Coraz częściej zdarzają się niesolidni kontrahenci

[srodtytul]Odpowiada Maciej Harczuk, dyrektor Działu Windykacji i Informacji w Euler Hermes[/srodtytul]

Takie sytuacje, w których sprawdzony i dotychczas wiarygodny kontrahent nie reguluje należności, zdarzają się niestety coraz częściej. Wówczas jedynym sposobem na odzyskanie pieniędzy jest windykacja. W pierwszej kolejności stosujemy windykację polubowną obejmującą przedsądowe dochodzenie przeterminowanych należności w imieniu przedsiębiorstwa. W ramach tych działań nasi negocjatorzy nie ograniczają się jedynie do telefonicznego kontaktu z dłużnikiem i wysyłania monitów, lecz prowadzą także windykację bezpośrednią, polegającą na osobistym kontakcie z dłużnikami w ich siedzibach. W tym miejscu chciałbym podkreślić, iż wszystkie prowadzone przez nas działania są zgodne z etyką biznesu i obowiązującymi przepisami prawa. Jest to ważne, gdyż pozwala na utrzymanie pozytywnych relacji z dłużnikiem, co jest często niezbędne dla zwiększenia szans na odzyskanie pieniędzy.

Obsługa klientów biznesowych wymaga dużej finezji i dyplomacji oraz wiedzy prawno-ekonomicznej. Dlatego oferowanie klientom samej windykacji to za mało. Obecnie przedsiębiorcy oczekują kompleksowej obsługi wierzytelności, od momentu jej powstania poprzez jej monitoring oraz ewentualne odzyskanie w przypadku problemów z płatnością. Zachęcamy naszych klientów, by zwracali się do nas nie tylko w sytuacji, gdy już powstanie dług, ale wcześniej, jeszcze na etapie nawiązywania kontaktów z klientem.

Obiegowa opinia, według której windykator to osoba, która za wszelką cenę i wszystkimi, nie zawsze zgodnymi z prawem, metodami próbuje odzyskać dług, od dawna nie ma nic wspólnego z rzeczywistością. Firmy windykacyjne, przede wszystkim te, które nie ograniczają się do pisemnego monitowania dłużników, coraz większą wagę przykładają do profesjonalizmu i umiejętności interpersonalnych zatrudnianych pracowników. Jest to widoczne zwłaszcza wśród firm działających w sektorze B2B, gdzie windykatorzy muszą działać w zgodzie z obowiązującym prawem, zachowując jednocześnie pełen szacunek wobec dłużnika. Ich zadaniem nie jest doprowadzenie dłużnika do kolejnych problemów finansowych, ale pomoc w znalezieniu wyjścia z obecnych kłopotów i restrukturyzacja zadłużenia. Dzięki temu możliwe jest zarówno odzyskanie należności, jak i pozostanie z dłużnikiem w dobrych stosunkach.

Ważnym elementem skutecznej windykacji jest odpowiedni dobór i kształcenie kadr przez firmy windykacyjne. Aby zapewnić klientów, że w ich imieniu nie działają osoby przypadkowe, lecz profesjonaliści, firmy windykacyjne przyjmują wewnętrzne procedury dotyczące zatrudniania i pracy windykatorów. Pracownicy muszą mieć nie tylko zdolności negocjacyjne, ale także odpowiednie przygotowanie merytoryczne.

Dobierając pracowników windykacji, preferowane są osoby z wyższym wykształceniem prawniczym, ekonomicznym i psychologicznym. Chcąc zaoferować przedsiębiorcom najwyższą jakość usług i pewność, że ich sprawami zajmą się osoby kompetentne i przygotowane, wprowadziliśmy dodatkowe wymagania. Wszyscy pracownicy windykacji terenowej, a także osoby koordynujące ich pracę muszę zdać egzamin dla osób ubiegających się o licencję detektywa. Posiadanie licencji, poza dodatkowym uprawnieniami związanymi na przykład z możliwością zbierania i przetwarzania danych w toku prowadzonych spraw, jest dodatkowym kryterium weryfikacji pracowników.

