone w żadnym publicznym rejestrze, stąd istnieje domniemanie, że każdy wspólnik może spółkę reprezentować. Ważne jest więc, aby przed podpisaniem umowy zapoznać się z umową spółki cywilnej swojego kontrahenta, a najlepiej zadbać, aby pod umową podpisali się wszyscy wspólnicy spółki cywilnej. -
W odróżnieniu od spółek handlowych zasady reprezentacji spółki cywilnej nie są umieszczone w żadnym publicznym rejestrze, stąd istnieje domniemanie, że każdy wspólnik może spółkę reprezentować. Ważne jest więc, aby przed podpisaniem umowy zapoznać się z umową spółki cywilnej swojego kontrahenta, a najlepiej zadbać, aby pod umową podpisali się wszyscy wspólnicy spółki cywilnej. -
Jakie są konsekwencje zawarcia umowy przez osobę podającą się za pełnomocnika, która rzeczywiście nim nie była?
Kodeks cywilny w takim przypadku nie pozostawia żadnych wątpliwości. Zgodnie z art. 103 § 1 k.c. – jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.
Druga strona umowy może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. Gdy takiego potwierdzenia nie otrzyma, nie jest związana umową.
Możemy natomiast żądać od fałszywego pełnomocnika zwrotu tego, co otrzymała w wykonaniu umowy, a także naprawienia poniesionej w związku z całym zajściem szkody. Zawierając umowę z pełnomocnikiem warto zatem zadbać o zebranie jego danych osobowych (m.in. imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL), a także o to, by jego podpis na umowie był wyraźny.
Wzór Pełnomocnictwo ogólne
Warszawa, 6 grudnia 2012 r.
Pełnomocnictwo
Ja, Jan Kowalski prowadzący działalność pod nazwą ABC z siedzibą w Warszawie (00-111) przy ul. Pandory 2 działający na podstawie wpisu w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej: NIP 12345678, REGON 123456789 udzielam pełnomocnictwa Annie Kowalskiej prowadzącej Kancelarię Lex z siedzibą przy ulicy Klonowej 2 w Warszawie na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej: NIP 87654321, REGON 987654321, legitymującą się dowodem o numerze APA 123456, do podejmowania w moim imieniu wszelkich czynności prawnych wobec wszelkich osób prawnych i fizycznych.
Jan Kowalski (czytelny podpis)
Wzór Pełnomocnictwo rodzajowe
Warszawa, 6 grudnia 2012 r.
Pełnomocnictwo
Ja, Jan Kowalski, prowadzący działalność pod nazwą ABC z siedzibą w Warszawie (00-111) przy ul. Pandory 2 działającą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej pod numerem 111, NIP 12345678, REGON 123456789 – udzielam pełnomocnictwa Annie Kowalskiej zamieszkałej przy ulicy Klonowej 3 w Warszawie, PESEL 79030300222, legitymującej się dowodem o numerze APA 123456 do reprezentowania mnie wobec organów skarbowych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz do podpisywania w moim imieniu wszelkich deklaracji, oświadczeń i wniosków składanych do ww. instytucji.
Jan Kowalski (czytelny podpis)
Wzór Pełnomocnictwo szczególne
Warszawa, 6 grudnia 2012 r.
Pełnomocnictwo
Ja, Jan Kowalski, prowadzący działalność pod nazwą ABC z siedzibą w Warszawie (00-111) przy ul. Pandory 2 działającą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej: NIP12345678, REGON 123456789 – udzielam pełnomocnictwa Annie Kowalskiej zamieszkałej przy ulicy Groszkowej 3 w Warszawie, PESEL 79040400123, legitymującej się dowodem osobistym o numerze APA 123456 do zawarcia w moim imieniu umowy sprzedaży samochodu osobowego marki OPEL, nr rejestracyjny WAW 1234, rok produkcji 1999, nr VIN 123 na rzecz Zbywcy Dariusza Janiaka za cenę 30 000,00 zł (słownie: trzydzieści tysięcy złotych 00/100).
Jan Kowalski
(czytelny podpis)
Wzór prokura
Warszawa, 6 grudnia 2012 r.
Działając w imieniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ABC DATA z siedzibą w Warszawie przy ulicy Pandory 2 wpisanej do KRS po nr 43267, jako członkowie jej zarządu, na podstawie uchwały zarządu nr 1 z 1 grudnia 2012 r., udzielamy pani Annie Kowalskiej, zamieszkałej w Warszawie przy ulicy Klonowej 2, legitymującej się dowodem osobistym APA 123 456 prokury samoistnej.
Podpisy
