O ile jednak większe firmy czy organizacje na ogół dobrze na tym wychodzą, o tyle niektóre małe mają z tym kłopoty. Skarżą się, że więcej w tym przetrząsania papierów niż wymiernych korzyści. Dlatego sama decyzja o wdrożeniu systemu to za mało – trzeba się jeszcze zastanowić, z kim i jak to zrobić.
ISO to normy dotyczące różnych kryteriów i specyfikacji, które mogą być użyte jako zasady, wytyczne, definicje lub wymagania w umowach stron. Pomagają one się zorientować, że materiały, wyroby, procesy i usługi są odpowiednie do oczekiwań drugiej strony lub spełniają określone wymogi bezpieczeństwa. Nazwa ISO pochodzi od greckiego słowa isos, które należy przetłumaczyć jako równy. Przede wszystkim jednak jest to skrót nazwy Międzynarodowej Organizacji ds. Normalizacji (ang. International Organization for Standardization). Tworzy ona normy międzynarodowe zawierające w swoim symbolu skrót „ISO”. Siedziba organizacji znajduje się w Genewie.
Normy mówią o wymaganiach, jakie ma spełnić system zarządzania (nie tylko jakością, lecz także środowiskiem czy BHP). Nie odnoszą się natomiast do wyrobu. Jednak dzięki właściwemu systemowi wyroby firmy mającej ISO są projektowane i produkowane w sposób świadomy, a więc zgodny ze stawianymi celami. Jest więc znacznie większa szansa, że materiały, wyroby, procesy i usługi są zgodne z oczekiwaniami drugiej strony lub spełniają określone wymogi. Dlatego właśnie partnerzy gospodarczy często się domagają, by ich kontrahent miał ISO.
Po pozytywnym przejściu całej trudnej procedury uzyskiwania certyfikatu ISO (pokazujemy ją w tekście krok po kroku), zweryfikowanej przez firmę certyfikującą, i wpłaceniu odpowiedniej kwoty firma otrzymuje certyfikat zgodności z normą ISO. Dokument ten poświadcza, że firma wypełnia daną normę. Nie znaczy to jednak, że może nim teraz znakować swoje wyroby, znaki ISO nie dotyczą bowiem jakości poszczególnych wyrobów, lecz jakości zarządzania. Jednak dla kontrahentów, zwłaszcza zagranicznych, jest bardzo ważnie, że firma spełnia odpowiednie standardy, warto więc się tym chwalić w kontaktach handlowych.
Często odrębnie trzeba wykupić prawo do używania znaku np. na papierach firmowych czy reklamówkach.
Uwaga! Na ogół certyfikat nie jest bezterminowy. Firma certyfikująca przyznaje go raz na kilka lat (najczęściej na trzy). Te przedsiębiorstwa, które chcą utrzymać znak, muszą przed utratą jego ważności wykonać audyt kontrolny. Ponieważ normy są systematycznie nowelizowane, trzeba się liczyć również z tym, że po kolejnych trzech latach firma będzie musiała spełnić nowe wymagania.
Najczęściej firmy starają się o uzyskanie norm ISO z grupy 9000 dotyczących zarządzania jakością, a także z grupy 14000 dotyczących wymogów środowiskowych, np. zarządzania, projektowania czy właściwości wyrobów. Mówi się też o ISO grupy 18000 dotyczącej zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, choć w praktyce mamy do czynienia z polskimi, a nie międzynarodowymi normami w tym zakresie.
Z kolei ISO 22000 dotyczy branży spożywczej i niejako odpowiada procedurom HACCP. Są też inne branżowe certyfikaty ISO.