To, co wyróżnia Euler Hermes Zarządzanie Ryzykiem spośród innych firm windykacyjnych w Polsce, to olbrzymia i przede wszystkim własna baza informacyjna zawierająca dane, na bieżąco aktualizowane, dotyczące wypłacalności setek tysięcy podmiotów w kraju i na świecie. Stanowi ona unikatowe narzędzie do prowadzenia działań windykacyjnych, a jednocześnie jest to największy w Polsce rejestr niesolidnych płatników ze wszystkich sektorów gospodarki.

[srodtytul]Odpowiada Iwona Słomska rzecznik prasowy KRUK SA[/srodtytul]

Firmę windykacyjną należy wybrać odpowiednio do charakteru wierzytelności. Nie każda bowiem firma windykacyjna zajmuje się obsługą każdego typu długów. Największe firmy skupiają się głównie na obszarze wierzytelności masowych (czyli takich, gdzie dłużnikami są konsumenci lub małe i średnie firmy – klienci banków, pośredników kredytowych, operatorów telefonii stacjonarnej czy komórkowej, płatnych telewizji itp.).

Praktycznie nie ma ograniczeń kwotowych przy zlecaniu spraw do windykacji. Mogą to być kwoty już od kilkudziesięciu złotych, pod warunkiem że nie będą to sprawy jednostkowe. Kluczowe znaczenie dla profesjonalnego windykatora ma jednak prawidłowe udokumentowanie należności. Każdy wierzyciel musi przy zlecaniu działań windykacyjnych przedstawić dokumenty potwierdzające istnienie wierzytelności oraz dodatkowo złożyć oświadczenie, że wierzytelności są istniejące, wymagalne i bezsporne.

Oczywiście może się zdarzyć, że w pakiecie kilkudziesięciu tysięcy długów znajdą się takie, które w międzyczasie zostały spłacone lub wierzyciel pomyłkowo przekazał nieaktualne dane. W takich przypadkach obowiązuje procedura reklamacyjna, sprawy te są ponownie sprawdzane i wyjaśniane. W przypadku gdy okazuje się, że zobowiązanie zostało uregulowane, sprawa jest automatycznie wycofywana z obsługi.

Profesjonalna windykacja zawsze się opłaca. Są na nią skazane wszystkie myślące sektory gospodarki – ci, którzy potrafią liczyć pieniądze i analizować strukturę kosztów. Profesjonalny menedżer, dyrektor finansowy, wie, że specjalistyczna firma windykacyjna jest skuteczniejsza, że przechodzi z kosztu stałego na koszt zmienny, że jego przedsiębiorstwo powinno się koncentrować na podstawowej działalności, a nie na ubocznej windykacyjnej. Windykacja nie wchodzi w grę jedynie w przypadku firm, które funkcjonują na rynku obrotu gotówkowego.

Zdecydowanie im szybciej podejmowane są działania windykacyjne, tym lepiej. Polityka windykacyjna firmy powinna być elementem strategii działania całego przedsiębiorstwa. Praktycznie każdy podmiot działający na rynku może się znaleźć w sytuacji, w której będzie musiał się upomnieć o własne pieniądze, co sprawia, że kwestie windykacji stały się elementem biznesu równorzędnym z innymi obszarami działalności firm. W przypadku budowania strategii windykacyjnej w działającej firmie – bez względu na jej obecną sytuację – warto od razu zaplanować wszystkie działania, jakie powinny zostać podjęte w celu odzyskania zadłużenia. Należy podjąć decyzję, które z tych czynności i dla jakich kategorii zadłużeń powinny zostać wykonane natychmiast, które mogą zostać zaniechane, kiedy powinno się je podjąć oraz czy windykować za pomocą własnych służb, czy obsługę zadłużenia zlecić profesjonalistom.

Moment zlecenia obsługi wierzytelności zewnętrznej firmie windykacyjnej zależy od przyjętej strategii windykacyjnej. Należy pamiętać, że każdy tydzień zwłoki zmniejsza szanse na odzyskanie należności. W przypadku wierzytelności pojedynczych początkowy proces windykacji może zostać przeprowadzony przez przedsiębiorstwo w ramach własnej organizacji. W przypadku długów o ilościach masowych należy poważnie wziąć pod uwagę jak najszybsze przekazanie ich zewnętrznemu podmiotowi, który nie tylko posiada niezbędne know-how, ale również konieczną infrastrukturę logistyczną (system informatyczny, call center, wysokonakładową drukarnię, liczną grupę windykatorów terenowych etc.).

Niezależnie od tego, czy KRUK przyjmuje zlecenie windykacji od wierzyciela, czy działa na własny rachunek (dochodzi długów zakupionych od innych podmiotów), ścieżka działań w odzyskiwaniu długów jest podobna. Pierwszym krokiem jest windykacja polubowna, czyli prowadzenie z dłużnikiem negocjacji, które mają go skłonić do dobrowolnego spełnienia świadczenia. Na tym etapie KRUK kontaktuje się z dłużnikami listownie, telefonicznie, esemesowo (a ostatnio nawet poprzez reklamę telewizyjną) i zachęca ich do kontaktu, zawarcia porozumienia i spłaty długu na korzystnych warunkach (często firma jest w stanie zaakceptować spłatę w ratach proponowanych przez samego dłużnika). Większość dłużników właśnie w ten sposób rozlicza się ze swoich zaległości. Dotychczas z ratalnej formy spłaty zaległości skorzystało już prawie 170 tys. osób.

Jeśli te działania nie przynoszą efektów (dłużnik odmawia spłaty lub unika kontaktu), przychodzi czas na wykorzystanie środków przymusu państwowego w postaci postępowania sądowego i egzekucji komorniczej. Bierność, brak reakcji na wezwania do zapłaty i kontaktu oraz liczenie na to, że wierzyciel zapomni o długu, to droga wprost do sądu i komornika. Często odbieramy telefony od osób, które dzwonią do nas po fakcie. Mówią, że komornik zajął im pensję lub emeryturę i chciałyby się dowiedzieć, jakiego długu dotyczy ta egzekucja. Wtedy informujemy, że wysłaliśmy do nich w tej sprawie wiele pism z propozycjami ugodowymi i w końcu z informacją o skierowaniu sprawy do sądu. Okazuje się, że pisma docierały, tylko nie były otwierane i czytane. Brak kontaktu oznacza dla windykatora, że dłużnik celowo unika wyjaśnienia i rozwiązania problemu zadłużenia i zwykle kończy się skierowaniem sprawy do sądu i komornika.

Zarządzanie wierzytelnościami może się odbywać na dwa sposoby. Windykacja na zlecenie ma miejsce, gdy wierzyciel pierwotny (np. bank, operator telefonii lub jakikolwiek inny przedsiębiorca) zleca firmie windykacyjnej usługę polegającą na odzyskaniu jego należności. Zlecenie takie jest zamknięte czasowo i może trwać zwykle od 3 do 12 miesięcy. W tym czasie firma windykacyjna realizuje uzgodniony wcześniej z wierzycielem plan windykacji. Drugi sposób to sprzedaż wierzytelności firmie windykacyjnej lub funduszowi sekurytyzacyjnemu. W tym przypadku wierzyciel pierwotny decyduje się na szybkie pozbycie się problemu i sprzedaje wierzytelności w drodze ich cesji – nowy wierzyciel wchodzi w pełnię praw i obowiązków poprzedniego. W takiej sytuacji firma windykacyjna jako wierzyciel nie jest ograniczona czasem windykacji ani jej zakresem – sama decyduje, jak długo będzie trwał proces i jakie wykorzysta w nim narzędzia. W przypadku funduszu sekurytyzacyjnego różnica jest jedynie taka, że środki na zakup wierzytelności pochodzą od inwestorów (głównie zagranicznych), którzy inwestują je w postaci certyfikatów inwestycyjnych i naturalnie oczekują odpowiedniej stopy zwrotu.